מהו הקריטריון החשוב ביותר לבחירת מערכת ERP בענן?

בחירת מערכת ERP תמיד היוותה אירוע משמעותי לארגון. בשנים האחרונות מציעים רוב יצרני ה-ERP פתרונות ענן, בהדגשת יתרונות כאלה ואחרים. היצע רחב זה עשוי לגרום ללקוח הפוטנציאלי בלבול רב וקושי לבחור את המערכת המתאימה ביותר עבור ארגונו. במאמר זה אעסוק באחד הקריטריונים החשובים ביותר בתהליך הבחירה.

מאז ומתמיד היה נהוג ליישם בארגונים מערכות ERP בהתקנה מקומית (און-פרמיס). מערכות אלה ניתנות להתאמה ברמת דיוק גבוהה יחסית לצרכי הארגון. הדבר אפשר לארגון לבחור מערכת גנרית כלשהי, לפתחה ולהתאימה בהתאם לצרכיו. אופן פעולה זה גרר ארגונים להשקעת משאבים רבים במרוצת השנים, לטובת התאמת המערכת לצרכי הארגון. אי לכך, לא נדיר לראות בארגונים מסדר גודל בינוני ומעלה כמה משרות פיתוח ERP.

בשנים האחרונות, עם התרחבות האימוץ של מערכות ERP בענן, נחשפים הלקוחות למערכות ERP בענן "אמיתי" (בשונה ממערכת שמותקנות באחסון בענן). הכוונה היא לפתרון ERP שמסופק בשיטת Multi-Tenant (ריבוי דיירים). בשיטה זו יש חשיבות גבוהה לכך שליבת המערכת של ה-"דיירים" תהיה זהה, מכיוון שלאחר שהיצרן מבצע עדכוני גרסאות, לא ניתן לעדכן גרסה ייחודית לדייר ששינה את ליבת המערכת.

עקב החשיבות בזהות ליבת המערכת של הדיירים השונים, כל יצרני ה-ERP בענן לקחו על עצמם את האחריות על פיתוחה של זו. במידה שמיישם רוצה לפתח תהליך עסקי ייעודי עבור הלקוח שלו, הוא צריך לפתח אותו בכלי הרחבה שמספק יצרן ה-ERP. התהליך העסקי שפותח עבור הלקוח לא מהווה חלק מליבת ה-ERP, אלא מתחבר לליבה ומנוהל בנפרד. משמע, בכל פעם שהיצרן יעדכן גרסה, הגרסה תשתנה תוך שמירת עצמאות התהליך הייעודי שנבנה עבור הלקוח.

לכן, כאשר בוחרים מערכת ענן נדרש לתכנן את היישום בקפידה על מנת שלא לייצר קוד גדול מדי לתחזוק.

חופש פעולה צר יותר – לאו דווקא חסרון

לעתים, במבט ראשון נראה שחופש הפעולה הצר יותר הוא חסרון. אני חושב שההיפך הוא הנכון, מכיוון שכעת, כל התוספות מבוצעות על חשבון היצרן ולא על חשבון הלקוח, ובנוסף נהנים מעדכוני גרסה תכופים, מהירים, ללא הוצאה נוספת וללא זמני השבתה כמעט. בנוסף, הארגון תמיד יהיה בחזית הפתרונות הפונקציונאליים והטכנלוגיים, מצויד בגרסה העדכנית ביותר. אם כך, כאשר ארגון רוצה לבחור את המערכת בענן המתאימה ביותר עבורו, כדאי שיבחר מערכת שנבנתה מראש עבור הענף שבו הוא פועל.

לדוגמה, יצרן מוצרי אלקטרוניקה שונה מאוד מיצרן מזון, יש לו טרמינולוגיה משלו, תהליכים ייחודיים וניואנסים שונים. אין יצרן בענף אחד דומה לירן בענף אחר. לעומת זאת, באותה התעשייה, תהליכי העבודה יהיו זהים כמעט לגמרי לרוב הלקוחות. לכן, אי אפשר להפריז בחשיבות של בחירת מערכת ורטיקלית, כזו שתהליכי העבודה המיטביים של התעשייה הספציפית כבר מוטמעים בה.

הצלחה בפרויקט יישום בענן מחייבת את הלקוח בבחירה מוקפדת של מערכת שתואמת ככל האפשר את הענף שבו פועל הלקוח

בחזרה ליצרן האלקטרוניקה: ברגע שהוא יבחר מערכת שמתאימה ופותחה עבור יצרני אלקטרוניקה, כך רמת ההתאמה של ליבת הפתרון תהיה מקסימלית וכך הוא יוכל ליהנות ממאות ואלפי תהליכי עבודה Best Practices שהמערכת מספקת לו מחוץ לקופסה, ללא צורך בביצוע התאמות.

האחידות בין הטרמינולוגיה של הענף, המערכת ומומחי התוכן מפשטת את תהליך הפרויקט ואין צורך לפתח תהליכים ייעודיים עבור הארגון. רוב התהליכים כבר שם, נדרש רק ליישם אותם.

בפעולה על פי השיטה שציינתי, הלקוח מעביר את אחריות הפיתוח ליצרן ולא נדרש לרתק משאבים רבים לאורך שנים (עלות בעלות כוללת – TCO) על מנת לפתח את המערכת על חשבונו.

לסיכום, אחזור על המסר שלפיו הצלחה בפרויקט יישום בענן מחייבת את הלקוח בבחירה מוקפדת של מערכת שתואמת ככל האפשר את הענף שבו פועל הלקוח.

הכותב הינו סמנכ"ל המכירות של אינטנטיה, שמיישמת את מערכת Infor ERP ל-ורטיקלים.