מהו המבנה הקלאסי של פרזנטציה אפקטיבית?

כל מי שצריך להעביר פרזנטציה כלשהי רוצה לדעת איך עושים זאת בצורה אפקטיבית. פרזנטציה אפקטיבית היא מילת החיפוש מספר אחת שמחפשים ארגונים ועצמאיים בהקשר של מיומנויות עמידה מול קהל. כולם מעוניינים להבין איך להעביר מסר שישפיע על הקהל, יגרום לקשב, ויזכה את הדובר במחיאות כפיים סוערות ובמילים חמות על הרצאתו המצויינת.

במאמר זה אני מבקשת להציע לכם את המתכון לפרזנטציה אפקטיבית. מדובר במתכון כה פשוט ל-"הכנה", שכולל ארבעה עקרונות בלבד.

העקרון הראשון

בדקות הראשונות של כל פרזנטציה, המציג חייב להגדיר בפני קהל שומעיו מטרות ותועלות: להסביר להם באיזה נושא היא עוסקת, מדוע הוא מעביר את ההרצאה וכדומה. הדבר צריך להיות קשור לנושא הכנס שבו הוא מרצה או הישיבה שבה הוא נושא דברים. עליו גם להעביר למאזיניו מה הם יפיקו וילמדו בפרזנטציה שלו, ומה הם ילמדו בה.

בפתיח של הרצאה טובה יגדיר המרצה את הרצוי לעומת המצוי. אם מדובר בהרצאה שהמטרה שלה היא מכירתית, השכנוע של הקהל לקנות את המוצר נמצא בתוך הפער הזה.

אתן כדוגמה מנכ"ל של חברה ישראלית בולטת להקמה ולניהול של חנויות אינטרנטיות, שעבדתי אתו על הרצאה שהעביר בכנס ייעודי לעולם האי קומרס. ניסחנו ביחד פתיח להרצאה שכלל שיקוף של המצב המצוי: הוא דיבר אתם על כך שארגונים רבים עוברים לסחר אלקטרוני, אולם ציין כי יש באולם גם נציגים של חברות שטרם עשו זאת או נמצאות בשלב התחלתי. בנוסף, אותו מנכ"ל ציין שהוא עומד להציג להם את חמשת העקרונות להתחלה של התארגנות נכונה בארגון לקראת מעבר לחנות אונליין. ההרצאה הסתיימה במחיאות כפיים סוערות ובהסתערות על הביתן של החברה בכנס, על מנת לקבל מדריך מיוחד להתארגנות. הדבר עזר לחברה לאסוף לידים של מתעניינים, לחזור אליהם ולסגור עסקות רלוונטיות.

כשעבדתי עם בכירה לשעבר בבנק גדול, שהייתה ראש ענף סיכונים תפעוליים ופתחה עסק כיועצת עצמאית בנושא לאחר יציאתה לפנסיה, הנחיתי אותה לרתק אליה את הקהל בהתחלת הרצאה שהיא נתנה בכנס גדול, על ידי כך שהיא תגרום לשומעיה להבין מה התועלות שהם יכולים להפיק מהדברים. בהרצאה היא הציגה כלים ליישום תיאבון סיכון בארגון, תוך דגש על הדרכים לבניית הצהרת תיאבון סיכון לארגון וניטורו. היא עסקה גם בתפקיד מבקר הפנים הארגוני בהקשר זה.

בסופו של דבר, הרצאה זו כללה דגשים ועקרונות שנתנו ערך אמיתי למנהלי סיכונים בארגונים והראתה להם חשיבה אחרת בנושא החשוב הזה.

העקרון השני

גוף הרצאה לפי המודל האפקטיבי יסביר את המצב המצוי שבו נמצא הקהל, את האתגרים שאתם הוא מתמודד ואת הפתרונות האפשריים. הכל, כמובן, בכל הקשור לנושא ההרצאה. בתוך זה, המרצה יציג להם זווית חדשה או רעיון שהם טרם שמעו עליו.

לדוגמה, עבדתי עם מנכ"ל של חברת שילוח ולוגיסטיקה מהגדולות בישראל על הרצאה שהוא נתן בכנס מסחר אלקטרוני, שבה הוא הציג את הבעיה הגדולה ביותר בתחום: נושא ההחזרות, שאינו מוסדר מספיק טוב וגורם לאנשים לא לרצות לרכוש מהאינטרנט, כי הם לא יודעים אם הם יוכלו להחזיר את המוצר שקנו, כמו שאפשר בחנויות פיזיות. עד כאן הצגת הקושי.

