הצבע חזר לחיים

למרות שניתן להכתיר את "ניהול מסמכים חכם" כתערוכה הצבעונית ביותר שהייתה כאן בחודשים האחרונים, הרי שהמוטו המרכזי שלה היה כיצד לצמצם בצורה דרסטית את כמות ההדפסות והמדפסות בארגונים הגדולים.

אז תשאלו: האם חברות דוגמת HP, זירוקס (Xerox), גטר-טק, מפעיל, ברדר (Brother) ואחרות, שהיו אתמול (א') בתערוכה, החליטו לכרות את הענף עליו הן יושבות? הרי במשך עשרות בשנים הן מתפרנסות ממכירת ציוד הדפסה לארגונים, וגוזרות קופונים נאים על כל הדפסה שאנו עושים. התשובה היא, כמובן, לא ולא.

החברות מבינות, כי מה שהשוק הארגוני מבקש כיום, הם פתרונות יצירתיים, שיאפשרו לו להמשיך ולקיים את מערך ההדפסה והפלט בארגון, אבל מצד שני יצמצם בצורה דרסטית את ההוצאות בגינן. והנה עוד אפקט של המיתון, חיובי דווקא: ארגונים מצאו עוד דרך להתייעל ולחסוך כסף, והם ימשיכו בכך גם לאחר מכן. שהרי חיסכון מעולם לא היה דבר רע לעסק.

נציגי החברות שדיברו בכנס המקצועי שליווה את התערוכה, עלו בזה אחר זה ונקבו במספרים מדהימים על העלויות האמיתיות של הוצאות ההדפסה והפלט בארגונים. מסתבר כי במרבית הארגונים לא יודעים באמת עד היום כמה עולים להם ים המדפסות, אלפי הדפים המיותרים שהעובדים מדפיסים מדי יום, שלא לדבר על הסכנות שבכמויות המידע שנחשף בפורמט המודפס ללא שום הגנה ובקרה. הנתון המרכזי העומד בבסיס כל החישובים מדבר על סדר גודל של 3% המוקצים לצורך ההדפסה וסביבותיה, מתוך כלל הוצאות התפעול בארגון. זהו נתון תקציבי משמעותי, אשר פותח פתח לאפשרויות רבות להתייעלות ולחיסכון.

הלהיט בתערוכה: כרטיס חכם לצורך הדפסות

המילה האחרונה בתחום, היא מדפסות מרכזיות שמבצעות כמה פונקציות, הכוללות אלמנט של תוכנה. זו מאפשרת לשלוט בצורה טובה יותר על כל ההדפסות ולחסוך המון כסף. הלהיט החביב בתערוכה היה כרטיס חכם לכל עובד בארגון, שרק בעזרתו הוא יוכל להדפיס את מה ששלח להדפסה, ואם שכח ללכת למדפסת הארגונית הקרובה אליו, במרחק 200 מטרים לכל היותר, אז כנראה שההדפסה הייתה מיותרת והיא תיעלם מהשרת אחרי פרק זמן שהוגדר מראש. הכרטיס החכם אינו המצאה חדשה, אבל בעולם ההדפסות הוא חולל שינוי של ממש בארגונים גדולים.

כך, פירמת רואי החשבון BDO חסכה יותר מ-200 אלף שקלים בשנה, בזכות הטמעת פתרונות תוכנה שמפקחות על תהליכי ההדפסה בארגון. כך, הסניף הישראלי של חברת השילוח הבינלאומית DHL עבר שינוי של ממש. סמנכ"ל טכנולוגיות המידע בחברה, שלמה מרקוזה, הבין כי לתחזק מספר עצום של מדפסות, מסביב לשעון, הינה משימה בלתי אפשרית. מרקוזה תיאר בפני המשתתפים, כי ההדפסה היא שלב קריטי בעבודתם, שכן בלעדיה אי אפשר לשחרר סחורות מהמכס. "יותר מפעם אחת ויתרתי על טיול אופניים בהרי ירושלים כדי לרוץ ולתקן מדפסות", סיפר. המעבר למדפסות מחלקתיות וארגוניות החזיר את השקט ל-DHL ישראל, וחסך כמובן הרבה מאוד כסף. גם באוסם-נסטלה גילו את הפתרונות של כרטיסים חכמים ופתרונות תוכנה, שמורידים דרסטית את הוצאות, וכך גם החזק ההשקעה המהיר. אלו, כמובן, רק דוגמאות קטנות למהפכה של ממש שמתחילה להתחולל בימים אלו בשוק הארגוני. זוהי גם מהפכה תרבותית-ניהולית: לא סוד הוא שמדפסת אישית היא סמל לסטטוס בארגון, בדומה לטלפון, רכב ושאר פינוקים.

