מאיזה צד אוכלים את הקרמבו?

הסערה שפקדה אותנו בסוף השבוע שעבר דחקה הצידה סוגיה שמתעוררת בכל חורף מחדש: מאיזה צד מתחילים לאכול את הקרמבו – מלמעלה, מהצד של הקרם, או מלמטה, מהצד של הביסקוויט? כל אחד ומה שהוא מעדיף. אלא שיש גם אנשים שחושבים מחוץ לקופסה ופתרו את הבעיה: מועכים את הקרמבו ואוכלים את הביסקוויט והקרם ביחד בהנאה גדולה.

ובכל זאת, אי אפשר שלא להתייחס לסערה. כולם כותבים על זה, אז גם אני. באחד מביקוריי הרבים בווינה, בתקופה שעבדתי באמדוקס, ביום חורפי במיוחד, קר ומושלג, הלין באוזניי עורך הדין המקומי שלנו שם שעיריית וינה מופתעת בכל שנה מחדש מכך שהחורף מגיע. ושם, כידוע, יש בכל שנה חורף קר ומושלג. מה שאצלנו נחשב סערה, אצלם זה חורף בשגרה. גם במקרה הזה הכול יחסי. מזג אויר שאצלנו נחשב קיצוני, במקומות אחרים הוא שגרתי, וקיצון אצלם – שלא נדע… אין היגיון בהיערכות מראש לכל מצב קיצון, אלא לפי התוחלת של הסיכון – מה ההסתברות להתרחשות ומה פוטנציאל הנזק לכשמתרחש? זה כלל מאוד יסודי בניהול סיכונים ובהיערכות לתרחישי משבר ואסון.

אנחנו עדים למקרים רבים של אסונות חורף בעולם, סופות והצפות, והתמונות המשתקפות לנו מהטלוויזיה מפחידות. זה קורה גם במדינות נאורות ומפותחות. גם בהן לא נערכים מראש לכל תרחיש קיצון ומעורך הדין בווינה למדתי שלא בכל המקומות נערכים כיאות גם לתרחישים שבשגרה. לאירופה לקח שנים והרבה מתים כדי להבין שצריך מזגנים לקיץ.

הסערה שחווינו היא תרחיש קיצון במדינה שלנו ומשהיא קרתה, היו התגייסות יפה ופעולה נאותה להיחלץ מהמשבר ולחזור לשגרה. האירוע בהחלט חושף בעיות וכשלים, ונדרש לשבת בקור רוח, לנתח את האירועים, להפיק לקחים ולעשות את השיפורים הנדרשים. זה צריך להיעשות ברמה הלאומית, ברמת הרשות המקומית, ברמה הארגונית (תוכנית להמשכיות עסקית – BCP) וברמה האישית (חלופות חימום, לא למהר עם "תיירות השלג" ועוד). כן, גם ברמת הפרט והמשפחה. לא הכול יכול להיות מבוצע ברמת המדינה.

ברמה הארגונית, התוכנית להמשכיות עסקית נועדה להבטיח היערכות לתרחישי אסון ומשבר, כך שהארגון יוכל להמשיך לתפקד ולהפעיל לכל הפחות את התהליכים הקריטיים. בהכנת תוכנית זו צריך למפות את תרחישי האסון האפשריים, הן ברמה הלאומית, למשל מלחמה, רעידת אדמה או סופה, והן ברמה המקומית – שריפה, שביתה, תקלות מיחשוב ועוד, לקבוע את תרחישי הייחוס אליהם מתייחסים, לנתח את ההשפעה האפשרית שלהם על גורמי החברה – כוח אדם, מבנים או תשתיות מיחשוב – ולהכין נהלי עבודה לתהליכים קריטיים במצבים כאלה.

מומלץ לבצע זאת בשלבים העיקריים הבאים:
– הכנת מפה של תרחישי אסון/משבר על פי ההסתברות להתרחשות ופוטנציאל הנזק. תרחישי הייחוס אליהם נכון להתייחס הם אלה שההסתברות להתרחשותם גבוהה ופוטנציאל הנזק גבוה. יש לשקול גם תרחישים עם הסתברות נמוכה אבל עם פוטנציאל נזק מאוד גבוה, או כאלה עם נזק נמוך אבל עם הסתברות מאוד גבוהה.

– הכנה שוב של מפה ובה המצבים התפקודיים של הגורמים בחברה בתרחישי אסון: היעדרות כוח אדם מלאה או חלקית, הרס מבנה אחד או יותר, השבתה של מערכת מידע או כלל תשתיות המיחשוב ועוד, על פי ההסתברות למצב תפקודי כזה ורמת הנזק לארגון. יש להעדיף, כמובן, היערכות למצבים תפקודיים בעלי הסתברות גבוהה בתרחישי הייחוס ופוטנציאל נזק גדול.

– כתיבת רשימה של התהליכים הקריטיים ולגבש נהלי עבודה בחירום, תוך התייחסות לתרחישי האסון והמצבים התפקודיים השונים.

היערכות נכונה תקטין את עוצמת המשבר בסערה ואנשי הקרמבו יוכלו להתמקד בליבון הסוגיה המטרידה. ראינו שלזה כבר יש פתרון, אז גם לסערות אפשר להיערך נכון.