נמר של נייר 2.0

"נמר של נייר" הוא ביטוי שמצביע על דבר מה מפחיד ומאיים לכאורה, בעודו למעשה בלתי מזיק (מתוך ויקיפדיה). רוב הארגונים לא מנצלים את הטכנולוגיה העומדת לרשותם על מנת לייעל תהליכים המבוססים על נייר. המיתוס שלא ניתן באמת לקיים "משרד ללא נייר" גרם לארגונים לא לשנות תהליכים רבים המבוססים על נייר, למרות השינויים הטכנולוגיים.

לא מעט חוקים הוכנסו בשנים האחרונות על מנת לתת מענה מצד הרגולציה למהלכים "חוסכי נייר". רובם עוסקים במסמכי מקור ובאפשרות לסרוק אותם ללא צורך בשמירתם לאחר מכן (תקנת העדות, חתימה דיגיטאלית). אחד המהלכים המשמעותיים שנכנסו לתוקף בתחילת 2013 הוא הוראת מס הכנסה לניהול פנקסי חשבונות – מהלך שמאפשר לשמור בתנאים מסוימים את המסמך באופן דיגיטלי ולהשמיד את המקור בסוף אותה שנת מס במקום לאחר שבע שנים.

השימוש בחתימה דיגיטלית הפך שכיח בקרב חברות רבות המבקשות לשלוח חשבוניות במייל, נדרשות לחתום על מסמכי מע"מ ומאפשרות להעלות מסמכים לאתרי ממשלה ללא צורך בנייר.

תמורות אלה הביאו ארגונים לחשוב מחדש על שילוב מסמכים דיגיטליים בתהליכים עסקיים. בשנים שקדמו לכך, מערכות ניהול מסמכים (DMS) היו למערכות Nice to have בארגונים ושימשו בעיקר לניהול מאפייני מסמך (Meta Data) ואחזור (חיפוש) מסמכים.

הרגולציה הביאה לכך שיותר ויותר ארגונים החלו לשלב מערכות ומודולים לניהול מסמכים בתוך התהליכים העסקיים. היתרונות בכך בולטים:

•    ניהול תהליך עסקי אחד במקום שניים, שאחד מהם היה מתנהל בנייר ושני במערכת התפעולית או הפיננסית – למשל, סבב אישור וחתימה על חשבוניות.
•     חסכון בנייר – נייר נסרק ומתויק פעם אחת ולא משוכפל עבור כל גורם בתהליך. הממוצע שנמדד למחזור חיים של מסמך בשנים האחרונות עמד על יותר מ-10 שכפולים.
•    חסכון באחסון – ידוע שעלות אחסון ושליפה של נייר פיזי יקרה בהרבה מעלויות אחסון דיגיטלי, בהפחתת שטח אחסון (עלויות שכר דירה, מיסים וכדומה) ומשאבי נייר (למשל מדפסות וקלסרים. זאת, אל מול דיסק קשיח בנפחים שעלותם רק הולכת ופוחתת.
•    שליפה (אחזור) מהירה מכל מקום, בכל זמן ובכל אמצעי  – מחשב נייח, נייד, סמארטפון או טאבלט.

מה צפוי בשנה הבאה?

2015 תהיה שנת בחירות – תקופה שיש לה השפעות, לפני ואחרי, על כל המשק. ארגונים לרוב מחכים, כל אחד בתחומו, לראות לאילו כיוונים הממשלה החדשה חותרת ואילו אג'נדות יקודמו. כתוצאה מכך, פרויקטים משמעותיים מוקפאים, בכללם בתחום ה-IT. זה בא לידי ביטוי בתקציבים המוקצים על ידי משרדי הממשלה על מנת ליצור רפורמות בתחומים מסוימים, חלקם בתחומים בהם מאמר זה דן.

דוגמה לכך היא רפורמה מקיפה בהליכי התכנון ורישוי הבנייה, שמטרותיה העיקריות הן הקלה על האזרחים על ידי הפחתת הביורוקרטיה וזמני ההמתנה לאישורים השונים, וכן פישוט הליכי התכנון והבנייה באמצעות מתן זמן קצוב למוסדות התכנון למענה ולאישור תוכניות. בשנה האחרונה ועדות רבות עברו תהליכי מחשוב מהירים, כולל סריקת כל ארכיב המסמכים, על מנת לממש מטרות אלה. לא ברור כיצד תשפיע הממשלה החדשה על הרפורמה.

ואם בבחירות עסקינן, מעניין יהיה לראות כיצד מפלגות ייערכו לתהליכי פריימריז מהירים וכמובן ליום הבחירות. מפלגות שונות כבר מימשו תהליכי סריקה, זיהוי ופענוח אוטומטיים שלמעשה החליפו את הקלפי הידנית המוכרת. תהליכי מיכון אלה הביאו ליכולת להתמודד באופן מהיר ויעיל עם כמויות מידע אדירות בזמן קצר. הם גם שיפרו את אמינות התוצאה כאשר מחשב עוסק בספירת הקולות ולא ועדות קלפי, שיכולות להיות מושפעות מגורמים אינטרסנטיים.

מבט אחורה

גרטנר (Gartner) צפתה כי ב-2014 יהיו מספר מגמות בתחום האסטרטגיה הטכנולוגית של ארגונים. אלה הנוגעות לתחום ניהול המסמכים באו לידי ביטוי בשני תחומים עיקריים – ענן ומובייל – ובשילוב ביניהם (המידע מתוך האתר Digiscribe):

•    ניהול גישה מהנייד – מכשירים ניידים מציעים דרך להגיע למידע שהוא קריטי לניהול העסק. הם מספקים הזדמנות להאיץ תהליכים עסקיים גם כאשר מקבלי ההחלטות נמצאים "מחוץ למשרד".
•    ניהול מסמכים בענן – עובדים מצפים לגישה מהירה ומאובטחת למידע בכל עת ובאמצעות כל פלטפורמה מחשובית אפשרית. זה אפשרי עם מערכת לניהול מסמכים בענן אשר עונה על צרכים אלה תוך עמידה במדיניות החברה ובדרישות האבטחה.
•    שילוב ענן עם מובייל – אפשרי באמצעות שילוב בין טכנולוגיית ענן ושימוש במכשיר נייד לאשר הזמנות רכש, להגיש בקשה לתשלום הוצאה או אישור חשבוניות, למשל. התיעוד הרלוונטי נגיש בקלות ובאופן מאובטח במאגר ניהול מסמכים בענן (בלי הטרחה של VPN) והתוצאה: יותר החלטות מושכלות שנעשות מהר יותר בכל מקום ובכל זמן.

לסיכום, תהליכי ניהול מסמכים דיגיטליים, ששנים נחשבו למפחידים ומאיימים, נמצאו לא רק בלתי מזיקים אלא יעילים ותורמים להליכים עסקיים קריטיים בארגונים.
2015 תהיה בסימן הגדלת האפשרויות העומדות בפני ארגונים לממש תהליכים עסקים "חוסכי נייר" בתוך המערכות התפעוליות, הפיננסיות, בתחומי משאבי האנוש, השיווק והמכירות ובכלל, בתוך תהליך הפיכת המשרד לכזה המתנהל לא נייר.

פתרונות חדשים, יעילים ומתקדמים יינתנו לארגונים באמצעות פלטפורמת ענן ובאמצעות המובייל. אולם, יישום פתרונות מדף נפוצים ייקח ככל הנראה עוד כמה שנים.

הכותב הינו מנכ"ל חברת MPL