לא עוד, אמרו כל הספקים שהופיעו בכנס. הדבר הראשון שיש לעשות הוא לחסל את המדפסות האישיות, למעט במקומות קריטיים כגון במחלקת שכר או בלשכת המנכ"ל. זה לא קל, ובאחד הארגונים נאלצו לסלק את המדפסות בלילה, כדי למנוע אי נעימויות למחרת, על מנת שבעל המדפסת לא יתקשה להיפרד ממנה.

זאת ועוד, אין זה סוד כי המחשב האישי שלנו משמש לשתי פונקציות עיקריות בדרך כלל: מעבד תמלילים ומכונת הדפסה. באמצעות כפתור ה-"פרינט" אנו מדפיסים, ומדפיסים, ומדפיסים ללא סוף. לעיתים אנו בוחרים בהדפסות צבע, פעולה הנעשית ללא בקרה, או חישוב האם היא בכלל רצויה? ואולי הדפסה שחור לבן תספיק?

גם נושא ההדפסות ה-"פרטיות" מוסר באלגנטיות באמצעות ההדפסה המרכזית. הסוף להדפסת עמודים מספרי לימוד של הילדים, או כל הספר כולו, או הדפסת מתכוני בישול מאתר מעניין. בארגונים שבהם עשו סדר בנושא, ירד פלאים היקף ההדפסות הללו, כי העובדים יודעים שהאח הגדול שומר ורואה הכל. כך, ב-BDO הלכו צעד אחד קדימה, והם מאפשרים לעובדים לבצע הדפסות פרטיות, אבל בתשלום. הרבה יותר זול מאשר בכל מקום אחר.

זאב שטח, "מר חתימה דיגיטלית ותעודה דיגיטלית" בישראל, הוכיח באותות ובמופתים, כי מרבית ההדפסות שלנו מיותרות. החתימה המאושרת עם התעודה שמנפיק הגורם המאשר (קומסיין שבבעלותו), קבילות בכל ערכאה ובכל גוף רשמי, ומאפשרות להתחיל לחסל את כל הארכיונים עם הקלסרים התפוחים במסמכים, שממילא לא מוצאים בהם דבר.

ויש כמובן את היבט אבטחת המידע. הפרצות בתווך שבין שרת ההדפסה למדפסת הן ענקיות, וכל ילד שקצת מבין בביטים ובייתים, מסוגל כיום להשתלט על שרת ההדפסה, להאזין לרשת הארגונית ולאסוף מידע ארגוני בקלות ובאין מפריע. הפתרון הבסיסי של הצפנה אינו חדש, אבל בעולם ההדפסה הוא מהווה מהפכה, וארגונים ממהרים לסגור גם את הפירצה הזו.

בשורה התחתונה: שוק המדפסות ומערכות הפלט הארגוניות נפל במשך שנים בין הכסאות. אנשי הטכנולוגיה תפרו את הפתרונות, מנהלי המשק והתחזוקה קנו טונרים, נייר ודיו, מנהל הכספים שילם את החשבונות, והמנכ"ל לא העלה בדעתו שהוא יכול לשאול איך חוסכים בתחום. היום, כל בעלי התפקידים הללו יושבים ומטכסים עצה יחדיו. למי שמכיר את התחום הזה יותר מיום אחד, זה לא מובן מאליו. תראו מה שצבע יכול לעשות.