בנק לאומי העלה מערכת לעיצוב טפסים חכמים של אוטופונט; ההיקף: ארבעה מיליון ש'

מערך ה-IT של בנק לאומי ואנשי אוטופונט סיימו באחרונה להעלות מערכת לעיצוב ולהפקה של טפסי הבנק, פרי פיתוחה של אוטופונט – כך נודע לאנשים ומחשבים. הטמעת תוכנת התשתית ארכה חודשים ספורים. היקפו הכספי של הפרויקט לא נמסר, אולם גורמים בענף העריכו אותו בכארבעה מיליון שקלים.

המערכת, FreeForm, תשמש בבנק כתשתית רוחבית להפקת הפלט הסניפי. יישומים רבים בבנק ישתמשו בצורה אחידה בתשתית ה-FreeForm להדפסת מסמכים ללקוח, הפקת קבצי PDF לארכוב בארכיון דיגיטלי ושאר ערוצי פלט. כמות המשתמשים במערכת בסניפי הבנק עתידה להיות כ-5,000.

התוכנה מטפלת באופן דינאמי בהתניות שונות הנובעות מהמידע המופק ויודעת לשלב אוטומטית נתונים ספציפיים לכל הפקה, למשל לוגו של הבנק או נתוני לקוח ממערכות ה-CRM. כך, הטפסים מופקים בבנק לפי כמות וסוג הנתונים וסוג הנתונים, כולל טבלאות משתנות, הופעה והעלמה של פסקאות, חוזים דינאמיים ועוד.

יובל בן-זאב, מנכ"ל אוטופונט, אמר, כי "במערכות הסניפיות לבדן מפיק הבנק מאות מיליוני דפים מודפסים בשנה. המערכת שפיתחנו חוסכת לו את הצורך להפיק טפסים מודפסים מראש בבתי דפוס. מעבר לכך, אנחנו תורמים ישירות לחסכון מהותי בעלויות התפעול וההדפסה של הבנק, עם דינאמיות וגמישות המאפשרות לו להפיק מסמכים לערוצי הפצה שונים ולשלוט על הפלט בכל טרנזקציה". כך, למשל, "בפעולה טלפונית אין צורך להדפיס מסמך על נייר, אלא מספיק לייצר קובץ לארכיון בלבד, וכך נחסך נייר באופן אוטומטי, והבנק הופך ליותר ידידותי לסביבה".

לדברי בן-זאב, "בעיקר בארגונים פיננסיים, כמות השינויים הנדרשים בפלטים הארגוניים גבוהה במיוחד – הן בגלל הרגולציות והן לאור צרכים עסקיים פנימיים. לצורך זה, פלטפורמת FreeForm מספקת יכולת ביצוע של שינויים ותיעוד שלהם בהתראה קצרה. כמו כן, מתאפשרת גמישות עסקית מרבית, ללא צורך בשילוב תוכניתנים ובשינוי ביישום. כך מתקבל חסכון גבוה וברור בהוצאות התפעול והמיחשוב".

הוא הוסיף, כי המערכת "משמשת כסביבת העריכה שבה מפתחים טפסים. סביבה זו כוללת את תוכנת וורד (Word) כממשק גרפי, תחת מעטפת ניהול ובקרת תצורה". בן-זאב ציין, כי "פיתוח טפסים הופך להיות משימה שאנשי הביזנס בארגון יכולים לבצע מבלי להזדקק לתוכניתנים, שעלותם יקרה, כפי שנדרש במערכות אחרות".

ארכיון הדפסות דיגיטלי

בנק לאומי אף מיישם בימים אלה באמצעות התוכנה ארכיון הדפסות דיגיטלי, מה שגורם לחיסכון בהדפסות פיזיות ולשיפור השירות ללקוח.

כשאר הבנקים, לאומי נדרש על ידי הרגולציה לשמר קבלות של פעולות בארכיון למשך שבע שנים. התהליך שהתקיים עד כה בוצע באמצעות ארכוב פיזי, שהוא מנגנון מסורבל, איטי ויקר. כל טופס קבלה סניפי (עותק לסניף) היה נשמר עד כה בסניף. בסוף יום העבודה עבר מורשה החתימה על הטפסים לשם בקרה ואישור, ואלה נשלחו לאתר הארכיב לשם איחסונם בארגזים. התהליך גבה מהבנק עלויות גבוהות – של שינוע, איחסון ובינוי. בנוסף, השירות ללקוח במקרה של דרישה לאחזור היה איטי והוא היה צריך להגיע לשליפה של האסמכתא. כמו כן, נדרשו מספר ימים על מנת לאתר את החומר בין הררי המסמכים בארכיב ולשלוח אותו לסניף.

לדברי בן-זאב, "כמות הפעולות הסניפיות בבנק הינה עצומה. מדובר במאות אלפי פעולות ליום ובכ-50 עד 100 מיליון אסמכתאות כתובות לפעולות בסניף. מכמות זו נגזרת העלות הגבוהה של השינוע והאיחסון, כמו גם המורכבות הרבה באחזור המידע".

בשלב הראשון בוצע הפרויקט בארכיב של לאומי קול – השירות הטלפוני של הבנק. באמצעות המערכת תוכננו הטפסים כך שלא יודפסו, אלא יופקו כמסמכים אלקטרוניים בפורמט PDF וכך יוכלו להישלח אוטומטית ומיידית לארכיון. המערכת מאפשרת, כבר בשלב עיצוב הטפסים, להגדיר את השדות שישמשו לצורך מפתחות אחזור, וכך – כל נושא ניהול הארכיון יכול להיות מנותק לחלוטין מהמערכות התפעוליות השוטפות. בדרך זו השיג בנק לאומי גם יעילות, כיוון שהתייתר הצורך "לפתוח יישום" לטובת הארכיון.

לאחר מכן, בשלב השני, ניתן היה לבטל את הדפסת העתקי הפעולות שהיו נשארים בסניף ובארכיב. בשלב זה הופק תוצר חדש: התברר, כי כל המידע על הפעולות הפך להיות נגיש וזמין מיידית ובכל רגע נתון. כך, מתייתר הצורך לחכות לסוף יום העבודה על מנת לאשר פעולות שבוצעו במהלך היום ולבצע בקרה אחריהן, אלא ניתן לקבל דו"ח פעילות בכל נקודת זמן, עד לאותו הרגע. הדו"ח מפרט את כל הפעילות שמבצעים הפקידים בסניף וכולל נתונים על הפעולות, למשל באיזה סוג פעולה מדובר ומהו הסכום שהיא עולה.