ניהול מערכות מידע כעסק – התכנון האסטרטגי

לטכנולוגית המידע השפעה גוברת, כמי שמניעה לא פעם את האסטרטגיה העסקית. הדרישה לפתרונות משולבים של עסקים וטכנולוגיה והקצב המהיר של השינויים הטכנולוגיים מחייב הבנה טובה של ההשלכות על היכולות לנהל עסקים. להלן השילוב בין אסטרטגית הארגון  לאסטרטגית ה-IT:

התכנון האסטרטגי מוגדר כתהליך גיבוש חזון ארוך טווח ותרגומו לתכנית אסטרטגית ישימה עבור ה-IT. התכנון האסטרטגי של ה-IT הוא מרכיב נכבד בתכנון האסטרטגי הכולל של הארגון. מטרותיו הן:

• תאימות בין יעדי המחשוב ליעדים העסקיים על ידי תמיכה אופטימלית באסטרטגיה העסקית ומקסום ערך ה-IT עבור הארגון כולו.
• השגת יתרונות תחרותיים בשוק דינמי.
• שיפור השרות ללקוחות הארגון ולצרכני המיחשוב בו.
• ייעול תהליכים עסקיים.
• השגת חסכונות תפעוליים.

התוכנית האסטרטגית:
• מתווה כיוון טכנולוגי.
• מאפשרת תכנון ההשקעות הכספיות.
• מאזנת ההשקעות במחשוב בין צרכי תשתית ויישומים.
• קובעת סדרי עדיפויות בהתאם ליעדי הארגון וצרכיו העסקיים.

מוכנות גבוהה לתכנון אסטרטגי של ה-IT בארגון מובילה להגדרת יעדים ברורה התומכת בהשגת ערך עסקי מ-IT, באמצעות "מפת הדרכים" שלהלן:

ה-"מנועים" לשיפור יכולת התכנון האסטרטגי מתמקדים בשתי קטגוריות:

1. שילוב התכנון האסטרטגי בארגון כולו הבא לידי ביטוי באבני היסוד:

• מבנה ותצורה – הקצאה ותאום של תפקידים, אחריות ומשאבים המאפשרים מימוש של פונקציות תכנון אסטרטגי ב-IT.
• קשר לתהליכים קשורים – תאום ואינטגרציה של תהליך התכנון האסטרטגי עם תהליכים רלוונטיים ב-IT ובביזנס כמו: תכנון תקציבי, הקצאת משאבים, תכנון עסקי , מדידת תפוקות וביצועים.
• תקשורת עם ההנהלה ובעלי העניין – תקשור האספקטים של התכנון האסטרטגי ב-IT לנציגים הרלוונטיים בהנהלת החברה ובמועצת המנהלים שלה כדי להשיג את התמיכה והמחויבות שלהם.

2. התהליך האסטרטגי הכולל את אבני היסוד:

• תאום עם הביזנס – תאום הדדי ושילוב של התכנון האסטרטגי בכל יחידות ה-IT והביזנס, מיקוד בתרומה של אסטרטגיית ה-IT להשגת היעדים העסקיים או זיהוי ההזדמנויות הטכנולוגיות שיכולות לאתגר את הביזנס.
• בניית חזון ה-IT – הגדרת אוסף היעדים לטווח ארוך של ה-IT (החזון) ובניית עקרונות העל המנחים לבניית תשתיות חומרה, תוכנה ושירותים טכנולוגיים.
• זיהויי אופציות אסטרטגיות – זיהוי אתגרי ה-IT הרלוונטיים וההזדמנויות ב-IT ובביזנס ופיתוח אופציות לפעילויות ופרויקטים, הערכתם, התעדוף שלהם ובחירת אלה בעלי הערך העסקי האופטימלי.
• תכנון אסטרטגי – תרגום האופציות הנ"ל לתוכנית אסטרטגית מחייבת הכוללת הגדרת היעדים, התוכניות, הפרויקטים, לוחות זמנים והמשאבים הנדרשים למימוש. בכל אחת ממשימות התוכנית יינתן פירוט התועלות העסקיות המצדיקות את ההשקעה ואת התרומה לערך
• מעקב והערכה – הערכה מתמשכת של מימוש הציפיות מהתוכנית על ידי מעקב וסקירה של התוכניות הספציפיות תוך שימוש במדדים איכותיים כמו סקרי שביעות רצון של לקוחות ה-IT וכמותיים כמו KPI's, אשר ישמשו להפקת לקחים ולביצוע השינויים הנדרשים בתכנון.

כדי להשיג את הערך העסקי מתכנון אסטרטגי ל-IT מומלץ לשקול את ארבעת פעילויות המפתח הבאות:

1. להגדיר את המטרות והתיחום של התוכנית אסטרטגית למחשוב בארגון יחד עם המניעים העסקיים העיקריים לשיפורה.
2. להבין את רמת המוכנות של הארגון לתהליך האסטרטגי.
3. לפתח ולנהל באופן שיטתי את שמונה אבני היסוד שלעיל כדי לשפר את תהליך התכנון האסטרטגי.
4. לעקוב ולבקר אחר השיפור בתהליך האסטרטגי בדגש על הגדלת הערך לאורך הזמן.