מדוע פרויקטי IT לא מסתיימים בזמן – במיוחד בממשלה?

דו"ח מבקר המדינה האחרון, שפורסם אתמול (ג'), כולל התייחסות לאחד מפרויקטי המחשוב הגדולים יותר שנערכו עד כה במדינה: פרויקט "תבל" לשדרוג מערך המחשוב במוסד לביטוח לאומי. לוח הזמנים המקורי של הפרויקט, שהחל ב-2010, תוכנן ל-11 שנים (!) והוא אמור היה להתבצע בארבעה שלבים.

הביקורת עוסקת בשני נושאים מרכזיים: חריגות בתקציב ואי עמידה בלוח זמנים. שלב א' של הפרויקט היה אמור להסתיים ביוני 2013 והוא נמשך עד היום. ההערכות הנוכחיות הן שהוא לא יסתיים לפני סוף שנה זו.

מהערות המבקר והתשובות שנתן הביטוח הלאומי ניתן לומר שהליקויים שנמצאו אינם ייחודיים לו, אלא ניתן למצוא אותם גם במשרדי הממשלה ובסקטור הפרטי, בפרויקטים בגדלים שונים.

בשנים האחרונות התייחס מבקר המדינה לשורה של ליקויים בפרויקטי מחשוב במשרדי ממשלה שונים, כגון במשרד התחבורה (ב-2012), במשרד הבריאות (מערך החיסונים – ב-2013), ליקויים בפרויקט מחשוב בחברת החשמל (ב-2014) ואם כל פרויקטי המחשוב בממשלה שנכשלו כישלון חרוץ – תעודות הזהות החכמות.

למרות הדו"חות הללו, הממשלה לא הסיקה מסקנות. היה מצופה ממנה, לאחר שכבר חוותה כמה פרויקטים שהפכו לפיל לבן, שתפעל בדרכים שיקטינו את הסיכוי לעיכובים או ביטול הפרויקט. בסופו של דבר, מדובר בכספי ציבור ומן הראוי היה שהאחראים על הפרויקטים, ברמת הנהלת המשרד ואפילו השרים, היו מגלים קצת יותר רגישות וזהירות יתר.

למה לא מיקור-חוץ?

בפרויקטי מחשוב יש כמה מרכיבים שהם פוטנציאל לכישלון אם לא מנהלים אותם נכון. האחד הוא ההתלבטות התמידית בין פיתוח עצמי לשימוש במערכות מדף או חבילות תוכנה שקיימות בשוק. לכל אחת מהחלופות יש כמובן טיעונים בעד ונגד, כאשר השיקולים הם בעיקר כספיים וכוח אדם. המבקר תמה מדוע אנשי המוסד לביטוח לאומי לא בחנו את אופציית מיקור-החוץ עבור פרויקט "תבל". יש לשער שהיה זה בגלל הניסיון הרע מאוד שיש לארגונים רבים במשק, כולל למשרדי ממשלה, עם פרויקטי IT שנעשו באופן זה. יש פרויקטים כאלה שנכשלו וחלקם אף הגיעו לבתי משפט.

הסיבה איננה פשוטה, כפי שניתן לדמיין. אין במקרים האלה אנשים רעים וטובים, ולאף צד אין אינטרס לבזבז כספים או לחרוג מלוח הזמנים. בבירורים שונים שנערכו בעקבות כשלונות פרויקטים בעבר התברר כי שורש הבעיה הוא שהלקוח, ובמקרה הזה הממשלה, לא יכול להגדיר מראש מה הוא בדיוק רוצה.

הדבר בא לידי ביטוי במכרזים הרבים שהממשלה מפרסמת. יש לא מעט ספקים שמזהים מיד את הסכנה הזו ומושכים את ידם מהמכרז, גם אם הוא נחשב יוקרתי ואסטרטגי. ספקים אחרים, או שאינם מפנימים את הסיכון או שמחליטים לקחת סיכון מחושב. אם זה מצליח – מה טוב. אלא שיש גם מקרים לא מעטים שבהם הפרויקט נתקע, מגיע לערכאות או חוטף דו"ח חריף של המבקר. במקרים כאלה, המסקנה היא ששני הצדדים נכנסו לא מוכנים לפרויקט. ואז, כאשר מתחילה החתונה, העסק מתקדם, מתגלים פתאום צרכים חדשים שהלקוח לא הגדיר אותם. בשפה המקצועית קוראים לזה "פותחים מטריות". כמו בטנגו, גם פה דרושים שניים.

