איך לרפא את מחלות הילדות של ה-IT?

מחלקות ה-IT בארגונים, והמנ"מרים העומדים בראשן, נמצאים מאז ומתמיד תחת זכוכית המגדלת של יתר מחלקות הארגון. יעדי החיפוש העיקריים הם נקודות כשל בהתייעלות של אגף ה-IT. המדובר באותו אגף שבמרבית הארגונים עדיין שייך לסעיף ההוצאות – ובהוצאות, כמו בבית, תמיד רוצים לחסוך.

אלו מחלות ילדות מוכרות, שיש להן כמה סממנים ידועים. מנמ"ר חייב לדעת להוביל את הארגון שלו להתייעל ולעמוד בלחצים בלתי צפויים. במיוחד נכון הדבר כאשר הארגון מעורב במיזוגים ורכישות – אז הלחץ לייעל את ה-IT גדול יותר, ואז גם נחשפים הכשלים. סממן נוסף לחוסר יעילות הוא העדר מיצוב מוגדר מצד מנהלי ה-IT ומיקומו של המנמ"ר בצד הנכון של ההנהלה.

חברת הייעוץ האמריקנית Technisource מנדבת טיפים למנמ"רים ולאנשי הטכנולוגיה בארגון ה-IT, לשיפור מעמדם בארגון ומניעת מצבי משבר. הטיפ הראשון למנמ"ר, הוא העצם ושדרג את צוות ה-IT שלך. התאם את רמת כוח האדם, כדי שיידע לעבוד בשני העולמות – העסקי והטכנולוגי. היכולת הזו תביא להצלחה רבה יותר של ה-IT ותהיה מחויבת יותר להצלחת הארגון. Technisource ממליצה להקים ועדת היגוי שתייעץ למנמ"ר כיצד לנהוג במצבים מסוימים, במיוחד בקשר שבין עסקים וטכנולוגיה.

עצה שנייה, היא ליצור רשימה מרכזית של פרויקטים צפויים, תוך שימת דגש על ה-ROI של כל אחד מהם – וכמובן לבצע תעדוף. מנהלי IT, אומרים בחברת המחקר, צריכים להגדיר ולמסגר את יכולות המחלקה שלהם, ולא לקבל פרויקטים שאין סיכוי לעמוד בהם. עדיף שארגון ה-IT ייקח על עצמו פחות פרויקטים, אבל שכולם יהיו מוצלחים.

עצה שלישית, היא לנהל טוב יותר את הספקים – לרענן חוזים, להגביר את המחויבות שלהם ולדרוש מהם לעבוד ביתר מקצועיות. על המנמ"ר גם למפות את הספקים שנותנים לו יותר ולא לפחד לנהל מו"מ קשוח, לבצע תהליכי RFP ולתחר בין ספקים.

עצה נוספת למנמ"ר, היא לתרגל ולסגל לעצמו את היכולת להסביר למנהלים הבכירים מהו בדיוק כל תקציב שמוקצה לו או דרוש לו, ומה תהיה תרומתו לרווח. מנמ"ר חייב להבין שמרבית הארגונים מחפשים לייצר רווח של 10 דולרים מכל דולר שמושקע ב-IT – מה שמוביל לכך שהמנמ"ר צריך להיכנס להלך רוח של מי שמייצר כסף לארגון – ולא מבזבז אותו. ועוד עצה: על המנמ"ר לעשות הכל – אבל הכל – כדי להיות קרוב יותר למחלקות העסקיות, ולא לתת לאחרים לעשות זאת במקומו.

השורה התחתונה: ארגוני ה-IT פועלים תחת לחץ מתמיד מצד ההנהלה, המחפשת אצלם את חוסר היעילות, על מנת לחסוך בהוצאות. יישום העצות שניתנו כאן עשוי לסייע לשני הצדדים בהתנהלות המקצועית היומיומית שלהם.