החלפת מערכות הליבה בקבוצת מבנה

קבוצת מבנה היא קבוצת נדל"ן אשר מנהלת כ-1.8 מיליון מ"ר של שטחים להשכרה במאות נכסים ברחבי הארץ. הקבוצה מורכבת מ 3 חברות ציבוריות : כלכלית ירושלים, חברת מבני תעשייה ודרבן השקעות.

בטרם הפרויקט. עד 2015, פעלו שלוש החברות בקבוצה לחוד, בלי קשר מחשובי מערכתי ביניהן. כחלק מתהליך של איחוד הפעילויות תחת מטה ניהולי אחד הוחלט על איחוד תפעולי של הקבוצה לטובת סינרגיה של הפעילויות.

בשלוש החברות פעלו שלוש מערכות מידע נפרדות ושונות. זה לא היה נכון תהליכית, תפעולית וטכנולוגית לכן להנהלת הקבוצה היה ברור שהמצב הזה לא יכול להישאר כפי שהוא.
הוחלט לבצע פרויקט להחלפת 3 מערכות הליבה הישנות לטובת מערכת מודרנית ומתקדמת.

לבצע אחידות בתהליכי עבודה, שיפור הבקרות ואיחוד המידע הניהולי

מטרת הפרויקט הייתה לבצע אחידות בתהליכי עבודה, שיפור הבקרות ואיחוד המידע הניהולי.
בהתאם ללוח הזמנים והתקציב שנקבע, התבצע במשך כשנה וחצי פרויקט חוצה ארגון ומחלקות להחלפת מערכות הליבה הישנות ב 3 החברות במערכת ERP על ידי הספק אקספרטס (חברת פרוודוור היום) Microsoft Dynamics AX 2012

הפרויקט היה תובעני ומורכב ודרש תשומות רבות מהנהלת הארגון ומהעובדים, כלל הרבה תהליכי הדרכות, הסבות, בקרות ובדיקות וכמובן ישיבות היגוי ותיאום.

לאחר השלמת התהליך "כל שלוש חברות הקבוצה מנוהלות במערכת אחת אשר תומכת בקבלת החלטות חוצות ארגון. אחידות בתהליכים העסקיים של הקבוצה כגון הזמנות רכש ותשלומים, הנדסה ותחזוקה, כמו גם בניהול והתפעול הפיננסי במחלקת הכספים" .

תובנות ומסקנות מהפרויקט:

1.  לוח זמנים ותקציב – חייבים להיות הבסיס לפרויקט. יש לעשות את כל המאמצים לעמידה ביעדים אלו בלי פשרה בנושא האיכות (התהליכים המהותיים במערכת).
2. ישיבות סטטוס פנימיות וישיבות היגוי ברמת הנהלה באופן רציף וקבוע, לשמירת לוח הזמנים ובקרה על הפרויקט..
3. מנהל הפרויקט עדיף שיהיה מנהל מעובדי הארגון, בעל סמכויות.
4. הכנסת מערכת bi בפרויקט כמה שיותר מהר היא תסייע גם בתהליכי בקרה וQA וגם בתהליכי כריית מידע ודוחות, תוך כדי ביצוע הפרויקט.