מהם סודות ההצלחה באוטומציה של תהליכים עסקיים?

אחד האתגרים המרכזיים ביישום, אימוץ והטמעה של טכנולוגיות אוטומציה כגון רובוטיקה ממוחשבת נמצא ברצון של ארגונים להשיג את התוצאות המקסימליות מהשקעתם בטכנולוגיות שתפקידן לייעל ולשפר את האופרציה הארגונית. מתוך אתגרים אלה נולדו אסטרטגיות אימוץ והטמעה שאמורות להבטיח את הצלחת היישום ואת תרומתו לארגון. אחת מאותן אסטרטגיות מתייחסת לשלוש נקודות בזמן: לפני היישום, בתחילתו ובמהלכו. אסטרטגיה זו נקראת בפי רבים: Think Big, Start Small and Scale fast. או, בעברית: לחשוב בגדול, להתחיל בקטן ולגדול מהר.

כיום, ארגונים רבים מחפשים לבצע שינויים מהותיים שיאפשרו להם ליצור תהליכים דיגיטליים מלאים על מנת לצמצם שגיאות ולייעל את הפעילות הארגונית מסביב לתהליכים עסקיים אלה. על פי מחקר של מק'ינזי, כמעט מחצית מהפעילות השוטפת שארגונים מבצעים עשויה להיות אוטומטית – כך שסך הפוטנציאל עומד על קרוב ל-16 טריליון דולר בזמן עבודה המתורגם לכסף.

עוד במחקר זה נאמר כי השימוש בכלים אוטומטיים ורובוטיים הרבה יותר ישנה מקומות עבודה מאשר יחסל אותם. מחקר מקיף זה מעלה שפוטנציאל האוטומציה בענפים השונים נע בין 27% ל-73%.

אוטומציה, ובפרט רובוטיקה ממוחשבת, יכולה לספק לארגונים יתרונות רבים, כגון יעילות תהליכית ואופרטיבית, חוויית לקוח ועובד טובה יותר, הפחתת עבודה ידנית וכתוצאה מכך גם הגדלה משמעותית בהכנסות

האתגרים באימוץ כלי אוטומציה

חברות רבות כבר נהנות מהיתרונות של הטמעת כלי אוטומציה כגון רובוטיקה ממוחשבת, אך מעטות החברות שרואות את התרומה הכלל ארגונית של הטמעת טכנולוגיות אלה. הסיבה לכך היא גורמים מגבילים, שקשורים לכוח העבודה ולכישורים הנדרשים על מנת לתפעל ולאמץ את הטכנולוגיות הללו.

לא פעם אנחנו נתקלים בארגונים שמתחילים לאמץ טכנולוגיות אוטומציה על ידי צוות פונקציונלי קטן ומצומצם, על מנת לייעל תהליך אחד או שניים בפעילות העסקית הקשורה לתחום ספציפי. הבעיה הנוצרת מכך היא שרמת הקרבה של הצוות לתהליכים העסקיים עלולה להוות מכשול בראייה הכללית ובבניית אסטרטגיית התרחבות שיכולה לרתום ולסייע לחלקים אחרים בארגון. זהו המקום שבו יתרונה של טכנולוגיית האוטומציה צונח משמעותית.

אתגרים נוספים שאיתם מתמודדים ארגונים במסע שלהם לעבר אוטומציה הינם:

• העדר סנכרון ושיתוף פעולה בין הצד העסקי ל-IT, שיוצר עיכובים או התעלמות מהזדמנויות למיכון תהליכים, שיכולה להיות להם השפעה רחבה יותר על הארגון.
• בחירת הטכנולוגיה הנכונה ושילוב המערכות והכלים הנכונים לפתרון בעיה.
• העדר יכולת הסתכלות Top Down (מלמעלה למטה), שעלול להוביל לראייה צרה של הבעיה או האתגר העסקי והטכנולוגי, ולמנוע מארגונים לראות את התמונה הגדולה.
• הגבלת חזון הטמעת הטכנולוגיה למונחי חסכון בעלויות ולא למונחי ערך – מה שעלול למנוע הבנה של הערך המוסף שמגיע מיישום ומהטמעה של מוצרים אלה: שביעות רצון העובדים, שביעות רצון הלקוח, מצוינות תפעולית ועוד.

אחד האמצעים להתמודדות עם אתגרים אלה הוא הקמה של מרכז מצוינות (Center of Excellence) – פונקציה ארגונית שמטרתה היא לקלוט ולאסוף את הדרישות העסקיות, לזהות את התהליכים הנכונים לאוטומציה בכלים השונים, לעצב ולפתח את היישומים השונים, לתחזק את הקיים ולפקח על הרחבת הטכנולוגיה בתוך הארגון, לשמש כמרכז ידע למיומנויות ולסטנדרטים הארגוניים ולספק תובנות על טיב הפעלת הטכנולוגיה תוך מקסום התשואה של ההשקעה בטכנולוגיות אלה.

לסיכום, טרנספורמציה עסקית ודיגיטלית דורשת מאמץ, השקעה וחשיבה מראש, אך הערך שניתן להפיק ממנה עשוי להיות משמעותי אם נוקטים בגישה הנכונה לכל ארגון. אוטומציה, ובפרט רובוטיקה ממוחשבת, יכולה לספק לארגונים יתרונות רבים, כגון יעילות תהליכית ואופרטיבית, חוויית לקוח ועובד טובה יותר, הפחתת עבודה ידנית וכתוצאה מכך גם הגדלה משמעותית בהכנסות.

הכותב הוא מנכ"ל אזור אגן הים התיכון בחברת הייעוץ ABP.