עבודה בצוותים מרוחקים – למי זה כדאי?

עודד תמיר, סמנכ"ל מתודולוגיה וניהול פרויקטים, נס טכנולוגיות

באחד מביקורי האחרונים בהודו נחשפתי לפרויקט משותף עם צוות לקוח באוסטרליה. האתגר הגדול של הצוות היה למידה והשתלבות מהירה בעבודת הלקוח, שחייבה למידה של תחום תוכן עסקי חדש ופיתוח מערכת מתאימה. נחשפתי לשימוש האינטנסיבי של הצוות באתר ה-WIKI, המאפשר למשתמשים בו לעדכן את תכניו. באתר שנבנה הוגדרו פרקים שונים הנוגעים למחזור חיי הפיתוח של המערכת כגון מפרטים, אפיונים ותיעוד של המערכת.

כן הוגדר אזור מיוחד עבור שאלות שעלו מהצוות ההודי בעת כתיבת הקוד כאשר הצוות האוסטרלי נדרש להשיב עליהם תוך שימוש בצילומי מסכים בכדי להבהיר את תשובותיו. תשובות אלו היו זמינות לצוות ההודי (בשל הפרשי השעות) כבר בתחילת יום העבודה.
כלי החיפוש החזק המובנה במערכת אפשר לכלל הצוות לאתר נושאים ושאלות שכבר נשאלו ובכך מנע בזבוז זמן וחזרה על נושאים שכבר טופלו.

התוצאה הייתה צוות אינטגרטיבי שהשתלב במהירות בעבודה, תוך שהוא מקטין למינימום את עקומת הלמידה ומספק ערך מוסף משמעותי כבר בתוך שבועות ספורים.

הניסיון מלמד שכל חברה המנהלת פרויקטי פיתוח, במוקדם או במאוחר, תבחן שימוש בפתרונות מיקור חוץ, אם מעבר לים (offshore) או במיקום אחר במדינה (near shore) כדי להפחית עלויות ולקצר זמנים. יהיה הפתרון אשר יהיה, הוא מכתיב מעבר ארגוני לעבודה מבוזרת המחייבת התארגנות אחרת.

הקמת הצוות המרוחק מהארגון אינו רק עניין טכני אלא נושא מורכב המחייב ידע וניסיון של הספק ביצירת סביבת עבודה המתאימה, על מנת שזו תאפשר את השגת היעדים העסקיים. מילת הקסם כאן היא – תקשורת.

היעד העסקי יושג רק אם הצוות המרוחק יהפוך לחלק אינטגראלי מהארגון, ילמד את תחום התוכן העסקי של הארגון, את תהליכי ושיטות העבודה, הארכיטקטורה ובעיקר את התרבות הארגונית. כל זאת על מנת להתגבר על פערי התקשורת בין הצוות המרוחק לארגון עצמו. הטכנולוגיה מספקת כיום כלים רבים לעבודה מבוזרת ויש שמניחים שזה מספיק, אולם מחקרים הראו כי שימוש לא מושכל בטכנולוגיה עלול להזיק.

בכדי לגשר על הפער נעשה שימוש מוגבר באימיילים, בשיחות טלפון ו-ווידיאו אולם המידע מאמצעי תקשורת אלו יוצר איים של מידע שאין ביניהם סנכרון, דבר שעלול להחריף את המצב.
יש צורך בחשיבה ובתכנון של סביבת העבודה, הכלים והנהלים  כדי לגשר על פערי התקשורת וליצר סביבת עבודה מתאימה.

אפשר להניח שצוות שעובד במודל Near shore בין תל-אביב לבאר-שבע יסבול פחות בעיות תקשורת מאשר בעבודה מול צוות מקביל בהודו. בעבודה מול חו"ל נוסף גם פער תרבותי שהגישור עליו מאתגר עוד יותר וזאת מעבר לפער התקשורת הנובע מהמרחק.
יחד עם זאת גם המרחק בין תל-אביב-לבאר שבע מחייב התארגנות אחרת של הארגון כשהמטרה העיקרית ליצר צוות הומוגני שיעבוד בהרמוניה כך שהמרחק הפיסי ופערי התרבות הארגונית לא ישפיעו על איכות העבודה.

המודעות והבנה שיש כאן נושא המחייב טיפול היא הבסיס להצלחה. ארגון המחפש פתרונות מסוג זה חייב לקחת בחשבון שני מרכיבים בסיסיים בפתרון:

א. פתרונות של ספק שירותים – יש לבדוק את ניסיון הספק בפועל בפתרונות עבודה מרוחקת וסל הכלים שהוא מציע היוצרים יחד את סביבת העבודה השיתופית וכן תהליכי העבודה הנדרשים בכדי לגשר על פערים אלו.

ב. שינוי מבית – חשוב להבין את השינוי שיש לנהל בבית. ההכרה שהאחריות על ניהול השינוי היא פנימית בבית חשובה להצלחת התהליך. עיקר השינוי הוא בתחום התיעוד. זהו נושא חלש הנתפס כ"בירוקרטיה" בתרבות הישראלית אולם מהווה מרכיב חשוב ומרכזי בהצלחת תהליך הביזור.