תוכנית אב בנושא מיחשוב למינוף עסקי הארגון (1/2)

תכנית אב למיחשוב מהווה נדבך מרכזי בתכנון העסקי-אסטרטגי של ארגון. מטרתה להבטיח תאימות מלאה בין היעדים העסקיים לבין האסטרטגיה הטכנולוגית של הארגון.

תכנון ועיצוב אסטרטגיית מיחשוב כוללים:

–    קביעת מדיניות מיחשוב של הארגון הגדול – מהחזון ועד הפרקטיקה
–    הגדרת החזון הטכנולוגי, אסטרטגיית ה-IT, אסטרטגיית המיחשוב והתפעול הכוללת וארכיטקטורת מערכות המידע הנגזרת מאסטרטגיה זו

ראשית, בואו נתחיל בתאור מצב שיכול להיות שכולנו חווים אותו בסוף שנה. בימים אלו עוסקת ההנהלה בהכנת תוכנית העבודה השנתית של החברה. אתה, המנמ"ר, שמבצע פעילות עסקית ענפה ולצידה פעילות תשתית לא מבוטלת, מתמודד גם עם משימות המיחשוב, אותן בדרך כלל המנכ"ל "לא סופר". והנה, פתאום המנכ"'ל התעורר לחיים, נעשה מבין גדול ומבקש הסברים על משימות התשתית, רוצה להבין למה צריך פרויקט כזה או אחר – והמנמ"ר מרגיש בחקירה צולבת ללא יכולת הסבר שתשכנע את המנכ"ל. המנכ"ל, שמבין במשימות העסקיות והנחיצות שלהן, מתעניין פתאום מדוע צריך פרויקט גיבוי חדש, מדוע מחשב המיינפריים צריך הרחבת זיכרון, מדוע צריך עוד דיסקים ולמה אי אפשר לדחות בשנה את שדרוג המחשבים. לך תסביר למנכ"ל שכבר קצצת בדיונים הפנימיים מול אנשיך והשתדלת לתת צרכי מינימום, כי גם אתה שמעת שהשנה הבאה תהיה שנה קשה. לך תספר למנכ"ל שכבר דחית את פרויקט הגיבויים ואת פרויקט התקשורת כבר שנתיים, כדי לא להכביד. והכי מתסכל הוא, שמכל הסמנכ"לים העסקיים, רק ממך מבקש המנכ"ל תוכנית עסקית לכל השקעה תשתיתית ודרך פשוטה לבדוק שאכן היה בפועל החזר השקעה.

כאן באה לקראתנו המצאת המאה: "התוכנית האסטרטגית למיחשוב רב-שנתי". מנכ"לים וגם יו"רים אוהבים תוכניות אסטרטגיות. הם מבינים בכסף גדול, הם מבינים ברב-שנתי, הם מבינים תוכנית ארוכה שפורסים אותה ולא שמים לב הרבה פעמים למשמעות השנתית. גם יותר קל לשכנע אותם בתוכנית רב-שנתית ארוכה, ולא פחות חשוב שיש לה שם משמעותי, שכן שם יש "מילים גדולות", ציטוטים מ-STKI, גרטנר (Gartner) ועוד חברות שמנבאות את העתיד ולהן מקשיבים. אם במצגת מוסיפים איזה משפט ממוביל מיחשוב עולמי, זה בכלל פותח את הכיס…

ברור שאת התכנית לא מכינים רק כדי לשכנע את המנכ"ל. תכנית אסטרטגית כזאת היא מפת הדרכים המיחשובית של הארגון ותכנית שנבנתה בצורה מושכלת תשרת את הארגון בצורה טובה מאוד. התכנית מיועדת לתת לארגון מבט כולל וארוך טווח על המיחשוב הנחוץ לו. תכנית אב היא למעשה תכנית עבודה רב-שנתית, ממנה נגזרות תכניות העבודה השנתיות. תכנון כעת, עשוי לחסוך בעיות בעתיד. מדוע ולמה?

תוכנית אב למיחשוב חיונית עבור תכנונים אסטרטגיים לעתיד הארגון, והיא מתייחסת לנקודות מרכזיות כבחירת מתודולוגיות ויישומן, ניהול פרוייקטים, רכש, אבטחה וניהול כח אדם. תכנית כזו עוסקת בקביעת ארכיטקטורה כוללת לצד היבטים אסטרטגיים ומדיניות. מדובר במשימה מורכבת ומחייבת, גם בהיערכות אליה וגם לאורך מימושה. אין זה פשוט, אך לאור ההכרה הגוברת בחשיבות המיחשוב כמנוע לצמיחה עסקית, יש חשיבות גדלה להכנת תוכנית אב למיחשוב, הנגזרת מהיעדים העסקיים של הארגון ומההתפתחויות הטכנולוגיות. אלה כוללות הזדמנויות מצד אחד ומצד שני, מתן מענה לאיומים כמו פשע וטרור ממוחשב ואילוצים דוגמת תקנות מחייבות.

המיחשוב נתפס כיום בארגונים כמאיץ חדשנות וכמנוע צמיחה, וחשוב לגשת לתכנון תכנית האב מתוך ראיה זו. על תכנון תכנית אב להתחשב גם במספר מגמות נוספות: ניהול תהליכים עסקיים (BPM), מכלול התמורות בתקשורת (טלפוניית IP), בתשתיות (SOA, וירטואליזציה), באינטרנט (רשתות חברתיות) ועוד. נקודות אלה משתנות תדיר ולא פשוט לצפות מה יהיה, אפילו שנה קדימה. לכן, יש להתייחס לתכנון רק כברירת מחדל, שלה מוסיפים גמישות. כמו כן, אילוץ קבוע בו חייבים להתחשב, הוא הצורך לעדכן גירסאות של מערכות חומרה ותוכנה.

מנקודת מבט עסקית, המיחשוב מהווה קטליזטור לשינויים, אבל גם גורם מגביל. בכל מקרה, התכנון לטווח הארוך חיוני, מאחר והוא מבוסס על נקודת מבט מקיפה, המונעת היסחפות מיותרת אחר דרישות רגעיות. תוכנית אב מגדירה צרכים ומטרות, ומספקת תוכנית ארוכת-טווח למספר שנים קדימה (בדרך כלל 3-4 שנים), עליה ניתן להתבסס.

תוכנית אב מוצלחת דורשת תמיכה גם מתחומים משלימים. ביניהם, בתפיסת ה-IT Governance, הכוללת ניהול כולל של המיחשוב בשיתוף הדוק עם כל בעלי העניין בהנהלה. בתפיסה זו מסתכלים במבט כולל על ה-IT כדי לראות כיצד הוא משרת הארגון, כיצד ניתן להשתמש בו כמנוף עסקי לקידום הארגון וכן כיצד פגיעה בו יכולה להסב נזק לארגון. תחומים נוספים הם: מתודולוגיות לניהול המיחשוב כמו ITIL המהוות בסיס ואף שלב ראשוני לתוכנית אב. תחום ניהול פרויקטים, הדורש הקפדה יתרה בעת ניהול פרויקט במקביל ליישום תוכנית אב. תחום ניהול סיכונים, אשר מתייחסים אליו בעת תכנון תוכנית האב, ותחום ניהול וציות לתקנות (כמו SOX).

בחלק השני נסקור פרויקט "תכנית אב למיחשוב" שעשה אגף מערכות מידע ותפעול בישראכרט בשיתוף עם חברת מתודה, התורם להצלחה העסקית של החברה.