ההרצאה המשיכה עם הפתרון שהחברה יצרה – מכונת החזרות אוטומטית. הוא גם הציג מחקרים שמראים ששיפור השירות מגביר את המכירות בכ-300% והסביר להם איך לעשות זאת. כלומר, הוא הגיש להם את התועלת.

החלק הזה כולל גם הסתכלות מעניינת על הנושא, כזו שפותחת את הראש ומשנה את החשיבה של הקהל לגבי הסוגיה המדוברת. על סעיף זה מבוסס פורמט ההרצאות המצליח של TED, שבו מפיצים הדוברים רעיונות חדשים תוך הסתכלות אחרת על המצב.

כאן ראוי לציין מקרה שבו נשכרתי לעבוד עם האחות הראשית של אחת מהמחלקות החשובות בבית חולים בצפון, לקראת הרצאתה שיועדה לרופאים מחברת תרופות גדולה. עקב חיסיון על החומרים והנושאים, כל מה שאני יכולה לכתוב הוא שמעבר לעניין הרפואי, לדוברת היה חשוב להסביר מניעים ציוניים ואנושיים שמעורבים בעבודתה ובעבודת המחלקה.

הפאנץ' היה שבעזרת העבודה הרפואית שלה ושל אנשי צוותה היה מעין איחוד לבבות מול אויבים מרים. דווקא אספקט זה תפס הכי הרבה את הרופאים השומעים ובמקום שעה של פרזנטציה התקיימה שיחה בין המרצה לקהל, שבה הועלו סוגיות אנושיות רבות. בסופו של דבר, היא ארכה כפול בזמן – שעתיים. בסיום היא הוזמנה להרצות גם מול קבוצת רופאים אחרת.

העקרון השלישי

מדובר ביכולת לזקק באופן הממוקד ביותר את הטיעון שלכם. בדרך כלל, הטיעון העיקרי של חברה הוא שהמוצר שלה יכול לקחת את הלקוח מנקודה א' לנקודה ב'. ליבת ההרצאה שלכם, כלומר – המסרים העיקריים והחלק הכי חשוב בפרזנטציה, חייבת להראות את מיצוי התהליך שאתם יודעים לעשות עבור לקוחותיכם.

הדוגמה הכי טובה שיש ברשותי לכך היא עבודה שביצעתי עם סמנכ"לית מכירות של חברת Big Data. ביחד התחבטנו איך היא תוכל, בפרזנטציה של רבע שעה בכנס של איגוד השיווק, להראות ללקוחות הפוטנציאליים שלה מה החברה יודעת לעשות.

זיקקתי אתה את התהליך לארבעה שלבים פשוטים, שאותם היא הצליחה להציג בקלות במסגרת הזמן הקצרה שעמדה לרשותה. כך, היא הצליחה להראות איך החברה יודעת לקחת נתונים אבודים של כניסות לאתרים ללא השארת פרטים, דרך קמפיין מתוזמן וכתוב היטב, ולייצר תוצאות פנומנליות: 9% מהלקוחות רכשו, מתוך 98% נטישה באתרים של חברות ענק.

כאשר השירות מוצג בצורה כה בהירה וברורה, לקוחות יכולים להבין בקלות איך הפתרון שאתם מציעים מביא אותם מנקודה א' לנקודה ב'. לראייה, אותה סמנכ"לית הצליחה להשיג לעצמה, באמצעות ההרצאה, פגישות עם לקוחות פוטנציאליים, על מנת לנסות ולסגור עסקות בשווי של עשרות ומאות אלפי שקלים.

העקרון הרביעי

בסיום ההרצאה, עליכם להדגיש את התובנות המרכזיות ולסכם בקצרה את הדרך שעשיתם עם הקהל שלכם במרוצת התהליך. "אז ראינו ש…" ו-"למדנו ש…" הם ביטויים שכיחים למדי בשלב זה – שהוא קריטי לסגירה עם הלקוח ולהנעתו לפעולה.

רוצים לבחון האם הפרזנטציה שלכם יכולה להפוך לאפקטיבית? אתם מוזמנים להיכנס לכאן.