איך מנהלים וממנפים את הדאטה בארגון?

אחד האתגרים המשמעותיים שאיתם מתמודדים ארגונים בעידן הנוכחי הוא מציאת הנתונים הנכונים והגישה אליהם. לא רק שהגישה לנתונים הופכת לאתגר, אלא שגם ניהולם הופך לאתגר. הצורך להבין את סוג הדאטה שיש לארגון בזמן נתון, מה המקור שלה, למה היא משמשת וכיצד צריך להגן על הנתונים הופך לקריטי. בד בבד, יש להימנע מהצבת שכבות ועטיפות רבות מדי סביב הדאטה הארגונית, כי הנתונים הם חסרי תועלת אם קשה מדי להגיע אליהם ולעשות בהם שימוש.

ארגונים שואפים להיות מונעים על ידי נתונים (Data Driven). הם רוצים ניתוח טוב יותר ומהיר יותר, מבלי לוותר על ניהול הנתונים – מה שהופך את הניהול למאתגר יותר. דאטה קטלוג הופך את ניהול הנתונים לקל יותר. בעולם מלא סיכונים, דאטה קטלוג הוא ה-GPS של הארגון. באמצעותו אפשר ליצור ולנהל נקודת גישה בטוחה אחת לכל הנתונים של הארגון, לשתף נתונים בבטחה, לבזבז פחות זמן על מציאת הנתונים הרלוונטיים, להימנע מכאוס באמצעות שליטה בזרימת הדאטה וכן לחסוך עלויות.

רות אליעזר, מנהלת מחלקת AI ו-BI בקופת חולים מאוחדת. צילום: יח"צ

בשנים האחרונות, רעיון הדאטה קטלוג הפך לפופולרי בגלל כמויות הנתונים ההולכות וגדלות שיש לנהל ולגשת אליהם. ענן, ניתוח נתונים גדולים (Big Data), בינה מלאכותית ולמידת מכונה החלו לשנות את הדרך שבה ארגונים צריכים לנהל את הנתונים שלהם, ולא רק לנהל אותם, אלא להיות מסוגלים להשתמש בהם, לגשת אליהם במלואם ולמנף אותם.

אם עד לא מזמן ארגונים הסתמכו על ידע שנצבר אצל עובדי מפתח ועובדים ותיקים, שמכירים את הארגון ואת תהליכי העבודה בו, כיום אי אפשר לעשות זאת. כמויות הנתונים הפכו לכאלה שאנשים לא יכולים לנהל בעזרת כלים ישנים ומוגבלים ובנוסף, ארגונים לא רוצים להיות תלויים בעובדים שכיום הם מרכזיים בארגון ומחר הם עוזבים לארגון אחר.

מה עושה דאטה קטלוג?

דאטה קטלוג אוסף, באופן אוטומטי, את כל המטא נתונים, מאפיין אותם, מסדר, מעשיר ומקשר אותם. מעל 80% מהמידע שקשור בנתונים מתועד באופן אוטומטי ונותר מעודכן באמצעות יחסי גומלין חכמים ולמידת מכונה, שמספקים, באופן מתמשך, את הנתונים הכי חשובים.

שימוש בדאטה קטלוג בצורה הנכונה פירושו שימוש טוב יותר בנתונים. הוא תורם לחיסכון בעלויות וליעילות תפעולית, מגביר את היתרונות התחרותיים, מאפשר חוויית לקוח טובה יותר ומעניק יתרון משמעותי במקרי הונאה וסיכון.

הבשלת פרויקט הדאטה קטלוג במאוחדת

אחרי ההתמודדות עם הקורונה התחלנו, בקופת חולים מאוחדת, להתבונן על נתוני הארגון בצורה שונה. הבנו שהם היו מקור משמעותי שתרם להצלחה במלחמה במגפה. קיבלתי החלטה להעמיד את הדאטה במרכז, ועל מנת להצליח בפרויקט הדאטה קטלוג, החלטתי לבנות מודל מוקטן ולבצע עליו סימולציה. לצורך כך בחרתי במחלקה שלנו כמיקרו קוסמוס, וכשהסימולציה תצליח, ליישם אותה על סך כל הנתונים של קופת החולים.

חשוב להבין שההתחלה של כל פרויקט דאטה קטלוג היא בהגדרת המושגים העסקיים בארגון, והשלב השני הוא הגדרת תהליכים עסקיים בתוך כלי הניהול – במקרה שלנו Talend".

ויזואליזציה

תובנה נוספת שהגיעה מהשנתיים שבהן התמודדנו עם הקורונה היא הוויזואליציה. הבנו שחשוב ביותר להנגיש את המידע ששמור במקומות שונים בארגון בצורך ברורה ופשוטה, בלחיצת כפתור אחת, אם אפשר, וללא צורך בהכשרה טכנולוגית מתקדמת. דוגמאות מצוינות אפשר לראות על קירות משרדי.

דוגמה לדיאגרמת נתונים (Data Diagram) בנושא הקורונה:

בנוסף, השתמשנו בכלי עיצובי על מנת להפוך את הטבלאות והפונטים ליותר אטרקטיביים, ולהנגיש את המידע למודלים רפואיים בינלאומיים, דוגמת "רשמים". כך, יצרנו רשמים שונים, למשל רשם לסוכרת, רשם לנשים בהיריון ורשם לחולי לב.

דוגמה למילון מונחים בתחום הסוכרת:

כוח אדם ייעודי

במקביל, היינו צריכים להכשיר כוח אדם מתאים לפרויקט, ובזה נעזרנו באקורייט, נציגת Talend בישראל. אנשיה העבירו לנו קורסים ייעודיים והכשירו ארבעה מנתחי מערכות, ואפילו אני השתלמתי ולמדתי כיצד להפעיל את הפתרון של Talend.

למידה מניסיון של אחרים

מרכיב חשוב נוסף בהצלחה של פרויקט שכזה הוא למידה מניסיון שנצבר בפרויקטים אחרים, ובכך קיבלנו סיוע חשוב מ-Talend. אנשיה חיברו אותנו למנהלי פרויקטים דומים ברחבי העולם, כך שהיה ביכולתנו ללמוד מהם כיצד לבצע את הפרויקט בצורה הטובה ביותר, מהן הבעיות הצפויות לנו ואיך אפשר לפתור אותן.

גיבוי של הנהלת הארגון

לכל פרויקט חוצה ארגון, כמו דאטה קטלוג, נדרשת לא רק הסכמה של הנהלת הארגון, אלא גם שיתוף פעולה וגיבוי שלה. במקרה שלנו, מדובר בקטי בר שלום, המנמ"רית שלנו, ובהנהלה כולה.

אסיים בציטוט של יוסי רודריק, מנכ"ל אקורייט, נציגת Talend בישראל: "פרויקטי דאטה קטלוג הם חובה בארגוני אנרטפרייז. ללא היכולת להנגיש את המידע היכן נמצאים הנתונים הרלוונטיים, מה הם מכילים, מה רמת האמינות שלהם ועוד קשה מאוד לייצר תובנות מהנתונים בזמן סביר. ארגונים רבים החלו בפיתוח דאטה קטלוג, אך מעטים הצליחו בכך. החוכמה של חברי הצוות בקופת חולים מאוחדת ראויה לציון – הם הבינו שיש לגשת לפרויקט שלב אחרי שלב, כדי שהארגון יכיר את התועלות של הפרויקט ויוכל להפיק את המירב מהנתונים שלו".