מדפיסים יותר, אבל חוסכים כסף

מאז המצאת הדפוס המודרני ב-1436, עמדו בבסיס תעשיה זו שני משתנים: איכות ההדפסה ועלותה. עד כמה שזה עלול להישמע מוזר, המודלים המשמים לתמחור עבודות דפוס לא השתנו בהרבה ב-575 השנים האחרונות, אולם הטכנולוגיה דווקא כן. אחת המהפכות הגדולות שהתחוללו בענף היתה המצאת הדפוס הדיגיטלי, שצמחה במקביל להתפתות המיחשוב והטכנולוגיה. אלו הצמיחו דורות חדשים של בתי דפוס, שרכשו מכונות קטנות וזולות יותר והתחרו בבתי הדפוס הגדולים, שגילו בוקר אחד שמיליוני הדולרים שהשקיעו בכל מכונה ירדו לטמיון.

המהפכה הדיגיטלית השפיעה רבות גם על תהליכי ההוצאה לאור וההדפסה הארגונית. עם השנים, החלו היצרניות להוסיף עוד ועוד יכולות למדפסות שהן סיפקו לארגונים, והראו לכולם חיסכון משמעותי בהוצאות הדפוס. ההצלחה היתה אדירה, עד שבשנות התשעים היו ארגונים שהנפיקו מדפסת לכל מנהל. כך, המדפסת הפכה להיות סמל סטטוס.

כולם היו מרוצים מהמצב החדש שנוצר, עד התפוצצות בועת ההיי-טק, ששינתה את הכל. במסגרת המסע הבלתי פוסק לחסוך בהוצאות, החלו מנהלי הכספים להסתכל על עלויות ההדפסה של העובדים שלהם. הטכנולוגיה הפכה את ההדפסה לאחת הפעולות הקלות ביותר, ועובדים החלו לנצל זאת להדפסות פרטיות. יצרניות המדפסות, שלכאורה היו צריכות להיות שמחות מהתהליך הזה, צפו כמה צעדים קדימה והבינו  כי החגיגה הזו הולכת להיגמר. כך, נוצרה תורת ניהול ההדפסה הארגונית, שמפזרת כמה מדפסות מרכזיות בארגון, שתופסות את מקומן של המדפסת הפרטית. מדובר בתהליך שמשלב בתוכו כלי מיחשוב, תוכנות, מערכות מידע ושינויים ארגוניים.

הטרנד הנוכחי, שהחל כבר לפני כמה שנים, כולל בתוכו גם חינוך מחדש של הרגלי העבודה. למשל, הדפסת מסמכים רק באמצעות כרטיס חכם אישי, שמנטר את כל פעולות הדפוס של העובד. חסל סדר הדפסות סרק, שנשלחו ברגע מסוים ואיש לא בא לאסוף אותן. כך, ניהול ההדפסה עבר לאחריות המנמ"ר, שלראשונה מזה שנים גם החל לשתף פעולה עם מנהל הרכש של הארגון. מדובר בתהליך שנמצא בשלבי כניסה בימים אלה, כאשר מרבית הארגונים עדיין לומדים אותו.

בכנס PRINT2011 שנערך הבוקר (א'), הציגו היצרניות את האפשרויות השונות שזמינות כיום לשיפור איכות ההדפסה, תוך צמצום עלויותיה. המדובר בסכומים שמצטברים והופכים למשמעותיים. בארגונים גדולים מינו את החברות שעד היום עסקו במכירת ציוד, לסוג של מנהלי פרויקטים. המשימה שהן קיבלו: חסכון בעלויות ההדפסה. כצפוי, גם פה מיחשוב הענן מככב.

למרות שניהול חיצוני של מערך ההדפסה הוא אתגר לא פשוט, שמניע תהליכים פנים ארגוניים מורכבים, כל החברות הגדולות הרימו את הכפפה. אפשר היה לראותן בתערוכה שליוותה את הכנס ובהרצאות השונות.

השורה התחתונה: יש עוד הרבה מה לעשות בתחום ניהול ההדפסה. 2012 תהיה שנה לא פשוטה, שבה המנמ"רים יצטרכו לעמול קשה על מנת להוכיח את היכולת שלהם לחסוך במשאבים ולספק ערך מוסף. תחום ההדפסה הארגונית נראה כמו מקום טוב להתחיל בו.