כיצד נגרום לכך שחיי העבודה יהיו דומים ככל שניתן לחיים האמיתיים?

בסוף יום עבודה, עם שובינו הביתה, אנו נוהגים להתעניין בקורות היום של בן או בת הזוג שלנו. לרוב, אנו מתמקדים באתגרים ובמחלוקות  ורק לעיתים רחוקות מציינים כי היום היה יום מצוין  בעבודה. הנטיה הזאת וודאי קשורה למין האנושי בכלל אבל אולי גם לעובדה שההתנהלות היומיומית בארגון, במיוחד כאשר מדובר בארגון גדול, יכולה להיות מאד מתישה. מדוע שלא נוכל לעדכן נהלים ותהליכים באותה הקלות בה אנו מעדכנים את  רשימת הקניות שלנו בשירות המשלוחים של הסופר? מדוע שנמצא את עצמינו עומדים מחוץ לחדר הישיבות ומתווכחים עם הקולגות מי הזמין את חדר הישיבות לשעה היעודה?

האמת היא שאצלנו בארגון זה לא קורה וגם בארגון שלכם ניתן להימנע מכך, אז איך עושים את זה? בשנים האחרונות כבר התרגלנו לחווית מובייל נהדרת, בכל הנוגע לקניות, קשרים חברתיים, שירותי בנקאות וכדומה אולם בעולם העבודה חווית  מובייל פשוטה, קלה ואינטואיטיבית  עדין בחיתוליה, אם בכלל.  למה בעצם? עם קצת מודעות של הארגון לנושא הרי שניתן היום לבצע אוטומציה של תהליכי עבודה מורכבים ומייגעים ולהפוך אותם לפשוטים וקלים לביצוע, מכל מקום ובכל שעה. ארגונים שיאמצו אפליקציות מובייל ידידותיות לניהול תהליכים ארגוניים יאפשרו לעובדים שלהם  להשלים את משימות היומיום בעבודה כמו למשל, לפתוח קריאות חדשות במחלקת משאבי אנוש, לחפש מידע בלוח השנה או להזמין מחשב חדש, מדפסת או סתם סט עטים – מכף היד שלהם, בזריזות ובנוחות. שימוש ביישומים המובנים במובייל כמו מצלמה, GPS, מיקרופון, סורק קוד QR וכו' רק יסייעו בביצוע המשימות וביצירת חווית משתמש בלתי נשכחת.

נתחיל בגיוס

אף פעם לא קל להתחיל עבודה חדשה. הימים הראשונים בעבודה כרוכים בהרבה בירוקרטיה, קבלת  מחשב מן ה- IT, בירור זכויות מול משאבי אנוש, קבלת שולחן עבודה מהרכש ועוד – כל התהליך הזה יכול לגזול זמן רב, להיות מסובך ואף לתסכל. אך כל זה יכול להימנע אם תשמשו באפליקציית מובייל לגיוס עובדים. אפליקציה כזאת תאפשר לעובד לא רק לבחור מחשב, אלא לבחור את התצורה בה הוא מעוניין לקבל את דך הבית שלו או  את גיליון השכר וכו'. האפליקציה תעבוד קשה, מאחורי הקלעים, ותייצר מימשקים בין ה-IT למשאבי אנוש, לכספים ולרכש, מבלי לערב את העובד בכך. הוא יקבל שירות מהיר, נוח והולם לצרכיו כאילו היה לקוח של הארגון ולא עובד שלו.

לקצר את הדרך עם סירי

באיזו תדירות אתם משתמשים בשירותיה האדיבים של סירי בחיי היומיום? האם אתם שואלים אותה גם שאלות הנוגעות לעבודה שלכם? כנראה שפחות אבל חשבו כמה יעיל זה יכול להיות.  לדוגמא, אם הבוסית מבקשת מכם דוח של  כל הקריאות שהתקבלו במחלקת התמיכה, רגע לפני שאתם נכנסים לפגישה חשובה –  פשוט הפעילו את סירי, בקשו ממנה לפתוח את  האפליקציה לניהול תהליכי עבודה וליצור  דוח אירועי תמיכה, בדרגת חשיבות יורדת,  מאז יום שני. עוד תוכלו להנחות את סירי לשלוח את  הדוח לבוסית ולדרוש בשלומה. זו תקבל את מבוקשה תוך דקות, באמצעות יישום פשוט, קל ומשנה משחק.

ה-IT משרת את הארגון

אפליקציה שתדע לקחת על עצמה לבצע את המשימות האוטומטיות של מחלקת ה-IT תפנה את עובדי המחלקה לעסוק במשימות מורכבות ואסטרטגיות יותר לארגון. יכולות של קול, סוכנים וירטואלים וטכנולוגיה של  הבנת שפה טבעית (NLU  ) יאפשרו לעובדים לבצע משימות בשירות עצמי מבלי להמתין לנותן שירות פנים ארגוני.

מערכות לניהול הכספים בארגון

תהליך סגירת חודש בארגון גדול הוא תהליך ארוך ומייגע.  מרבית מחלקות הכספים עדין מסתמכות על שיטות עבודה ידניות וכלי לגאסי שאינם מתקשרים זה עם זה. אפליקציה המותאמת למחלקת הכספים יכולה להפוך תהליכי עבודה מסורתיים לדיגיטליים וכך להפחית  את רמת הסיכונים הפיננסים, לשפר שביעות רצון של צוותי העבודה ולהאיץ את תהליך סגירת הרבעון. חברת PayPal כבר אימצה אפליקציה כזאת וביצועי המחלקה הפיננסית התייעלו פלאים.

רגעים גדולים בעבודה לא חייבים להיות נדירים כל כך. החוויה שאנו חויים במהלך יום עבודה צריכה להיות זהה לזו שאנו חווים כצרכנים או כאזרחים. הטכנולוגיה כבר כאן – כך שעם קצת מודעות זה יקרה בקרוב.

הכותבת היא המנהלת האזורית של ServiceNow בישראל.