(לא) ללמוד מהילרי קלינטון

בשבוע שעבר נשמעו בכלי התקשורת העולמיים והמקומיים דיווחים לגבי השימוש של הילרי קלינטון בדואר האלקטרוני האישי שלה לצורך ניהול ענייני ממשל על גבי שרת פרטי. גוף הארכיב והתיעוד הלאומי של ארצות הברית, NARA, כינה את המקרה "פריצה חמורה" של נהלי שמירת הרשומות הממשלתית, הקובעים חובה תקנות מחמירות בכל הנוגע לדואר האלקטרוני של ראשי הממשל האמריקני. הטענה הזו הגיונית אם מבינים את המשמעות: באמצעות שימוש בחשבון פרטי, המיילים של קלינטון לא היו מוגנים ולא נשמרו לצורך תיעוד, כשהם בלתי נגישים על ידי מחלקת המדינה. הדבר הותיר שאלות פתוחות רבות לגבי הנוהל שאיפשר שימוש שכזה בחשבון אישי לצרכים הקשורים לעבודה.

פרשיית האימייל הזו, שזכתה לכינוי "אימייל-גייט", היא רק פרשיה נוספת בסדרה ארוכה של אירועי מדיה, המזכירים לנו כי למרות שמדובר בכלי ותיק יחסית, לדואר האלקטרוני ולניהולו כראוי יש חשיבות עילאית בעסקים ובממשלות, בהם גם תחומים כגון תביעות או חקירות רגולציה.

בעולם ה-Big Data המודרני, הנתונים הם המשאב החשוב ביותר לארגונים ולחברות. על פי IDC כ-60% מהמידע העסקי הקריטי מאוחסן כיום בדואר אלקטרוני. ניהול נכון של הדואר האלקטרוני יכול לעשות פלאים בכל מערכי החברה, בעוד שניהול שגוי עלול להביא לבזבוז משאבים, כספים וגרוע מכך – לאיבוד נתונים שמהווים, למעשה, את ליבת החברה. לכן, בין אם מדובר בניהול עסקי מדינה רשמיים או שלא, כאשר עובדים משתמשים במכשירים חדשים או משתפים נתונים בדרכים חדשות, על ארגונים לנהל את הפלרטפורמה, לשלוט בה ולשלב כל סוג חדש של נתונים בתוכניות הבקרה והשליטה. אחרת, מקורות מידע חשובים יוותרו בלתי מוגנים, בלתי נגישים ועלולים לשמש פעם נוספת כנושא לכותרת ראשית בעיתון של מחר.

בהתחשב בכך שכמות המידע הנאגרת כמעט ומוכפלת מדי שנה בכל ארגון ממוצע, יש לבצע תכנון אסטרטגי לניהול המידע וארכובו, לצד הכלים בהם משתמשים כדי לאחסנו. הדרך הטובה ביותר להבטיח ניטור יעיל ואיסוף מידע מתבצעת דרך מאגר וירטואלי בודד אשר אוסף ומאחסן את הנתונים, בין אם הם מאוחסנים או מגובים בענן פרטים או ציבורי, ומכל סוגי המכשירים. עם סוג כזה של מאגר, ניתן לחפש נתונים באופן מקיף, מנקודה אחת, ולבצע דה-דופליקציה. התוצאה היא שליטה טובה יותר על אפליקציות, תהליכים, ורצפי עבודה לרוחב הארגון.

ניהול המידע קשה היום מאי פעם. כמו במקרה של מזכירת המדינה קלינטון, ארגונים עלולים לגלות, אולי מאוחר מידי, כי אסטרטגיית ניהול המידע שלהם אינה מספקת את השקיפות הנדרשת. זה נכון גם מעבר להיבט האבטחה: בין 60% ל-70% מהמידע שמחזיק ארגון ממוצע לא באמת נדרש לאחסון. במקרים רבים לא ידוע כלל מהו המידע, מה טיבו והאם יש לו בכלל ערך עסקי (או מדיני, במקרה דנן). כך, נוצרים איי מידע שעומדים לבדם, בלי ידע לגביהם ובלי קשר ביניהם. רבים מהארגונים כלל לא ניגשים למידע שהיה על גבי האפליקציות השונות, לעיתים במשך שנים, אך בכל זאת משלמים על התחזוקה והאחסון שלו. העלויות מצטברות והיעילות מצטמצמת.

לכן, על מנת להימנע מתקלות דומות, יש לשוב ולשאול: האם אסטרטגיית שמירת הרשומות שלך מתוקשרת באופן נרחב בארגון? האם היא אוטומטית? האם מחלקת המדינה של קלינטון ידעה כלל שהיא פועלת באופן שגוי? יהיה מעניין לצפות בדברים מתפתחים ולראות במה הדברים יעלו לה בסופו של דבר. בינתיים, חשוב על העלויות, הסיכון והשלכות החשיפה על אסטרטגית ניהול המידע שלך. בין אם אתה ה-CIO, מחלקת ה-IT, מנהל הרגולציה או אפילו משתמש קצה, כמו הגברת קלינטון – אתה לא רוצה להיות נער הפוסטר בפרשת האימייל-גייט הבאה.