קידמה ואיזון – איך אפשר ליהנות משני העולמות?

המהפכה הדיגיטלית הניבה יתרונות רבים בכל הקשור לגמישות בעבודה: אין יותר צורך להימצא פיזית במשרד בשעות קבועות, בין 9 ל-17, נאמר, בכדי להיות פעיל, יעיל ולהביא לתפוקות מקסימליות לעסק. בנוסף, הטלפונים החכמים וה-Wi-Fi, שהשתלטו על העולם, גרמו לטשטוש של גבולות הגמישות עד שקשה להבחין היכן ומתי העבודה נגמרת? מתי מתפנים להפסקת צהריים? לנסיעות מחוץ למשרד? ואפילו סופי שבוע וחופשות אינם כבר כפי שהיו בעבר. כמעט שאין יותר זמן מוגדר של התנתקות, כל שעה היא שעת עבודה.

אני סבור שזה לא נכון בהכרח ועל כן אני רוצה להעניק חמישה טיפים שיאפשרו לכל אחד ליהנות מהגמישות שמעניקים לנו הפיתוחים הטכנולוגים ובה בעת להפריד בין העבודה לבית:

הדואר האלקטרוני לא תמיד הדרך היעילה ביותר לתקשר עם אנשים
השימוש בדואר האלקטרוני הינו אחד הגורמים העיקריים לפגיעה בפרודוקטיביות. פרוצדורת בדיקת, רענון, קריאת וכתיבת מיילים השתרשה כה עמוקות בדפוסי העבודה המודרנים, עד כי זה נראה כמעט בלתי מתקבל על הדעת שלדבר השפעה שלילית על תפוקת העובד. למעשה היחסים שלנו עם הדואר האלקטרוני דומים להליכה בלתי פוסקת על הליכון כאשר המהירות הולכת ועולה ככל שהמשימות והמיילים ממשיכים להציף את מסך המחשב.  רצוי לבדוק את הדואר האלקטרוני כל שעה או שעתיים, ולא כל דקה כפי שרובנו נוהגים בדרך כלל. בעבר הלא כל כך רחוק היה מקובל ונהוג לשלוח הודעה לא-דיגיטלית ולצפות לתגובה בעניין במשך שעות ואולי אף ימים, אך בתי עסק הצליחו לשרוד את התקופה הלא פשוטה הזו.

אמצו לכם מערכת תיעדופים – תכנית יומית שתסייע בעמידה בזמנים ובמשימות  
בכל יום יש לכם משימות.  דרגו אותן על פי חשיבותן והציבו לכם מועד אחרון, Deadline, לביצוע. (השתמשו באופציית התזכורת של הסמארטפון). אל תתנו לפיתוי להשתמש בדואר אלקטרוני לתפוס ולהכניע אתכם, ובמיוחד לא לשיחות שהדרך היעילה ביותר היא דווקא לנהל אותן באמצעות שיחה עם "מגע אישי", טלפון או פגישה אישית.

שימרו על הנפש – הפרידו בין עבודה לבין הבית
המוח האנושי חזק אך בד בבד גם עדין. ישנן טכניקות רבות שניתן לאמץ בכדי ללמוד להתנתק ולהוריד את רמות הלחץ. למרבה האירוניה, הטכנולוגיה היא שמציעה שפע של יישומים ואתרי אינטרנט כגון Headspace או Do Nothing for Two Minutes  שנועדו לסייע במשימה זו. ואם הרעיון של שימוש במחשב לצורך הורדת רמות הלחץ הנובע מהשימוש הרב במחשב נראה לכם יותר מדי מגוחך, ישנה שיטה מיושנת שהוכיחה את עצמה – לצאת מהמשרד להליכה קלה בחוץ בלי הנייד, לנשום אוויר צח, לנהל שיחת חולין. הפעולות הללו יעזרו לכם להתנתק לרגע מעולם המיילים, הגיליונות האלקטרוניים, שיחות טלפון וסקייפ. לעיתים קרובות אנשי מקצוע המנהלים את העסק מביתם בוחרים באופציה זו בכדי להפחית את הלחצים על ידי צמצום זמני והוצאות נסיעות ואימוץ גישה גמישה יותר כלפי העבודה. עם זאת, בהרבה מהמקרים ההיפך הוא הנכון והימצאות המשרד בבית מאלצת את העובד להיות זמין בענייני העבודה 24/7, דבר שמטשטש לגמרי את הגבולות בין הבית לעבודה.

הימנעו מטשטוש הגבולות בין העבודה לצרכי הבית
הקפידו שלא ייווצרו מצבים שהבית קובע לכם את ההתנהלות . עובדים רבים שהחלו לעבוד מהבית מספרים כי טשטוש הגבולות בין שגרת העבודה לחיי המשפחה יוצר לא פעם תסכולים ומתחים. לסביבה קשה לעכל שזה זמן עבודה ולא זמן סידורים, אם זה לכביסה, לשטיפת כלים או לשמירה על התינוק, ומצד שני זכרו שכשהבית הוא גם המשרד, לא לתת לשעות הפנאי להפוך לשעות עבודה.

אל תתנו לבדידות בעבודה להשתלט עליכם
"אני עובד מצאת החמה עד צאת הנשמה" – ביטוי שהשתרש ובא לבטא עבודה ללא שעות. אכן לא לכל אחד מתאים להיות לבד בין ארבעה קירות מבוקר עד ערב. קל מאד ליפול למצב שכזה כשעובדים מהבית. ולכן, דאגו לצאת לפחות אחת לשבוע לעבוד מחוץ למשרד באחד ממרכזי העסקים המאובזרים והמרוהטים שהם אופציה מצוינת ונוחה לערוך פגישת עסקים, ישיבת צוות או שיחות טלפון חשובות. אל תוותרו על חיי החברה בעבודה, צאו לפגוש לקוחות וקולגות.

מרכזי עסקים המספקים מרחבי עבודה גמישים הינם אלטרנטיבה נוחה, יעילה וזמינה. מקום עבודה מסודר ומאובזר בהתאמה אישית ללא ספק יסייע למזער הפרעות עבודה בזמן חופשי. באופן דומה, עבודה מחוץ לבית הרחק מהסחות הדעת הרגילות כגון מטלות היומיום וצעקות הילדים, תשפר את יכולות הריכוז ואת תפוקת העובד.

ללא ספק, הטכנולוגיה תרמה והקלה רבות על גמישות בעבודה, אך זה אינו אומר כי יש להקריב בתמורה את זמננו החופשי. שינויים פשוטים בהרגלי העבודה יכולים לסייע להפיק את המיטב משני העולמות.

הכותב הינו מנכ"ל Regus ישראל