מיקי כהן-קלף, מנמ"ר מכללת תל-חי: "למנמ"ר צריכה להיות ראייה עסקית רחבה התואמת את חזון הארגון"

מיקי כהן-קלף, מנמ"ר מכללת תל-חי, נכנס לתפקידו לפני כשנה. את מרבית הקריירה עשה בארגוני היי-טק – בחברות גלובאליות. כך, לפני הגעתו למכללה, כיהן כשבע שנים כאחראי על סניף ה-IT הצפוני של BMC software. לפני כן שימש במשך חמש שנים במגוון תפקידי IT באינטל (Intel) ירושלים.

כשנכנס לתפקידו במכללה גילה כהן, כי חלק נכבד מהחומרה והתוכנה המוטמעים בה מיושנים וכי יש צורך בשדרוג מאסיבי. שוחחנו עם כהן-קלף על ההתמודדות עם המעבר מתפקידי מפתח בחברות IT לתפקיד ציבורי במכללה, ועל האתגרים העומדים בפניו במכללה.

מה השוני במעבר מארגוני היי-טק לארגון ציבורי כמו מכללה והאם הייתה לך התלבטות?
"המעבר לאקדמיה היה מלווה בחששות ודילמות, ושאלתי את עצמי 'האם זה כדאי?'. כשנכנסתי לתפקיד, גיליתי שיש צורך בשינויים לא מעטים. כאשר למדתי את הצרכים של המכללה, ראיתי שעומד בפני אתגר גדול ושיש לי פה הזדמנות למנף את הידע שצברתי. בהנהלת המכללה הבינו, מצידם, שיש צורך במישהו שיוכל לקרב אותם לשוק מבחינה טכנולוגית".

מה מצאת במכללה כשנכנסת לתפקיד?
"מצאתי סביבה די מיושנת מבחינת IT: שרתים ישנים, פיירוול בודד, גרסת אקסצ'יינג' (Exchange) ישנה, שרת דומיין… המצב היה כזה, שאם נפל איזה מתג או שנוצרה תקלה בפיירוול – הם הפילו את כל המכללה. באותו מצב היה גם שרת הדומיין. בתחילה, היה עליי ללמוד ולזהות את המערכות במכללה ולהכין תכנית פיתוח למספר שנים. כאשר למדתי את הצרכים של המכללה והאתגרים שעומדים בפניי, הרגשתי שיש לי פה הזדמנות למנף מערכות מעט מיושנות ולא יציבות ולדאוג לשרידות ולמערכות חדישות יותר, אשר יאפשרו לאקדמיה לשלב בהמשך טכנולוגיות למידה מתקדמות יותר, ויוסיפו ערך נכבד למערך ההוראה והלימוד".

מה המסר שלך למנמ"רים אחרים שמבצעים מעבר שכזה ונתקלים באתגרים דומים?
"אני מאמין שלמנמ"ר צריכה להיות ראייה עסקית רחבה התואמת את חזון הארגון. עליו לחשוב איך התוכניות שלו יכולות לקדם את ארגון ולא לפחד – גם אם מדובר במהפכים גדולים. המנמ"ר צריך להבין שחוסר עשייה מחזיר את הארגון אחורה בזמן. הנהלות הארגונים, גם אם הן לא בתעשייה, צריכות להבין את חשיבות המינוף הטכנולוגי ותפקידו של המנמ"ר בכך".

מה כוללות תוכניות הפיתוח שלך וכיצד אתה מכנן להתמודד עם האתגרים?
"יש תכניות פיתוח למספר שנים המכסות תחומים, כגון ענן פרטי, אתר חירום, שינוי טופולוגיות הרשת למצב שרידותי וירטואלי, שדרוג מערך התקשורת והרשת האלחוטית. בנוסף, בכוונתנו לשפר את מערך אבטחת המידע, לשדרג את מערך הגיבויים, להקים מוקד תמיכה, ליצור תהליכים ונהלים, לשדרג את שרתי הדואר, הדומיין ותחנות קצה, להטמיע מערכות לשיפור ההוראה והלמידה ועוד. גם פורטל לסלולר נמצא בתכנון".

מה מתוך התוכניות כבר נמצא בשלב יישום?
"יצאנו לדרך במרץ השנה, כאשר המשימות הראשונות עסקו באבטחת מידע, גיבויים ושרידות – שלא היו. בנוסף, התחלנו ביוני בהעברת כל השרתים של המכללה לסביבת מיחשוב ענן. מדובר בפרויקט ענק ומאתגר שנעשה על ידי הראל טכנולוגיות מידע ואנשי ה-IT של המכללה. במסגרת הפרויקט, מתוכננים לעבור כמעט כל שרתי המכללה לסביבה וירטואלית עד סוף שנת 2012 ויתווספו גם אתר חירום ושרת גיבויים למכללה שלא היו. כאשר ראיתי שיש צורך בהחלפת שרת האקסצ'יינג', שרת הדומיין, ושיש צורך בשרתי גיבויים וסביבות שרידות הבנתי שהמשמעות היא רכש של הרבה מאוד ברזלים. העדפנו להתיישר עם הטכנולוגיה וללכת לכיוון הענן".

כיצד משכנעים הנהלה לעשות מעבר שכזה?
"זה לא קל. יש הרבה עבודת הכנה. זה דרש שכנוע של מנכ"ל הכספים. ישבנו ביחד, ראינו מה קיים היום ושאלנו את עצמנו איך אנו רוצים להתקדם. ההנהלה הייתה מודעת לצורך בשינויים ושדרוגים, רק לא היה ברור להם איך אנו הולכים לעשות זאת. בסופו של דבר הבנו ביחד שבשביל לשפר את טכנולוגיות ההוראה עלינו לעבוד בצורה יעילה יותר וללכת קדימה".