חמישה צעדים להגדלת היעילות התפעולית

אתחיל מהסוף: כל ארגון בכל תחום שואף להיות יעיל ולנצל את משאביו בחוכמה כדי לעמוד במטרות שהציב לעצמו. בתעשיית ההיי-טק המשוואה מורכבת למדי, משום שלא תמיד ניתן למדוד את גודל ההשקעה בטווח זמן ריאלי. זאת בדיוק הסיבה שכל ארגון בתעשייה חייב לבצע תהליך של ארגון ושיטות (או"ש).

מי שלא מכיר את המונח הזה – זה הזמן. או"ש הוא מודל של תוכנית שבבסיסו הרצון לשפר את התהליכים הארגוניים, והוא כולל בחינה שיטתית של המבנה הארגוני, יעדיו, משאביו, נכסיו הפיזיים והרוחניים, עובדיו וכל מה שמשפיע עליו בדרך למטרות שהוא הציב לעצמו. התהליך עצמו כולל חמישה שלבים כרונולוגיים, שכל אחד מהם הוא בעל השפעה על החוסן והיכולת של כל ארגון לרשום "וי" בסעיף ההצלחה.

מיפוי התהליכים הקיימים
התשתית של האו"ש היא, בראש ובראשונה, מיפוי פרטני ומדויק של התהליכים הקיימים בכל חטיבות ומחלקות הארגון. מטרת המיפוי היא להבטיח שימוש יעיל במיוחד בכל המשאבים השונים העומדים לרשות הארגון, והוא כולל חקר ביצועים, תצפיות ומדידות, איתור ליקויים וחסמים, וגיבוש המלצות לדרג הניהולי.

ניתוח המצב הקיים וזיהוי חסמים ונקודות תורפה
בשלב הזה, כל המידע שנאסף בשלב המיפוי יעבור ניתוח מקצועי של תהליכי העבודה הקיימים. דגש רב יושם על אפיון צרכי הארגון, על זיהוי גורמים מעכבים וחוסמים שמונעים את מימוש חלק או כלל התוכנית, ואף משבשים את ההתנהלות השוטפת. הניתוח יבוצע ברמה יסודית ופרטנית לכל תחום, מחלקה וממשק.

הגדרת התהליכים הנדרשים, מדדים ויעדים
אחרי שלב ניתוח המצב הקיים ניתן להמשיך לשלב המשמעותי הבא: הגדרה מדויקת של התהליכים הנדרשים ושל היעדים, והצבת מדדים להצלחה. שלב זה מחייב בחינה והשוואה למדדי איכות קודמים וניתוח המשתנים הקיימים בכל ארגון. מציאת פתרונות חדשים מחייבת אף היא חשיבה יצירתית רוחבית ולעתים חישוב מחדש של החזר ההשקעה (ה-ROI).

סיכום העבודה וקבלת החלטות קונקרטיות
בתום שלב המחקרים והבדיקות מתבצע סיכום שמציג את כל שלבי העבודה שבוצעה, מסקנות מפורטות והמלצות קונקרטיות לארגון כיצד לפעול כדי לשדרג את ההתנהלות. שלב זה כולל את סקירת המסמך, הצבעה על צרכים מובהקים וזיהוי הזדמנויות, וקבלת החלטות על ידי הדרג הניהולי.

הטמעה ויישום
שלב אופרטיבי זה מתבצע תוך ליווי ושיתוף פעולה צמוד ומתמשך עם הגורמים הרלוונטיים בארגון ליישום אותן הצעות שהתקבלו, עד להטמעתם המוצלחת של השינויים השונים. בחלק מהמקרים, היישום מתבצע באופן המשלב אבחון, מעקב ודיונים לקבלת סקירת השינויים והשפעתם תוך כדי הטמעת היישום הראשוני. תהליך ההטמעה יכול לכלול הצגה ויישום של טכניקות ופעולות חדשות, כמו גם טכנולוגיות וציוד חדשים, וכתוצאה מכך תפוקה גבוהה יותר.

הכותבת היא מייסדת מרקטינג סולושנס.