מדוע אין עדיין "משרד ללא נייר?"

בעידן בו כל האנליסטים בתעשייה מנבאים על השתלטות של רובוטים ואינטליגנציה מלאכותית על שוק העבודה, והרבה דברים שנראים כמו Science Fiction הופכים למציאות, אני נזכר בהבטחות דומות מלפני למעלה מ-20 שנה על המשרד ללא נייר. אני מנסה אז להרגיע את החששות מפני העתיד הנסתר בתביעה לעמוד בהבטחות הישנות על משרד ללא נייר ורק אז להציע מהפכות חדשות נוספות.

חשוב להבין שהנייר עדיין בסביבתנו. הוא מאט את התהליכים שלנו, יוצר תסכול אצל הלקוחות והשותפים שלנו, והוא גם משפיע על איכות הסביבה. למרות כל היתרונות של תהליכים ללא נייר, ארגונים רבים עדיין נאבקים עם הצעד הראשון.

תהליכים מונחי נייר משמשים "דגל אדום" לבעיות של פרודוקטיביות ושל היענות ללקוחות. לדברי IDC, עובדים מבזבזים 3.5 שעות בשבוע בחיפוש אחר מסמכים ולא מוצאים אותם, שעות נוספות מבוזבזות על שחזור מסמכים "אבודים". בממוצע, כל מסמך שלא תויק כהלכה עולה 125 דולר; מסמך אבוד עולה 700 דולר.

אז מדוע זה קורה:

• המעבר למשרד ללא נייר ממשיך להיתקל בהתנגדות רבה מצד אנשים המחוברים רגשית לעבודה עם נייר. זוהי דינמיקה ומנהלים צריכים להיות מוכנים לקחת על עצמם מנהיגות ולהתגבר על ההתנגדות הקיימת ליוזמות נטולות נייר.
• קיים גם אפקט ה-"גזר" וגם ה-"מקל" בגישות שנועדו להקל על המעבר ל-workflow דיגיטלי. הדוגמה ל-"גזר" היא בהתקנה של סורקים שולחנים וצגים על שולחנות העובדים מראש כדי לציין שהארגון עושה שינוי גדול ומתכוון להקל על ביצוע העבודה הדיגיטלית ומאחל הצלחה לכולם. צריך להתחיל במחיקה של מספר הפקס ובגריטה של ציוד הפקסים. "המקלות" מושגים על ידי דילול כמות  המדפסות המוצבות במשרד ודילול באספקה שוטפת של נייר להדפסה שאוזל מדי פעם למשך ימים, ובכך מקשה על המשך ההרגלים הישנים והופך אותם לבלתי מתקבלים על הדעת להמשך.
• ארגון  ללא נייר וטרנספורמציה דיגיטלית הם שני צדדים של אותו מטבע. מחקר של AIIM מצביע על כך ש-72% מהארגונים מאמינים כי "עסקים הפועלים ב-'מהירויות' של הנייר יהיו בלתי מקובלים בעוד כמה שנים. החברות שעושות מאמץ למודרניזציה של התהליכים שלהן קוצרות את הפירות, והן יודעות שהן רק בתחילת הדרך.
• כדאי לזכור כי לכל אחד יש עכשיו סורק בכיס שלו. יותר ויותר עובדי ידע נמצאים מחוץ למשרד מרכזי, פיזי. עובדים מרוחקים, נסיעות עסקיות נרחבות ומשרדי לוויין הנפרשים באזורי זמן שונים הם הנורמה החדשה. הדרך היחידה לשמור על קשר בין צוותים ופרודוקטיביות היא באמצעות התקנים ניידים.
• צריך לקבל החלטות על שילוב מערכות לניהול תוכן ומסמכים. לפני עשור, בחירת פתרון לניהול מסמכים עלולה הייתה להיות מסוכנת – לעתים תכופות הייתה התוכנה מורכבת, ולכן נדרשו הרבה יועצים ושירותים מקצועיים, והיה קשה להשתמש בה. היום, ההיפך הוא הנכון: עם הפתרון הנכון, היישום הוא פשוט יותר והמוצר קל יותר לשימוש. ההחלטה המסוכנת היא דווקא לא לעשות כלום.

להלן מספר עצות איפה ואיך להתחיל ולפעול?

• זהה את התהליכים בהם נכנס מסמך נייר לעסק.
• הערך היכן נגרמת האטה בתהליך ומה הסיבות להתרחשותה..
• הערך כיצד תשפיע הסרת מסמך נייר מתהליכים תפעוליים על הגברת זמני התגובה, שיפור חוויית הלקוח הכוללת וחיסכון בעלויות האחרות.
• זהה את האחראי על התהליך הספציפי וסכם עמו מדיניות מאושרת של עבודה ללא נייר.
• פרסם וקדם את ההצלחות בהן משתמשים בהצלחה במידע ובתהליכים דיגיטליים.
• אם אין היום תהליכים קיימים ללא נייר, בחר אחדים כדי להשתמש בהם כניסוי פיילוט מדיסציפלינות שונות (הנהלת חשבונות, משאבי אנוש, רכש).
• ודא כי תהליכים אלה ללא נייר עושים שימוש מלא בטכניקות של OCR או לכידת נתונים תוך אינטגרציה מלאה עם מערכות הליבה הארגוניות.
• הערך כיצד יישום תהליך של סריקה לארכיון אחרי התהליך יכול לשפר את היעילות התפעולית של התהליך כולו, יותר מגישה של סריקת המסמך תוך כדי התהליך עצמו.
• מקם את מערכות הסריקה בתחילת התהליך, לפעמים אפילו כצעד מקדים בצמוד לדואר האלקטרוני, כדי להבטיח המרה המהירה ביותר לדיגיטלי.
• חפשו דרכים להרחיב את פעילות האיתור של המסמך מעבר לגבולות הארגון, באמצעות יישומים ניידים ובענן.
• נדרשת תוכנית לשיפור מתמשך, מעת לעת מתעורר הצורך לבחון מחדש לחדד את השינויים שנעשו עד כה. כאשר פרויקט ללא נייר מסתיים, זו צריכה להיות התחלה של תהליך שיפור מתמשך המחפש דרכים לשפר את הבסיס שהוגדר.
• נקיטת הצעד הראשון היא טובה יותר מאשר לא לנקוט שום צעד בכלל. אם אינך בטוח היכן להתחיל או איך להתחיל, חפש עזרה מקצועית ו/או הכשרה כדי לעזור לך להגדיר את הנתיב הנכון. חפש את הספק הנוכחי שלך ואת ספקי השירות לקבלת הדרכה.