מסכי וידיאו בחדרי הישיבות – כל מה שאתם צריכים לדעת

חדר ישיבות עם מסך וידיאו אחד. צילום: חיים כהן

חדרי ישיבות בארגונים הם מרחבים ציבוריים בעלי שימושים מגוונים. הם משמשים כמקום מפגש, הם יכולים לשמש להצגת מצגות מקומיות ממחשב נייד/אורח או ממחשב קבוע של הארגון; הם משמשים גם מקום לקיום שיחות ועידה בווידיאו בשילוב ושיתוף תכנים; לעיתים מדובר בחללים ייעודים המשמשים גם כחדר רב תכליתי, לרבות שימושים נוספים כגון חדרי הרצאות, כיתת לימוד ועד אודיטוריום.

לפני תקופת הקורונה נהוג היה להתקין בחדרי הישיבות שני מסכים בחזית חדר הווידיאו. כך, במסך אחד היו מופיעים האנשים המשתתפים בשיחה (הצד המרוחק) ובמסך השני הוצג התוכן המשותף: מצגות, קבצי אקסל ועוד. 

מגיפת הקורונה האיצה באופן משמעותי את השימוש ביישומי שיחות הווידיאו. כיום שיחות וידיאו מתקיימות על בסיס יומיומי וביצוע שיחת וידיאו הפך להיות פשוט מאוד להפעלה, כמעט כמו לשלוח מייל. שיחות הווידיאו מתקיימות בכל הארגונים, לאורך כל שעות היום, מקשת של אביזרים שונים: מהמחשב הנייד, מהטלפון הנייד ומהתקני קצה בגדלים שונים המיועדים לחדרי ישיבות בגדלים שונים.

במקרים בהם החלל גדול מאוד, או שמרחק הצפייה ארוך או רחב, ניתן להתקין מסך מרכזי גדול מאוד וזוג מסכים — אחד מכל צד, שלרוב יציגו את אותו תוכן. אפשרות נוספת, כאשר ישנו חדר ארוך, היא להתקין מסך מרכזי על הצלע הקצרה של החדר, ועוד שני מסכים בצלעות הארוכות, כך שלמשתמשים יהיה נוח לצפות בתכנים

בכמה מסכים מומלץ לצייד את חדר הישיבות?

אם כך, מהם השיקולים בבחירת כמות המסכים לחדרי ישיבות? האם יש להישאר בתפישה שרווחה לפני הקורונה לפיה מומלץ להצטייד בשני מסכים בחזית חדר הישיבות כאשר במסך אחד רואים את הצד המרוחק ובמסך השני את התכנים, או שאולי עדיף להתקין מסך גדול ובודד ולראות את התמונה בפיצול שמספק ענן הווידיאו? או שבכלל עדיף שלושה מסכים? והאם התשובה היא חד-ערכית לכל הארגונים?

ישנם גורמים שונים המשפיעים על בחירת המסכים וגודלם: למשל מרחק התצוגה, מהו המיקום של הצופה הקרוב ביותר, מהו המיקום של הצופה הרחוק ביותר, בהירות המסך/עוצמת ההארה של המסך, האם הצופה עלול לסבול מהשתקפות של תאורה או ממקור אור שמגיע מחלון חיצוני? מהי תדירות הפעלתו של המסך, מהי הפיזיקה של החלל — חדר קטן, בינוני או גדול, חדר ארוך, רחב , טרפזי, ומה גובה התקרה בחלל? כל אלו הם משתנים שיש לקחת בחשבון בעת קבלת ההחלטה.

חדר ישיבות עם מסך אחד מרכזי. צילום: חיים כהן

גורם נוסף חשוב שמשפיע הוא שירות ענני וידיאו. ארבעת העננים העיקריים הפעילים ביותר בישראל הם: סיסקו עם Cisco Webex, מיקרוסופט עם Microsoft Teams, זום (Zoom) ו-Google Meet של גוגל — חברות אלו השכילו לפתח תוכנה ייעודית שרצה על חומרות של יצרני התקני וידיאו. בין יצרני החומרה ניתן למצוא את HP-Poly, Cisco Logitech ,Crestron ,Yealink ,Neat ,Kramer, Jabra — יצרנים אלו הוציאו לשוק מגוון רחב של התקני קצה, אשר מתאימים לחללים שונים. חלקם מריצים את מערכת ההפעלה חלונות, חלקם אנדרואיד וחלקם הוציאו קווי מוצרים שונים לשתי מערכות ההפעלה.

ישנם ארגונים אשר אימצו מדיניות ברורה לפיה שיחות וידיאו המתקיימות באמצעות ענן בודד מטעמים שונים. בין השיקולים שהביאו להחלטה זו ניתן למצוא שיקולי מדיניות אבטחת מידע, שיקולי סטנדרט ארגוני עולמי ורצון לשמור על חוויה אחידה. בדרך כלל מדובר בחברות גדולות מאוד, לרוב חברות רב-לאומיות, בנקים וארגוני אנטרפרייז. ארגונים אלו יתקינו לרוב שני מסכים, ומערכת וידיאו שמגיעה עם תוכנה ייעודית של אחד העננים, שהוגדר מראש על ידי מנהלי ה-IT של הארגון. אם רוצים לשמר יכולות נוספות באופן מצרפי, ולשמר קלות הפעלה, כדאי לשקול להתקין מסך בודד גדול יותר ולשמר את קשב המצגות במרכז החלל.

