PMO כשירות מנוהל מאפשר לארגונים ליהנות מכל העולמות
כמות הפרויקטים בארגונים היום גדולה מתמיד, וחשיבותם מכרעת לצמיחת הארגון ● PMO כשירות מנוהל מסייע למנהל הפרויקט בניהול השוטף של הפרויקט ובמקביל נותן לארגון תמונת מצב מדויקת בכל רגע נתון ● על ידי כך, גדלים סיכויי ההצלחה של הפרויקטים בארגון
PMO כשירות מנוהל הינו שירות של תכנון ובקרה המבטיח הצגה, התייחסות וליווי לכלל הפרויקטים של הארגון. השירות המנוהל מבוסס על סט מוגדר של תהליכים, כלים, מתודות, בקרות ושגרות עבודה בתחום ניהול ובקרה בסביבה מרובת פרויקטים או פרויקט גדול יחיד.
ה-PMO (ר"ת Project / Program management officer) אחראי על המתודולוגיה, שיטת העבודה, שימור ושיתוף הידע בתחום זה בארגון, ביצירת תהליכי שיפור פרויקטאליים ולעיתים אף בקבלת אחריות על ניהול הפרויקטים בפועל.
בראש הפרויקט עומד מנהל הבקיא בצרכים העסקיים והמקצועיים של הארגון. יחד עם זאת אחראי גם לצדדים האדמיניסטרטיביים של ה-PMO. סיטואציה זו עשויה ליצור קשיים שכן לאותו מנהל אחריות רבה. בשל העומס הרב, לחץ של עמידה בזמנים, וסדרי עדיפויות משתנים, תשומת הלב של המנהל מתבזרת והוא מתקשה לעסוק בבקרות, בלוחות הזמנים ובשגרת העבודה במידה הנחוצה.
במקרים כאלו, PMO כשירות מנוהל יכול לסייע רבות, הן למנהל הפרויקט בבניית תוכנית עבודה לעמידה ביעדי התכנון והבקרה בסביבת הפרויקט והן כלפי הארגון דרך היכולת לשקף תמונת מצב, לעקוב אחר החלטות ולספק אינדיקציה על קשיים, סיכונים וחריגות. על מנת להבטיח את הצלחת השירות, אנו לומדים את הצרכים הארגוניים ו"תופרים" את השירות בהתאם.
ה-PMO כבר מזמן הפך למקצוע הכולל יידע ומומחיות רבה. לא פלא שארגונים בוחרים לעבור ל-PMO כשירות מנוהל. נראה כי ארגונים רבים כבר הבינו כי ניסיונות הקמה פנימיים של גוף PMO לא תמיד צולחים, ובמקום "להמציא את התורה" הם פונים למומחים בתחום.
Proceed שהייתה חלוצה בתחום ניהול הפרויקטים בישראל, צברה מומחיות וידע שתורגמו לשיטת עבודה, טפסים, כלים, מבנים, ולמעשה למוצר שלם לו אנו קוראים PMO כשירות מנוהל, מסביר גילי רגב, מנכ"ל Proceed.
ד"ר יובל כרמון, יו"ר הדירקטוריון של Proceed ויועץ בכיר בתחום מונה את היתרונות המשמעותיים של השירות:
• המקצועיות – PMO כשירות מנוהל מבוסס על ניסיון מצטבר רב המאפשר גם לימוד מניסיונם של ארגונים ופרויקטים דומים. כחברה העוסקת בייעוץ בתחום זה, אנו מחזיקים כיום חלק מהמומחים המובילים בארץ לתחום.
• הגמישות – לאורך חיי פרוייקט נדרשות התמחויות שונות של PMO והיקף משתנה, תקופות נדרש מעקב מאוד מצומצם, ותקופות נדרשים שירותים גם של ייעוץ, שירותים טכניים, שירותי דוחות ועוד. כגוף שירות אנו יכולים להתאים לצרכי הארגון ולאפשר גמישות נדירה.
• איכות תמונת המצב – הגדרת צורת ואופן הדיווח, מאפשר לארגון לקבל תמונת מצב אמינה ועדכנית בכל זמן נתון. נוצר פה למעשה שילוב מנצח בו ה-PMO מסייע למנהל הפרויקט ומוריד ממנו נטל רב, מסייע למנהל הבכיר ומייצר תמונת מצב, ומהווה גוף בקרה חיצוני ובלתי תלוי. כך מנהל הפרויקט אינו נתפס כ"חתול השומר על השמנת"
• שימור וניהול הידע – בעוד עובד של החברה שומר לרוב את הידע לעצמו במקרה של PMO כשירות מנוהל, יש לחברת Proceed מתודולוגיה שלמה של העברת ידע וכך גם אם מנהלי הפרויקטים מתחלפים מסיבה כלשהי, תמיד מישהו ימלא את מקומם ויקבל את כל הידע הדרוש.
• ה-TTM וה-ROI וסיכויי ההצלחה של השירות – מהירות הקמת השירות, הערך שהוא מספק לארגון והגמישות בצריכתו על ידי הארגון מאפשרים זמן מהיר ליישום ו ROI משמעותי בפרויקטים הגדולים.