במקרים רבים, כל עוד זה לא משבש יותר מדי את ההערכה התקציבית ולא גורם לחיכוכים שונים, שני הצדדים בולעים את הצפרדע. אבל מגיע שלב שבו הספק מרים ידיים ואומר: "אני לא יכול יותר – או שתתנו לי עוד כסף או שהכול נעצר".

למען האיזון יש לציין כי בשנים האחרונות משרדי ממשלה הפיקו לקחים, והם דואגים לכך שהמכרזים יהיו הרבה יותר עמוקים ומדויקים. גם הספקים כבר לא מוכנים להתחייב לתכולה גלובלית ודורשים אותה מפורטת.

בקשת תקציב בדיעבד – לא תקין אבל נפוץ

החלופה שנבחרה בביטוח הלאומי, פיתוח עצמי, מאפשרת לכאורה למנהל הפרויקט לשלוט על לוח הזמנים, אבל מקשה עליו מאוד לשלוט בתקציבים. עלויות כוח אדם, תהליכי אישורים וביורוקרטיה מגדילים את מונה הכסף של הפרויקט ומחייבים בכל פעם לבקש עוד תקציב.

אחת מהערות המבקר בדו"ח הייתה שמנהל הפרויקט בקש ממינהלת הפרויקט תוספות תקציב רק בדיעבד, אחרי חצי שנה. זה לא תקין, אבל בהחלט נפוץ, שכן אילו מנהל פרויקט במשרד ממשלתי, או בגוף עסקי גדול, ימתין לאישורים של כל הוועדות ומועצות המנהלים, לא יהיה על מה לבקש את התקציב. הפרויקט פשוט ייעצר ויבוטל. הפתרון לכך הוא צמצום הביורוקרטיה ומחויבות הרבה יותר אישית ומשפטית של השר והמנכ"ל, כדי שהדברים יזוזו מהר יותר.

שאלה נוספת שנשאלת היא: למה לא לבחור מוצרי מדף קיימים? מפני שמנהלי פרויקט לא יכולים להצדיק זאת. השוק כיום מאוד משוכלל, עם מגוון מוצרים או פתרונות. הסיבה לאי בחירה במסלול זה אינה רק מפני ש-"אין פתרון מתאים" אלא גם עקב בעיות פוליטיות, פנים ארגוניות והערכות לא נכונות של החלופות האחרות.

אל תאשימו את העובדים

גורם נוסף שמקובל להכניס אותו כשותף לאחריות לאי עמידה בלוח הזמנים הוא ועד העובדים. זו גם הייתה תגובת המוסד לביטוח לאומי: הוא תלה את העיכוב בעובדים – דבר שהוועד הכחיש נמרצות. האמת היא איפשהו באמצע, וגם כאן האחריות מוטלת על מתכנני הפרויקט לא פחות מאשר על העובדים.

מי שיוצא לפרויקט ענק, כמו זה של הביטוח הלאומי, ולא משלב את העובדים עוד בשלב התכנון, סופו שיצטרך להסביר למבקר המדינה את העיכובים בזמנים. לא בטוח שהמבקר יקנה את ההסבר, אם הוא יהיה האשמת העובדים, וחמור מכך, הטחת האשמות מסוג זו רק מקצינה את עמדות העובדים ומרחיקה את הסיכוי לשתף פעולה איתם.

בעצם ימים אלה מתחוללת בענף ההיי-טק מהפכה שקטה: רבים מעובדי הענף, בחברות היי-טק מובילות, מתארגנים בארגוני עובדים ומקימים ועדים. בחלק מהארגונים הללו, ההנהלות הבינו שהעובדים אינם אויבים ודווקא התארגנות עובדים מסייעת להן לבצע שינויים ארגוניים בקלות רבה יותר. מן הראוי שגם במשרדי הממשלה, שם הנושא של התארגנות עובדים דומיננטי יותר, יפנימו את הלקח הזה לפרויקטים הבאים, ולצד תכנון נכון ישלבו את כל הגורמים בפרויקט באופן מלא, שלא יאפשר להם לגרום לעיכובים ובעיקר לבזבוז כספי ציבור.