איך לעשות יותר בפחות

זמנים קשים מחייבים מיקוד. הפיטורים והקיצוצים משתוללים בחוץ, ואפילו אם מערך ה-IT שלך יציב ויעיל – עדיין תתבקש לעשות יותר בפחות. אבל יש מספיק דברים שתוכל לעשות לפני שאתה מקבל את הטלפון מהבוס עם ההנחיה "קצץ". למשל: לערוך בדיקה של כל השירותים שאתה מקבל או נותן. כך, ודאי תמצא נכסים רבים בארגון שלא ידעת כלל על קיומם. רעיון נוסף הוא לעשות מעין "סדר פסח" של כל הלגאסי ומערכות ההפעלה בארגון. אולי אתה לא צריך הכל?

אין ארגון IT שלא צריך ניקוי אורוות. עכשיו – דווקא עכשיו – זו ההזדמנות שלך להוכיח להנהלה שלך שאתה יכול לחסוך כסף. תוכל לעשות זאת, בין היתר, על ידי שימוש בקוד פתוח, וירטואליזציה, מיחשוב ענן ו-SaaS. ככל שתלך למקומות רחוקים ונידחים יותר, כך הסיכויים שלך לחסוך גדלים.

עם תובנות כאלה, המוכרות כבר לכולנו, פותח המגזין CIO כתבה מיוחדת שהקדיש לשאלת מיליון הדולר המעסיקה כיום כל מנמ"ר: איך להמשיך לעשות יותר – כדי להמשיך ולקיים את הארגון, אך עם משאבים מוגבלים במקרה הטוב? במאמר מציע העיתון למנמ"רים צרור עצות שימושיות איך לשרוד בימים קשים אלו. כך, ההמלצה הראשונה היא "היה כן עם עצמך – שים את כל הקלפים על השולחן ומפה את כל המשאבים שלך. שים בצד את כל המשאבים שהארגון לא יוכל לתפקד בלעדיהם – כאלה שאם תסגור אותם, האורות יכבו". זה נשמע מאוד פשוט, מודים כותבי המאמר, אבל במציאות – זה מאוד קשה.

כאשר מדובר בכוח אדם, סוג של מיקור חוץ, חשובה שקיפות והידברות עם כל הגורמים. כולנו יודעים, אומרים כותבי המאמר, שכל עבודה ניתן לעשות טוב יותר ויעיל יותר בפחות אנשים. גם כאן, מפה לעצמך את אותו גרעין של עובדים ומנהלים שגם אם מחר החברה תחליט לסגור את מרבית עסקיה – הם יישארו. יכול להיות שבלעדי אותם אנשים העבודה תיעשה פחות טוב – אבל לפחות היא תיעשה.

על פי המגזין, "על המנמ"ר להבין שה-IT הוא חלק מהארגון כולו בהיבט של משאבי אנוש, ולכן אם נופלת ההחלטה לצמצם רוחבית בכל המחלקות – ה-IT לא יכול להיות יוצא דופן ועליו לעמוד במכסה זו".

המנמ"רים, כותב CIO, התרגלו לעבוד ולתכנן לטווח ארוך. אבל עבור הרבה ארגונים, העתיד הוא עכשיו ולכן רק לפרויקט שמוכיח ROI בשלוש שנים מקסימום, יש סיכוי להתקבל בהנהלות. אם זה יותר מזה – חבל על זמן. מנמ"ר יקר, אל תביא אותו לדיון בכלל. וכדי שלא תצטרך להגיע למצבים כאלו, ממליץ המגזין, מפה אתה בעצמך את הפרויקטים העתידיים שלך, וקדם לראש התור את אותם פרויקטים שמניבים ROI קצר ככול האפשר, כי זה מה שהעולם רוצה.

