למה כמעט מחצית מהארגונים נכשלים בניהול המידע?

סקר מקיף שערכה לאחרונה האגודה לניהול מידע (AIIM) חושף כי ארגונים רבים מתקשים מאוד ביצירה, לכידה ושיתוף של מידע ארגוני כגון הודעות דוא"ל ומסמכים. משתתפי הסקר, מנהלים בכירים במגוון תפקידים, התבקשו להעריך באיזו מידה הם חשים כי האסטרטגיה של ניהול המידע בארגונם מותאמת לאסטרטגיה העסקית. הציון הממוצע שהעניקו לארגונים שלהם היה 'C-', השקול לציון 70 מתוך 100.

מאז פרוץ הקורונה, וככול שיותר אנשים עובדים מהבית, הרבה יותר מידע ארגוני מתפזר בקבצים המצורפים לדוא"ל ובמסמכים הפזורים במיקומים שונים. לא מפתיע לגלות כי רק אחד מכל שלושה ארגונים שהשתתפו בסקר, חש שהיה מוכן לעבודה מרחוק לפני שפרצה הקורונה.

ארגונים פשוט לא היו ערוכים כראוי לעבודה דיגיטלית מלאה

הסקר מחזק את ההנחה כי ארגונים פשוט לא היו ערוכים כראוי לעבודה דיגיטלית מלאה, וכמויות המידע שהלכו וגדלו מאז רק הגבירו את העומס על תשתיות המידע הקיימות שלהם. יחד עם זאת, צריך להבין כי שיטפון המידע לא צפוי להאט בזמן הקרוב. הסקר מצא כי ארגונים צופים שנפח המידע שלהם ייגדל פי 4.5 בממוצע בשנתיים הקרובות, וכי 57% מהמידע הזה יהיה בלתי-מובנה, כולל מיילים ומסמכים מסוגים שונים.

חלק מהארגונים הצליחו לבצע את ההתאמות הדרושות, אך רבים אחרים מפגרים מאחור. במאמר שפורסם ב-Harvard Business Review נטען כי פער הפריון בין "הארגונים הטובים ביותר לכל השאר" התרחב משמעותית במהלך הקורונה. הכותבים מסבירים כי "החברות הטובות ביותר – אלה שכבר לפני המגפה היו יעילות בניהול הזמן, הכישרון והאנרגיה של הצוותים שלהן – שיפרו את הפרודוקטיביות שלהן ב-5% עד 8% במהלך 12 החודשים האחרונים". נראה כי לכל השאר יש הרבה עבודה לעשות כדי להשלים את הפער, אבל מאיפה מתחילים?

לנהל את המידע והנתונים בצורה אחרת ממה שידענו. אילוסטרציה: Bigstock

על פי סקר AIIM, שני אתגרי המידע החשובים ביותר לארגונים הם "דיגיטציה, אוטומציה ואינטגרציה של תהליכים" (25% תיארו זאת כאתגר העיקרי), ומיד אחריו דורג האתגר של "ניהול המידע לאורך מחזור החיים שלו" (24%). תשובות אלה היו עקביות מאוד בקרב נשאלים מתפקידים שונים.

כדי להתמודד עם האתגרים הללו ואחרים, מחברי הדו"ח מספקים שש המלצות למנהלי מערכות מידע:

הבינו כי אנחנו בעסקי השיבושים – בגלל שהיא כרוכה בעבותות לאנשים ולדרך בה הם עובדים, טכנולוגיית ניהול מידע היא למעשה הטכנולוגיה המשבשת ביותר שאפשר ליישם בארגון.

חשבו בצורה אסטרטגית על קצב השינוי – כדאי לקחת אוויר ולעשות סקירה מעמיקה של המצב הקיים, לפני שמתחילים לנוע קדימה במלוא הקיטור.

מוטב להיכשל מהר, אבל ממש מהר – אם מנהל או אסטרטגיה או פתרון כלשהו נכשל, חשוב מאוד להודות בכך, להחליף את מי או מה שלא עובד, ולהמשיך הלאה במהירות.

הגיעו למשתמשים שלכם היכן שהם נמצאים – שאל את המשתמשים כיצד הם משתמשים במערכות המידע שלך, כיצד הם מאחסנים את הנתונים שלהם, ומה נקודות הכאב שהם חווים.

חדדו את "פיץ' המעלית" הפנים-ארגוני שלכם – התייחסו לכל הנושא של ניהול המידע כאנשי מכירות, והיו מוכנים תמיד להסביר למנכ"ל מה אתם עושים ועד כמה זה חשוב לארגון.

אל תזלזל בכוחו של מושב בשולחן ההנהלה – מנהל המידע צריך לקחת חלק בתהליך בחירת הספקים של הארגון, כדי שיוכל להעריך כל מוצר ולהבין בדיוק באיזה סוגי מידע המוצר הזה הולך לגעת, לנהל, להשתמש ולאחסן.

חדשות טובות למנמ"רים

החדשות הטובות עבור מנהלי מערכות מידע זה שיש פתרונות טכנולוגיים ומבוססי ענן, אשר ניתנים ליישום מהיר ויכולים לעזור לכל מנמ"ר להתמודד עם אתגרי ניהול המידע הקשים ביותר. בעזרתם ניתן "להגיע למשתמשים היכן שהם נמצאים", לאחד עבורם את כל היישומים החשובים (כגון דוא"ל, תיקיות קבצים, צ'אטים) לסרגל יחיד וקל לשימוש, וכן לשמור, לסווג, ולשתף פריטי מידע מכל הסוגים בלחיצת עכבר מהמסך הראשי.

מנמ"רים שישכילו לאמץ את הגישה הנכונה והכלים המתאימים, יוכלו לעבור במהירות מציון נמוך של 'C-' לרמה של 'A+' ולהציג ערך מוכח להנהלת הארגון למרות, ואולי בגלל, המעבר לעבודה מרחוק שהואץ מאז פרוץ הקורונה.

הכותב הוא מייסד-שותף וסמנכ"ל מוצרים ב-harmon.ie, חברת צמיחה ישראלית המפתחת מוצרים ושירותי תוכנה לשיפור הפרודוקטיביות הארגונית בסביבת העבודה הדיגיטלית