העידן החדש של ה-ePrint

כנס PRINT שנערך בשנה שעברה נשא עמו בשורה: ארגונים יכולים לחסוך אלפי שקלים מתקציב ההוצאות השנתי שלהם, על ידי שינוי תהליכי ההדפסה. אז דובר על כך שהקונספט הזה הופך להיות פרויקט IT לכל דבר, שהשורה התחתונה שלו היא ייעול וחיסכון.

כנס PRINT2010 שנערך הבוקר (א') במרכז הכנסים אווניו, הוכיח עד כמה הרעיון הזה חלחל לארגונים – גדולים כקטנים. עד מהרה החלו עוד ועוד ארגונים לעבור לשיטת הדפסה באמצעות מרכזי הדפסה ארגוניים. לא עוד מדפסת אישית לכל מזכירה, לא עוד סורק לכל מנהל ולא עוד הדפסות מיותרות, שלעיתים כלל לא היו נמשכות על ידי המשתמש, ששכח מזמן למה הדפיס את מה שהדפיס.

היד הקלה על כפתור ה-"Print" פרנסה לא רע את חברות המדפסות, יצרניות הנייר ואת משווקי המוצרים המתכלים – אבל יצרה במשך השנים חור שחור בתקציב התפעול של הארגון. אחת הסיבות לכך היא, שעידן האינטרנט החזיר את המדפסות למרכז הבמה. אם בשנים עברו דיברו על צמצום הדפסות הצבע בארגונים, "כי זה יקר", בעידן האינטרנט כמויות ההדפסה בצבע הולכות וגדלות שוב. אולם, בעזרת פתרונות הדפסה דרך מרכזי הדפסה ארגוניים, מצאו הארגונים פתרון לאפשר הדפסות בצבע מבלי להגדיל את ההוצאות.

וכמו בכל משימת חיסכון וייעול בארגון, גם מגמת מרכזי ההדפסה הארגוניים הכניסה לשוק את החברות הגדולות עם היצע של פתרונות לניהול הדפסה. כך, הן הורידו מהארגונים כאב ראש גדול, והוא הרדיפה הבלתי אפשרית אחר הוצאות הדפוס הארגוניות.

הדוגמה הטובה ביותר שניתנה בכנס הבוקר היתה ללא ספק זו של דניאל שבתאי מטבע, שהצליח לצמצם בתוך פחות משנה את היקף ההדפסות בחברה – מ-50 מיליון הדפסות ל-35 מיליון בלבד. חצי שעה של הרצאה מעולה של שבתאי, שביצע את הפרויקט עם חברת מפעיל, לא הספיקה כדי לעכל את גודל המהפכה שעברה ענקית התרופות הישראלית. שבתאי תיאר כיצד פרויקט קונסולידציה של מדפסות הפך להיות פרויקט חוצה ארגון, שבו מעורבים האו"ש, אגף הבינוי הנדסה ואגף כוח האדם. נכון שהיו חבלי לידה קשים, אמר שבתאי, אבל כאשר ההנחיה הגיעה מהנהלה – שום דבר לא יכול היה לעצור את הפרויקט.

דוגמה אחרת ראינו ב-ויזה כ.א.ל – שבעזרת פתרונות HP-אינדיגו, הצליחה לייעל את התקשורת עם הלקוחות, לצמצם את כמות דיוור הנייר ולהגדיל את היעילות העסקית.

באי הכנס בוודאי שאלו את עצמם במהלך ההרצאות, את השאלה הבאה: הרי חברות המדפסות וציוד ההדפסה מעוניינות שנדפיס יותר, נקנה יותר ציוד מתכלה ונבזבז יותר נייר. איפה הטריק? החברות אולי מפסידות מעט כסף עם הירידה בכמות ההדפסה, אבל הן יוצרות מחויבות ארוכת טווח של הלקוחות הארגוניים ליצרן המדפסת ולמוצרים שלו. ארגון שמתקשר עם אחת מחברות ההדפסה הגדולות, חותם איתה על חוזים ארוכי טווח – וזה אומר טיפול ותחזוקה עתירי תקציבים ובעיקר מחויבות על המוצרים הנלווים.

ואיך אפשר לקיים כיום כנס בלי להשמיע את המונח מיחשוב ענן? אז אפשר להירגע: גם בכנס PRINT2010 דיברו על ענן. האמת היא שהוא היה שם כבר מזמן. הזמנת פרויקטי דפוס דרך לשכות שירות אינה דבר חדש. החידוש הוא האמצעים שבעזרתם מתקשרים עם מכונות הדפוס: טלפונים חכמים, תקשורת ישירה באמצעות מייל ללא קשר לשרת הארגוני ועוד.

השורה התחתונה: החששות שעלו בתחילת העשור הקודם לפיהן ה-ווב יחסל את הנייר ואת ענף הדפוס – התבדו. כנס PRINT2010 הוכיח שכמו טכנולוגיות רבות אחרות, הדפוס מצא את הדרך להתחבר אל השוק הארגוני ולהציע לו יותר – בפחות. כך, הכל עובר דרך המסננת של ה-e, שמתחילה ב-IT ועוברת את כל שלבי הארגון. אם תרצו, זו ההגדרה החדשה של ה-ePrint.