תובנות למנהלי פרויקטים גדולים: כך תצליחו במשימה

חלק ה'*

זהו החלק החמישי והאחרון בסדרת המאמרים הסוקרת את התובנות המופיעות בספר "How Big Things Get Done: The Surprising Factors That Determine the Fate of Every Project" , שעוסק בנושא ניהול פרויקטים גדולים. הספר פורסם ב-2023 ונכתב על ידי פרופ' בנט פליביירג מאוניברסיטת אוקספורד, יחד עם דן גרדנר, עיתונאי הניו יורק טיימס.

בחלקים א', ב', ג' וד' של סדרת המאמרים סקרנו מספר תובנות ולקחים, כפי שעלו במחקר של פרופ' פליביירג. בחלק זה, חלק ה', אנו ממשיכים בסקירת תובנות נוספות, ומסיימים את הסידרה במספר כללי אצבע.

מודולריות היא נושא חשוב ובעל ערך לכל הפרויקטים ולמען האמת, למודולריות אין תחליף. זוהי אבן הלגו הבסיסית, ממנה ניתן לבנות דברים מדהימים.

המשך סקירת התובנות

תובנה 8 – אז אתם חושבים שהפרויקט שלכם ייחודי, תחשבו שנית: מנהלים רבים נוטים לחשוב שהפרויקט שלהם ייחודי. במידה מסוימת, פרויקטים אכן שונים, ובוודאי אם מדובר על טיסה למאדים, פיתוח סרט אנימציה חדש, תכנון של בניין גבוה וחדש, או פיתוח מערכת תוכנה ייחודית. מדובר על אנשים שונים, מקומות שונים בעולם, תנאים כלכליים שונים – תמיד יש משהו ההופך את הפרויקט שלכם לייחודי. אנשים אף נוטים להגזים בהדגשת הייחודיות של הפרויקט שלהם.

פרופ' דניאל כהנמן (זוכה פרס נובל בכלכלה התנהגותית) ושותפו למחקר, פרופ' עמוס טברסקי ז"ל, פרסמו ב-1979 מאמר מרתק והשתמשו במונח "קבוצת ההתייחסות" (Reference Class). לדבריהם, נקודת מבט אחת היא לראות את הפרויקט כפרויקט ייחודי. הם קראו לכך המבט הפנימי (Inside View). נקודת מבט נוספת היא המבט החיצוני (Outside View). נקודת מבט זו מנסה לזהות את הדמיון והמשותף של הפרויקט עם פרויקטים אחרים. לדוגמה, מצד אחד ברור שבניית בית אופרה היא פרויקט ייחודי, בהינתן העיצוב, העיר והמדינה ועוד, אבל מצד שני יש לה הרבה מן המשותף עם פרויקטים דומים של בניית בתי אופרה במקומות אחרים, וניתן ללמוד הרבה מכך. בדוגמה הזאת, בתי אופרה היא קבוצת התייחסות וכדאי לבחון דרכה מה קרה בפרויקטים דומים. בבניית האומדן לפרויקט, חשוב להשתמש בשתי נקודות המבט.

לסיכום – השיטה הפשוטה יחסית לשיפור אמינות האומדנים היא שימוש ברעיון קבוצת ההתייחסות החיצונית. תשקיעו ותמצאו את קבוצת ההתייחסות שלכם, ותלמדו מהניסיון שלהם.

תובנה 9 – מודולריות, מה אבן הלגו שלכם: בחרו אבן בניין קטנה ובסיסית. שלבו אותה עם אבנים נוספות עד שתקבלו את מה שאתם צריכים. לדוגמה, תא סולרי בודד יכול להפוך לפאנל סולרי, שיכול להפוך לשדה סולרי שיכול להפוך לחווה סולרית המספקת חשמל לעיר או מפעל.

