עדה על הכנס הראשון באירופה בתחום ה-Lean IT

כנס ה-Lean IT הראשון באירופה נערך באוקטובר האחרון בפריז, בהשתתפות כ-100 מומחי Lean מובילים מכל העולם – כולל ישראל, שאמנם הייתה מיוצגת, אך באופן מינימאלי יחסית. הכנס עסק בעקרונות ה-Lean ובדרכים להגדירם בסביבת טכנולוגיות המידע (השונה מסביבת הייצור בה נולדו ופותחו), ולהשתמש בהם לקידום תעשיית טכנולוגית המידע בארגונים ובבתי תוכנה, בשלבי הפיתוח, התפעול והתמיכה.

יעדים מאתגרים
ב-2003 קראנו בחשש את מאמרו של ניקולאס קארר, "IT Doesn’t Matter", שפורסם ב-Harvard Business Review. במאמר טען קארר, כי ה-IT יהפוך למוצר צריכה (Commodity) כמו חשמל ומים, ויפסיק להיות כה חשוב, כפי שהוא נתפס אז. מאז קרה ההפך הגמור. אמנם ה-IT נמצא בכל מקום, בדיוק כמו מים וחשמל, אך כגורם מספר אחת המסייע לארגונים לקצר תהליכים, לייצר ללקוחותיהם ערכים מוספים גבוהים במיוחד, ולבדל אותם על פני התחרות.

▪    IT הינה תעשיה חדשה יחסית שמודל הניהול בה הועתק מעולמות קיימים. חברות מנסות לנהל עובדי ידע כאילו היו פקידים או פועלי ייצור ולא תמיד זה עובד.

▪    כיום ה-IT הארגוני נדרש להוריד עלויות ולשפר את רמת השירות, לשמש מנהיג טכנולוגי המוביל חדשנות, זריזות והתייעלות ארגונית, ולאפשר תהליכים עסקיים יעילים וגמישים המייצרים ערך מוחשי ומועדף על ידי הלקוחות עצמם.

▪    מקצועני טכנולוגית המידע מתלוננים על חריגה בתכולות של פרויקטים, לקוחות מתלוננים על משך הזמן בין העלאת הדרישה ובין ביצועה על ידי אנשי הפיתוח, שינויים בסביבה העסקית המתרחשים לאורך הפרויקט – משנים את אופיו ודרישותיו, הקשר בין הבודקים למפתחים הוא בעייתי ויוצר צווארי בקבוק…

▪    לא ניתן להפריז בחשיבות Time To Market. ראו מה קורה ליצרני טלפונים ניידים שאינם עומדים בקצב…

▪    אחוז ההצלחות בפרויקטי תוכנה עדיין נמוך – 37% בלבד, על פי דו"ח Standish Group לשנת 2011.

כיצד ניתן לעמוד ביעדים שבחלקם נראים סותרים?
בשנות החמישים של המאה ה-20 התמודדה תעשיית הרכב ביפן עם מיתון, תחרות קשה והצורך להתייעל ולהוריד עלויות. באמצעות תפיסת ה-Lean שפיתחה, השיגה טויוטה (Toyota) הישגים פנומנאליים והפכה לחברת הרכב המובילה בעולם. גם כיום, למרות הבעיות שחוותה לאחרונה, טיוטה היא עדין יצרן הרכב מספר אחת בעולם, המשמש כ-Benchmark לתעשיית הרכב כולה.

תפיסת ה-Lean Management הצליחה לחולל שינויים דרמטיים בחברות ברחבי העולם בתחומי התעשייה, ובשנים האחרונות גם בתחומי השירותים, כגון בריאות, פיננסים ועוד. האם ניתן לשכפל את ההצלחה גם בעולם טכנולוגיות המידע?

תנאי השוק שאנחנו חווים כיום דומים לאלו שחוותה טויוטה בעבר, ונראה כי זה העיתוי הנכון לאימוץ תפיסת ה-Lean על ידי מקצועני טכנולוגית המידע. מתודולוגית Lean מוגדרת, בין היתר כ-"פרקטיקה של שימוש בשיטות מדעיות לפתרון בעיות עסקיות כדי ליצור ערך עבור הלקוחות, העובדים והחברה". מדובר בפרקטיקה של שיפור מתמיד, המאפשרת התערבות שוטפת במערכת דינמית לצורך שיפורה, אך בשונה מהמקובל, על ידי לימוד העובדים לפתור בעיות ולהניע שיפור מתמיד כדרך חיים.

יישום מתודולוגית Lean בתחום טכנולוגית המידע
Lean IT דומה במקצת לאותו פיל שכל אחד מהעיוורים שנגע בו אמר עליו: פיל זה חומה, פיל זה נחש, פיל זה מניפה, פיל זה עץ, פיל זה רומח ופיל זה חוט. כמתודולוגיה רחבה ועמוקה, עוסקת Lean IT בתחומים של פיתוח תוכנה וניהול IT פנים ארגוני, וכן בתחומים של ה-IT כחלק מהוויית הארגון העסקי ותורמת לשיפור ויצירת ערך במגוון תחומים, בכללם:

▪    שירות לקוחות
▪    תחזוקת מערכות תוכנה ותשתית
▪    פרויקטים ופיתוח תוכנה
▪    ניהול אנשים
▪    הקטנת בזבוז
▪    שיפור של שרשרת הערך

בכנס בפריז הוצגו לא מעט הצלחות שחוללה תפיסת Lean IT והודגמה התמודדות מרשימה של חברות מובילות עם אתגרים לא פשוטים. גם אנחנו, בחברת BDA, התנסינו והצלחנו ליישם את עקרונות Lean IT במספר פרויקטים שבצענו בתחום ה-IT – עקרונות שסייעו לנו לצלוח מכשולים שעמדו בפני רבים לפנינו. המכנה המשותף שהצלחתי למצוא בים התפיסות והפרקטיקות שהציגו הדוברים בסדנאות והפרויקטים, הוא אמנם לא מדעי, אך מאוד ממצה: "חשוף את הבעיות וגרום ללקוח להיות מאושר". נשמע פשוט, לא?

מתודולוגיית Lean IT מביאה איתה תפיסה רעננה וחדשנית, לצד פרקטיקות מוכחות ומותאמות להשגת היעדים העסקיים העכשוויים. אך יש לזכור (וזה מכנה משותף ובסיס הכרחי), כי השינוי צריך להיות מוטמע בארגון, בניהול ובתפיסה – לא רק בארגז הכלים.

* מאמר זה נכתב בהמשך למאמר קודם שפורסם בנושא Lean בארגונים טכנולוגיים.

עדה מרקמן, מנכ"לית משותפת ב-BDA – שותפה עסקית של HP בישראל, מספקת פתרונות ניהול פרויקטים לרבות יישום פתרון HP-PPM