מהו מודל BYOD?

עם זאת, מרבית הארגונים רוצים לשמר יכולת של התחברות לכמה שירותי ענן בו-זמנית. ארגונים אלו נמצאים בקשר וידיאו עם לקוחות שונים ומגוונים, ספקים, ויועצים שונים, שיחות פנים-ארגוניות עם או בלי גורמים חיצוניים, כלומר קשר 360 מעלות, זה מצריך גמישות רבה יותר. במקרים רבים המשתמשים מגיעים עם המחשב הנייד שלהם (שלרוב יש לו יציאת מסך בודדת) אל חדר ישיבות, במטרה לשקף את שיחת הווידיאו שרצה על המחשב שלהם אל וידיאו בר המותקן בחדר — מודל זה נקרא BYOD או BYOC, כלומר Bring Your Own Device/Computer – "הביאו את ההתקן שלכם".

במקרים כאלו, אם מנהלי ה-IT בארגון רוצים לשמור על פשטות הפעלה, על חוויה אחידה לא משנה מאיזה ענן, ועל מדיניות של BYOD, מומלץ להתקין מסך בודד שעליו תוצג שיחת הווידיאו. במקרים כאלו מומלץ להתקין מסך גדול במרכז ולא בצד. מסך בודד וגדול מסייע לשמור על מיקוד הצפייה ומרכז הקשב במצגות מקומיות עם שיחות וידיאו וגם ללא שיחות וידיאו. מודל זה יחסוך כסף לארגון וגם יקל באופן משמעותי על ה-IT, שכן החוויה תהיה אחידה, לא משנה באיזה ענן יבחר המשתמש להריץ את שיחת הווידיאו. גודל המסך הרצוי ייבחר לפי מרחק. מומלץ לרכוש מסך גדול במידה אחת או שתיים, זאת אם התקציב ו/או המרחב של החדר מאפשרים זאת. כמו כן, רצוי להתקין מסך מסדרה מקצועית ולא מסך טלוויזיה ביתית, שכן עוצמה ההארה של מסך ביתי נמוכה יותר, והוא אינו מיועד לעבודה אינטנסיבית של שעות מרובות.

מתי מומלץ להתקין שני מסכים? כאשר הארגון מגדיר מדיניות ברורה והמשתמש אינו חייב להגיע עם מחשב  לשיחת וידיאו. במקרה זה מערכת החדר תותקן עם תוכנה שמריצה את הענן הייעודי בפורמט של ענן הווידיאו הנבחר ותבוצע קונפיגורציה של החדר בעת ההתקנה. במצב כזה נצפה במסך אחד בצד המרוחק ובמסך השני נצפה בצד המקומי או בתכנים. הצטרפות לשיחה היא באמצעות מסך השליטה של התקן הווידיאו.

אולם עם שלושה מסכים. צילום: חיים כהן

מתי מומלץ להתקין שלישיית מסכים? במקרים בהם החלל גדול מאוד, או שמרחק הצפייה ארוך או רחב, ניתן להתקין מסך מרכזי גדול מאוד וזוג מסכים — אחד מכל צד, שלרוב יציגו את אותו תוכן. אפשרות נוספת, כאשר ישנו חדר ארוך, היא להתקין מסך מרכזי על הצלע הקצרה של החדר, ועוד שני מסכים בצלעות הארוכות, כך שלמשתמשים יהיה נוח לצפות בתכנים. גם בכיתות הדרכה באודיטוריומים נדרשים שלושה מסכים או יותר — עבור הקהל ובזווית הפוכה עבור המרצה.

קבוצת מסכים מתאים להתקין בחדרי בקרה, בחדר מצב, בחדרי מסחר פיננסים וכן במוקדי ביטחון. בסביבות אלו נדרש להציג ולצפות במקורות שונים בו-זמנית, לקבל החלטות מהירות ולעיתים לנהל שיחות וידיאו תוך כדי האירוע. זאת על מנת לקבל החלטות מהירות, כאשר כל המידע פרוס למקבלי ההחלטות. בחדר בקרה שבינת תקשורת מחשבים הקימה לאחרונה עבור חברת פיליפס (Philips), למשל, יש קבוצת מסכים שמאפשרת לעקוב אחרי כל תאי הייצור, לנהל ולפקח עליהם.

לסיכום, לפני שבוחרים אם להתקין בחדר הישיבות מסך אחד, שניים או שלושה, ישנה כמובן חשיבות רבה לחשיבה מקדימה ולהבנת הצרכים והדרישות השונות של הארגון. שיחות וידיאו, כאמור, הפכו לחלק בלתי נפרד משגרת העבודה שלנו ותפעולן הנכון יכול להשפיע רבות על הפרודוקטיביות של הארגון ועל הנוחות של כלל המשתתפים בשיחה.

הכותב הוא ארכיטקט מולטימדיה בבינת תקשורת מחשבים