המנמ"ר צריך להיות דיפלומט חכם

CIO מתייחס גם למתח הפנימי הקיים בין ארגון ה-IT ובין הלקוחות הפנימיים. אלה, לכאורה, לא שמעו על מיתון והם דורשים את אותה רמת SLA שהיתה קודם לכן, וגם כאשר הם נכנסים לפרויקט חדש – הם אינם מוכנים לוותר. כאן מציע המגזין למנמ"ר לגלות את המנהיג שבו – להפריד בין הרגש לשכל, ולדעת לומר "עד כאן", או נכון יותר – לא לקחת על עצמו התחייבויות שהוא יודע מראש שלא יוכל לעמוד בהן בגלל "המצב".

גם פה, קצת יעילות לא תזיק. לא כל יישום, מערכת תוכנה או סט של כלים, קריטיים לארגון 24×7. המאמר מציע למנמ"ר להיות דיפלומט חכם. כלומר, עליו לבוא אל מנהל המחלקה או האגף לו מספק שירותים, ולומר: "ראה, ידידי, בחודש האחרון החזקתי עבורך ארבעה אנשי הלפ-דסק שיתמכו במחלקת שירות הלקוחות שאתה מפעיל 24 שעות ביממה. ראינו שבתקופה האחרונה מספר השיחות הנכנס בלילה אינו עולה על ארבע או חמש. האם בשביל זה כדאי להחזיק צוות כל כך גדול?". סביר להניח שבמקרה הזה, ההיגיון הבריא ינצח, ותוכל לבצע ייעול במערך השירות שלך מבלי לחטוף צעקות.

עצה אחרת, שוודאי מוסמכת על כולם כל השנה – אך בוודאי השנה: מקסם את יכולות האחסון שלך. הגידול האדיר בנפחים, מזכירים ב-CIO, לא עומד בשום יחס לתקציבים שארגונים יכולים להשקיע בהגדלת מערך האחסון שלהם. גם כאן לא מומלץ להשקיע בפרויקטי סטורג' ש-ROI שלהם רחוק. מחקרים רבים כבר הראו שמרבית הארגונים מנצלים עד 40% ממשאבי האחסון שלהם ובכל ארגון יש איים שלמים של מידע שאיש לא הגיע אליהם אף פעם. אם כבר בנושא, אז רצוי לעשות מדי פעם גם בדיקה מקיפה של כמה ג'יגה-בייט צורך כל אחד מהעובדים, והאם הוא באמת זקוק לכך. כיום, המחיר נע בין שבעה ל-12 דולרים על כל ג'יגה-בייט של אחסון. על כן, צמצום קל בנפח הנתונים המאוחסנים יכול לחסוך עד 200 אלף דולרים בשנה – תלוי בגודל ארגונך, סבורים מחברי המאמר.

עצות נוספות: אל תפחדו מקוד פתוח – זה יכול להיות פתרון מצוין לימים קשים; צמצם המרווחים בהם אתה מחליף חומרה – ידוע שיש שרתים שיכולים לעבוד מצוין שנה או שנתיים גם מעבר לזמן ההחלפה הממוצע שלהם. חוץ מזה שואף אחד לא ירגיש (חוץ מהספק, כמובן); אל תוותר על וירטואליזציה – למרות המורכבות שבה, הטכנולוגיה הזו יכולה להשתלב היטב בדטה סנטר שלך.

ויש גם הצעה נוספת – כזו שכולם מיישמים גם בלי המגזין האמריקני: "פתיחת חוזים", "הורדת עלויות", "התאמה לצרכים" – ועוד כל מיני שמות מגוונים שאומרים כשרוצים לומר שאם מקצצים ללקוח, הספק חייב להוריד תעריפים ועלויות, וזה בכלל לא משנה אם זו באמת הבעיה של הלקוח. חייבים לקצץ ולו בשביל הנראות.

השורה התחתונה: תקופת האטה היא זמנם של הקיצוצים. מומלץ למנמ"רים להתחיל ולקצץ לבד, ולא לחכות לטלפון מהבוס, כי אז זה תמיד יהיה יותר כואב.