הגודל לא קובע

בין יתר ההרצאות שאותן שמע פורום המנמ"רים והמנכ"לים C3 של אנשים ומחשבים, שהיה אורח הנהלת בזק אתמול (ב'), הייתה זו של אלי פרנק, סמנכ"ל טכנולוגיות המידע של החברה. היה זה שיעור מאלף, כיצד מנמ"ר של ארגון גדול כמו בזק, ספינה ענקית שעושה שינויים מבניים אדירים בשנים האחרונות, תופס את תפקידו. המנמ"רים והמנכ"לים האזינו להסבריו של פרנק, כיצד הוא מצליח לנווט בין ים של דרישות, לחצים וציפיות. פרנק נידב לעמיתיו כמה טיפים המבוססים על תפישתו הניהולית.

פרנק רואה את תפקיד ה-IT כמשרת את היעדים האסטרטגים של החברה, ולכן הוא מעורב עד הפרט האחרון בכל תוכנית עסקית ובכל יעד שהחברה מציבה לעצמה. אולם פרנק הפתיע, ושבר אקסיומה מקובלת למדי בענף: הגודל לא קובע. חלפו הימים, אמר פרנק, שבהם מנמ"רים התחרו למי יש צוות עובדים גדול יותר, למי יש תקציבים גדולים יותר. המיתון האחרון הוכיח שוב, שחייבים להתייעל כל הזמן, להיות ממוקדים אך ורק בפרויקטים שבאמת תורמים לחברה. פרנק אמר, כי באופן מכוון אחת לשנה הוא מבצע תהליכי ייעול בארגון שלו, ולא ממתין שההנהלה תנחה אותו לקצץ. אם יש צורך, חשף, הוא גם מחזיר תקציבים עודפים, ולא ממהר לבקש עוד ועוד תקציבים. יישום התפישה הזו, לדעת פרנק, הקנה לו מעמד של חבר אחראי, שקול ואמין סביב שולחן ההנהלה, ובמיוחד אצל המנכ"ל: "יצרנו מצב שבו חברי ההנהלה מבינים שכדאי להשקיע בנו ואנו לא מבקשים סתם תקציבים", אמר. הנה כי כן, מדיניות "הגודל לא קובע" – משתלמת, ובגדול.

תפישה ניהולית נוספת של פרנק גורסת שאין לחסוך במשאבים שיכולים לקדם את היעדים העסקיים של הארגון. המיתון לימד אותנו שעם כל הכבוד לחשיבות הקיצוצים, הרי שארגונים רבים הבינו שאין טעם בביטול פרויקטים וקיצוצים ב-IT, שפוגעים בארגון עצמו בסופו של דבר. נקיטת מדיניות של "והצנע לכת", מניעת בזבוזים מיותרים, חיסכון בכוח אדם ותקציבים – היא שאפשרה לו ליישם את מרבית התוכניות שרצה, מבלי להיכנס למאבקים. "אם בעת הצגת תוכנית העבודה השנתית המנכ"ל אומר לי תקצץ ב-10%, סימן שנכשלתי", אמר פרנק, ורמז שבמרבית הפעמים זה לא קרה.

אחד הכלים שפרנק הנהיג, הוא מתודולוגיית תיעדוף מדודה ושקופה, הנבחנת אחת לרבעון לפי מדדים ידועים מראש. עובדה זו מאפשרת לו לסרב לחלק מהדרישות של הפרויקטים, כי הם אינם עומדים בקנה אחד עם האסטרטגיה של הארגון, ולחילופין – לדחות אותם לרבעון אחר ולהעדיף פרויקטים אחרים על פניהם. נכון, אמר פרנק, זה לא נעים, תמיד יהיו כאלו שיכעסו, "יש כאלה שכועסים עלי באופן קבוע, כי מה לעשות, הפרויקטים שלהם בדרך כלל לא דחופים".

עצות נוספות שפיזר פרנק לטובת עמיתיו, מוכרות וטובות בכל מצב. כך, המליץ לערוך בדיקה מתמדת של כל החוזים עם הספקים, לבצע צמצום מסיבי של פרויקטים במיקור-חוץ, ולגייס חלק מהאנשים ולהופכם לעובדי החברה. עוד סיפר, כי בזק נכנסת לפרויקטי אוף-שור, עם תלפיות של מטריקס ואחרות דומות לה.

פרנק הזכיר למנמ"רים שב-IT בבזק, כמו בכל ארגון, יש לעיתים תקלות. המלצתו לעמיתיו היא "לא למרוח את המנהלים, לא להטביע אותם בהסברים טכנולוגיים". במקום זאת, המליץ לבצע עבודת חינוך פנימית, לתאם ציפיות ולעולם לספק תשובות כנות ואמינות. "מנמ"ר לא צריך להסביר להנהלה למה יש תקלה, הוא צריך להסביר שזה קורה, לקחים מופקים ועושים הכל כדי שזה לא יקרה", אמר. במקביל, הוא משנן לעובדיו את היעד החשוב של שאיפה לאפס תקלות.

פרנק סיים את הרצאתו המאלפת במשפט חצי מחוייך, אותו אימץ מזיו מנדל, מנכ"ל משותף בג'ון ברייס הדרכה מקבוצת מטריקס, שנכח במפגש: "לא להיות דובי לא-לא". רוצה לומר, לא לייצר לעצמך תדמית של אחד שכל הזמן אומר לא, כי הכי קל לסרב, אלא למצב את עצמך כחלק מהארגון, כזה המכיר היטב את כל הדרישות של כל החטיבות, יודע על מה הם נמדדים ומנסה לסייע מבלי לסרב ללא הרף.

מסתבר שקטן זה טוב לפעמים. אפשר להסכים או לא לתפישה של פרנק, אבל אי אפשר להתעלם ממנה: בשלוש השנים האחרונות הוא הצליח לקצץ ב-50% מהוצאות ה-IT שבראשותו, כאשר כמות הפרויקטים וההישגים לא קטנה באותו יחס, אלא להיפך. לפיכך, קבלות יש לו.