מודולריות היא נושא חשוב ובעל ערך לכל הפרויקטים ולמען האמת, למודולריות אין תחליף. זוהי אבן הלגו הבסיסית, ממנה ניתן לבנות דברים מדהימים. המציאות היא שבחלק מהפרויקטים לא ניתן למצוא את אבן הלגו, ואין דרך לבצע ניסויים (למשל בבניית כור גרעיני). הרעיון הוא לנסות ולחפש את "אבן הלגו" בפרויקט שלכם, וממנה להרכיב את הדבר הגדול. המודולריות מייצגת את הרעיון שדברים גדולים יכולים להיות מורכבים מדברים קטנים. הליבה של רעיון המודולריות הוא היכולת לחזור על הדברים (Repetition). אחת הדוגמאות המוצלחות לרעיון המודולריות הוא המכולה הימית, מכולה שאחראית כיום על רוב מעבר הסחורות באניות.

לסיכום – חשוב למצוא את אבן הלגו ולשבור את הפרויקט הגדול לחלקים קטנים יותר.

בשאיפה להצלחה גבוהה, נהלו אותו בחכמה ובסבלנות. פרויקט גדול. צילום: Shutterstock

מספר כללי אצבע

להלן מספר כללי אצבע שכדאי לזכור וליישם בפרויקטים:

כלל אצבע 1 – Hire a Master Builder: ככל הניתן, השתדלו לגייס מנהל פרויקט מומחה ובעל ניסיון בתחום הרלוונטי של הפרויקט שלכם.

כלל אצבע 2 – Get Your Team Right: צוות הפרויקט הוא בעל חשיבות רבה. כפי שמנהל אולפן הסרטים פיקסאר (Pixar) אמר: "קחו רעיון טוב ותתנו אותו לצוות בינוני – והפרויקט יכשל. תנו רעיון בינוני לצוות מעולה והם יתקנו את הרעיון או יביאו משהו טוב יותר".

כלל אצבע 3 – Ask Why: שאלת "מדוע" היא קריטית למיקוד הפרויקט בדבר הנכון ותאפשר לפרויקט לצלוח את כל הסערות שבדרך מבלי לאבד את המיקוד בתוצאה הנדרשת.

כלל אצבע 4 – Build with Lego: רצוי ככל הניתן לבנות דברים גדולים מאבני בניין קטנות. מודולריות יכולה להביא לצמצום עלויות ולהצלחת הפרויקט.  

כלל אצבע 5 – Think Slow, Act Fast: אל תחסכו  בזמן התכנון, עלות התיקון של תקלה בעת תכנון היא נמוכה לאין שיעור לעומת התיקון בזמן הביצוע.

כלל אצבע 6 – Take the Outside View: הפרויקט שלכם ייחודי, אבל במידה פחותה ממה שאתם חושבים. תמצאו את קבוצת ההתייחסות שלכם ותלמדו ממנה. הניסיון שנצבר בפרויקטים בקבוצת ההתייחסות שלכם הוא חשוב ויסייע לכם בבניית אומדנים נכונים.

כלל אצבע 7 – Watch Your Downside: תתמקדו כל יום מחדש במטרה אותה אתם מנסים להשיג, וכך תנצחו כל יום מחדש.

כלל אצבע 8 – Say No And Walk Away: אמירת 'לא' הכרחית כדי להישאר ממוקד. תבחנו כל פעולה שנדרשת, האם היא תורמת להשגת המטרה. אם לאו – אל תהססו להגיד לא.

כלל אצבע 9 – Make Friends and Keep Them Friendly: על מנהל הפרויקט לפעול כמו דיפלומט, לפתח קשרים עם כל בעלי העניין. זה חלק מניהול הסיכונים שלו. בנו את הגשרים עוד לפני שאתם צריכים אותם.

כלל אצבע 10:- Build Climate Mitigation Into Your Project: משבר האקלים הוא אחד המשברים הגדולים ביותר של האנושות. חשוב לבחון את המשמעות שלו בפרויקט שלכם.

כלל אצבע 11 – Know That Your Biggest Risk Is You: למנהל הפרויקט יש חשיבות גדולה, וחשוב שיבין היטב את תפקידו, בכדי להבטיח את הצלחת הפרויקט. 

הכותב הוא יועץ בכיר לטרנספורמציה דיגיטלית ודירקטור BDO Digital

*מוזמנים לקרוא גם את החלק הראשון, השני, השלישי והרביעי בסדרה