ברגע האמת זה תמיד מאוחר מדי…

ביצוע מעבר בין מערכות בכלל ולמערכת ERP חדשה בפרט הוא צעד מכריע עבור כל ארגון וכרוך באתגרים רבים, במיוחד בכל הנוגע להסבת נתונים. תהליך ההסבה הוא בליבת הפרויקט, והשפעתו על הצלחת המעבר היא עצומה. תכנון מדוקדק והיערכות נכונה הם הכרחיים.

להלן 10 טיפים חשובים, שיסייעו לכם להיערך ולהשיג הצלחה בפרויקט ההסבות, ויבטיחו שהמעבר למערכת החדשה יתנהל בצורה חלקה ומוצלחת.

1. מנו מנהל הסבות מנוסה – החלפת מערכת ERP אינה דבר שבשגרה. חשוב למנות מנהל הסבות מקצועי עם ניסיון רלוונטי, שיבטיח דבקות במתודולוגיה הנכונה וינחה את צוות הפיתוח במהלך התהליך.

מנהל מנוסה יידע לתכנן מהלך יעיל ומדויק, יידע לנהל את אנשי ה-IT מטעם הארגון שלא מורגלים לרוב במשימת ההסבות למערכת ERP, מכיר את התלויות בין האובייקטים (= הישויות המוסבות) והמשמעויות, יידע לנהל את השינויים תוך כדי התקדמות הציר הפונקציונאלי, להנחות ולסייע לארגון בטיוב הנתונים ואישור ההסבות, וכמובן,להתמודד עם הלחצים ולוח הזמנים גם בשלבים המאתגרים.

2. הקצו צוות ייעודי – צוות מקצועי בעל מבנה מוגדר הוא חיוני. הקימו "משולש" המורכב ממיישם, מוביל עסקי ואיש IT, שיפעלו יחד בכל אובייקט בתהליך. צוות במבנה המוגדר לעיל, אשר יוקצה לכל אובייקט להסבה, יבטיח אפיון מדויק של העברת הנתונים התומכים בתהליכים העסקיים כיום ( אש/ת IT) , למערכת החדשה כפי שאופיינה ויושמה (מיישם/ת) ובאופן אשר תואם את צורכי המשתמש והגדרותיו (מוביל/ה עסקית). יחד הם ידאגו שתהיה הלימה בין הפתרון הפונקציונאלי והנתונים המוסבים, לאורך כל הפרויקט.

3. הגדירו תכולה ואפיינו בקפידה – הסבה היא פרויקט פיתוח לכל דבר. בצעו מיפוי מוקדם של האובייקטים ודאגו לאפיון פונקציונלי וטכני מוקפד. תכנון ואפיון מוקפד יבטיח הקצאת משאבים נכונה, קביעה מדויקת יותר של  סדרי עדיפויות, הפחתת סיכונים ויכולת טובה יותר לספוג שינויים לא צפויים לאורך הדרך.

4. הבטיחו אינטגרציה בין הנתונים מראש – תכנון ויישום אסטרטגיה לאבטחת אינטגרציה בין אובייקטים חיוניים להצלחת הפרויקט. דאגו לקבוע את סדר ההסבות והקשרים ביניהם עוד לפני שלב המימוש. תכנון האינטגרציה יבטיח קוהרנטיות בין הנתונים, ימנע אובדן של אוכלוסיות נתונים שיש ביניהם תלות ובגין כך – חזרה לשלב התכנון תוך כדי הביצוע, וייעל באופן משמעותי את פרויקט ההסבות.

5. תרגלו את התהליך – חשוב לבדוק את תוכניות ההסבה ולקיים סבבי תרגול מסודרים כדי להבטיח מוכנות מקסימלית ביום העלייה לאוויר. תרגול ההסבה הוא שלב קריטי והוא מהווה את הבסיס להצלחה ביום העלייה לאוויר. התרגולים נועדו לתקף את איכות הפיתוח, את תוכנית ההסבה עצמה, את איכות ושלמות הנתונים ומאפשרים להכשיר את הצוותים למהלך העלייה לאוויר כך שיהיה חלק ויעיל.

6. הכינו את הכלים הנדרשים לבדיקה כמותית ואיכותית של הנתונים כבר לקראת התרגול הראשון! – איכות ושלמות הנתונים היא קריטית ומהווה תנאי לאישור העלייה לאוויר. תכננו בדיקות אוטומטיות ואיכותיות כדי לוודא שלמות ודיוק הנתונים לאורך הסבבים ולפני השקת המערכת. הקמת מערך בדיקות אוטומטיות לנתונים לפני טעינתם לסביבת היעד תזרז באופן משמעותי את משך סבב ההסבה ותייעל את השימוש במשאבים. בנוסף, מנגנון זה יסייע בטיוב הנתונים במערכות המקור ויתמוך בתהליכי הבדיקות ואישור הנתונים על ידי משתמשי המפתח.

7. הסבו מסביבה מועתקת ומוקפאת של סביבת הייצור – הסבה מסביבה מועתקת ומוקפאת של סביבת הייצור היא חיונית משום שהיא מאפשרת ביצוע בדיקות בצורה יעילה, מונעת תקלות אינטגרציה של נתונים והשפעות חיצוניות. היכולת לתחקר פערים במהלך סבבי התרגול בצורה מהירה ויעילה מתאפשרת כאשר מסבים מסביבה שאינה "מטרה נעה". סביבה משתנה עשויה ליצור פערים בין אובייקטים תלויים ולגרום לפערי אינטגרציה בין הנתונים. יש לשים לב לתזמון ולתהליכים שיש לבצע טרם ביצוע ההקפאה.

8. תיעוד וניהול שינויים לסרגלי ההסבה – הטמיעו נוהל ברור להפצה ואישור שינויים בסרגלי ההסבה, כך תוכלו להבטיח סנכרון בין הציר הפונקציונאלי וציר ההסבות לאורך הפרויקט המתהווה. נוהל סדור וברור להטמעת השינויים בסרגלי ההסבה יפחית טעויות, ייצר סדר ויעילות בכל שלבי הפרויקט, יאפשר שקיפות וסנכרון בין כל השותפים ויבטיח עמידה בדרישות רגולטוריות.

9. טיוב נתונים כפרויקט מדיד ומנוהל – טיוב הנתונים חייב להתבצע במקביל ובתיאום עם תהליך האפיון, הפיתוח ותרגול ההסבות. המעבר למערכת חדשה מציף פערי טיוב רבים וחלקם קריטיים להצלחת פרויקט ההסבות. יש להקצות משאב ייעודי שיתרגם את הצרכים שעולים במהלך הפרויקט לצוותים העסקיים. משאב זה יהיה אחראי על סגירת הפערים, הצגת פתרונות יצירתיים ויעילים (כאלה בהחלט קיימים!), מדידת התקדמות, וניהול העמידה בלוח הזמנים.

10. הכירו את התפקיד שלכם – פעמים רבות הלקוח אינו מודע לאזורי האחריות שלו בפרויקט ההסבות, ומופתע לגלות שההתחייבויות שלו גדולות בהרבה מכפי שחשב. למעשה, רבות מהמשימות והאתגרים נמצאים בפתחו של הלקוח, ולא בצד של הספק המיישם. ודאו שאתם מבינים את תפקידכם ואת היקף העבודה הנדרשת מכם. הכנה מראש תסייע במניעת קשיים ותסכול במהלך התהליך, ותאפשר לכם להיערך כראוי לכל אתגר שצפוי להתרחש.

הכותבת היא שותפה מייסדת ב-That's IT.