ניהול המוכנות הארגונית – הערכת המוכנות
שינוי תוצרים ארגוניים ועסקיים יכול להיתפס כמשימה משמעותית ● בסיס עובדים שאינו מוכן או אינו מסוגל לשינוי עלול למנוע מהארגון להצטיין ובסופו של דבר לגרום למותו ● חלק ב'
בטרם יכול הארגון להתחיל את מסעו לעבר השינוי העתידי, יש להעריך תחילה את מקומו הנוכחי. חשוב להעריך איפה נמצא הארגון על ציר המוכנות הארגונית.
עובדי הארגון מהווים את עמוד השדרה של התוכנית העסקית של הארגון, הם מחזיקים בידע לא מתועד של תהליכים עסקיים, עסוקים בהתמדה בשמירה על שביעות הרצון של הלקוחות, ולעתים קרובות מפצים על היעדר מבנה ארגוני או משמעת ארגונית ברורה.
אבל בעוד תבנית עסקית זו מבוססת על יכולות היחיד, היא אינה ניתנת למדידה או שיפור.
שינוי תוצרים ארגוניים, שירותים ארגוניים, או שינוי תהליכים עסקיים, יכול להיתפס כמשימה משמעותית. אולם, אם ארגון מסוגל לשנות את רמת העובדים שלו, לא באמת משנה מהי האסטרטגיה איתה הוא בוחר לעבוד. בסיס עובדים שאינו מוכן או אינו מסוגל לשינוי עלול למנוע מהארגון להצטיין ובסופו של דבר לגרום למותו.
גישה נכונה לניהול שינויים ארגוניים יכולה לעזור לארגון להשיג את המטרות שהוגדרו על ידי הנהלתו, בה בעת היא מבטיחה יוזמות ארגוניות מוצלחות והטמעה מוצלחת של מערכות מחשוב ארגוניות. לארגון המוכן לשינוי, יש כוח אדם מעורב המשתף פעולה ומבין את הצורך בשינויים הנדרשים.
כשארגונים צומחים והופכים למוצלחים הם מתמודדים עם אתגרים חדשים. לדוגמה, הטמעת מערכות מידע חדשות מרתיעה ארגונים שאינם מורגלים בעבודה אינטגרטיבית עם מערכות קיימות ומערכות חדשות. יצירת מסגרת המאפשרת הטמעה מוצלחת של מערכות חדשות דורשת תכנון קפדני ברמת מנהל ופיקוח, לוחות זמנים, משאבים, קבוצות עבודה, וניהול השינוי הארגוני. אולם, כמו בכל יוזמה עסקית, הצעד הראשון בניהול השינוי הארגוני יהיה מציאת המתודולוגיה המתאימה לארגון. צעד הגיוני ראוי יהיה לזהות את המחסומים לשינוי ולהבין את הרלוונטיות שלהם לארגון.
תרשים: הגורמים המשפיעים על הצלחת הטמעת מערכות מידע בארגונים
בבדיקת הגורמים שנמצאו כמשפיעים ביותר על הצלחת הטמעת פרויקטים בארגונים מגלים כי גורמים אנושיים – הנהגה וניהול השינוי במיוחד – הם הקריטיים להצלחה.
בקיצור, מוכנות ארגונית מגיעה עד אחרון העובדים, וארגון שיוזם שינויים טכנולוגיים ימצא את עצמו מתמודד עם אתגרים הקשורים לעובדיו.
הערכה גלוית לב ופתוחה של המוכנות הארגונית היא מפתח להצלחת המעבר לתהליכי עבודה חדשים. הערכה מציאותית והתובנות הבאות איתה, מאפשרות לפתח תכנית יעילה לשינוי הארגוני. המסע למוכנות הארגונית חייב להיות משולב בפרויקט הטמעת המערכת הטכנולוגית.
ארגונים רבים חשים כי הערכת המוכנות הארגונית היא תחום שבו הם חסרים ידע ונסיון. חשוב להבין כי קיימים משאבים מנוסים ומבינים בתחום, שביכולתם לסייע בהערכת התהליך. ניתן למנף את ההצלחה בשימוש בשותפים שעשו את המסע הזה מספר רב של פעמים.
בלי קשר לגורמים המעורבים בהערכת המוכנות הארגונית, הוא כולל שני צעדים שאי אפשר לדלג עליהם:
● ביצוע הערכה הארגונית
● שאלת השאלות הנכונות
ביצוע הערכה הארגונית
במהלך ביצוע יעיל של המוכנות הארגונית יש צורך לבצע את המשימות הבאות:
• קביעת "המצב הנוכחי של הארגון".
• נכונות לזהות את הנושאים והגורמים בתוך הארגון שעלולים למנוע ממנו לבצע את השינוי המבוקש.
• הערכה ודירוג האתגרים שאיתם יתמודד הארגון.
• תיעוד החסמים והאתגרים.
שאלת השאלות הנכונות
הערכה הארגונית צריכה לספק תובנות בנוגע לאתגרים איתם יתמודד הארגון, ולסייע בהחלטה בנוגע לצעדים הנדרשים לעתיד לבוא. בהכנה לכל שינוי באשר הוא, יש לשאול את השאלות הבאות:
• האם כל עובד בארגון שלנו יכול לאמץ את התהליך העסקי החדש הנדרש לארגון ולעבוד לפיו?
• כיצד יגיבו העובדים לשינוי הפוטנציאלי הנדרש במבנה הארגוני? האם הם יצליחו לראות מעבר לתרשים הארגוני, או שהם יאפשרו למבנה החדש להפריע בדרך להצלחה?
• איך יגיב הארגון לשינוי התרבותי?
• האם צפויות התנגדויות לתהליכי העבודה החדשים?
• האם העובדים הוותיקים (בעלי ותק של עשר שנים ומעלה) מסוגלים לרכוש את המיומנויות החדשות הנדרשות?
• האם תהיה התנגדות לפרויקט כי הוא דורש השקעת מאמץ משמעותית מהעובדים?
הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.
תגובות
(0)