כיצד לנהל נכון את הפרויקטים שלכם?

ניתן לבצע פרויקטי מיחשוב מוצלחים – וקיימים לא מעט פרויקטים כאלה בשוק הישראלי. המדובר בפרויקטים שמצעידים את הארגון קדימה, ומסבים גאווה גדולה לצוות הפרויקט וללקוחות המערכת. עם זאת, האתגרים בדרך לפרויקט מוצלח הנם רבים. ככל שהפרויקט מכיל רכיבים רבים יותר – חומרה, תוכנה, תקשורת, אבטחת מידע ותפעול – הוא נוטה להיות מורכב יותר. אנו, בטלדור, מציעים חמישה כללי זהב מניסיוננו לביצוע פרויקטים מוצלחים:

1.    פרויקט הוא לא מטרה, אלא אמצעי להשגת תועלת עסקית
מנהל הפרויקט חייב לוודא שלפני ביצוע הפרויקט מוגדרות התועלות העסקיות שלו, ולעקוב תוך כדי ביצועו שאכן נשמרת ההלימה בין תוצרי הפרויקט לבין התועלות הנדרשות.

2.    מישהו כבר "המציא את הגלגל", אין צורך להמציא אותו שוב
קיימים היום מוצרי תוכנה רבים וטובים בשוק. לפני שנכנסים לפרויקט מבוסס פיתוח עצמי, יש לבדוק האם ניתן לבסס את הפרויקט ככל שניתן באמצעות מוצרי מדף, תוך שימוש ב-Best Practices. באופן כזה, יופחתו דרמטית הסיכונים הכרוכים בפרויקט. Buy before Build.

3.    טרם נבנה הפרויקט שלא נדרש לתחזק אותו
כבר בזמן תכנון הפרויקט הראשוני, יש לקחת בחשבון שיהיה צורך לתחזקו לאורך שנים רבות. אתגר זה משפיע על כל מעגלי האיכות של הפרויקט, תשתיות הפיתוח, ניהול גרסאות וכיו"ב. במקביל להקמת הפרויקט, יש לתעד את הידע העסקי, הפונקציונאלי והטכני הנוצר, כדי שישמש את הפרויקט גם בשלבי התחזוקה שלו. אין להסתמך רק על הידע שנצבר בצוות הפרויקט מכיוון שבדרך כלל נוצרת תחלופה במעבר בין שלב ההקמה לשלב התחזוקה. במימוש פרויקט מבוסס מוצרי מדף, יש להקפיד גם על תיעוד גרסאות המוצרים, ולשמר את הידע הרלוונטי בנוגע למוצרים, במקביל לידע הנשמר על הפרויקט.

4.    האויב של הטוב הוא הטוב ביותר
מוכרת לכולנו האמרה המוכרת שביצוע פרויקט הוא כמו נוסחה מתמטית בת שלושה פרמטרים – איכות, זמן ומחיר – אולם ניתן להשפיע רק על שני פרמטרים. כלומר, פרויקט שעומד בזמן ובתקציב לא יהיה איכותי, פרויקט שעומד בזמן ובאיכות לא יעמוד בתקציב וכו'. למרות זאת, אנו סבורים שניתן לבצע פרויקט שעומד בלו"ז, בתקציב ובאיכות גבוהה. אולם, כל מנהל פרויקט צריך לדעת להבחין בין עיקר ותפל, ולדחות למועד מאוחר יותר פיתוחים חשובים פחות לעמידה במטרות הפרויקט (גם אם לקוחות המערכת מאוד רוצים אותם) כפי שהוגדרו בכלל הראשון.

5.    ההטמעה חשובה לא פחות מבניית המערכת, ולפעמים היא זו היושבת על הנתיב הקריטי של הפרויקט
הסבות, טיוב נתונים, ממשקים למערכות קיימות בארגון, הדרכות, הזנת פרמטרים לטבלאות המערכת – כל אלה מהווים פעילויות שנוטים להמעיט בחשיבותן. בדרך כלל מדובר גם בפעילויות פחות מעניינות, שמטבע הדברים נדחקות לעיתים לקרן זווית. למרות זאת, ניהול נכון של פרויקט מחייב ניהול הפעילויות הללו בתשומת לב יתרה. זאת, מכיוון שבכל הנוגע לפעילויות ההטמעה, גבולות האחריות בין צוות הפרויקט והמעטפת המלווה אותו לבין לקוחות המערכת, אינם מוגדרים תמיד באופן ברור.

המכללה האקדמית נתניה מציעה בשיתוף עם טלדור מסלול MBA בניהול פרויקטים. המסלול כולל לימוד ניהול פרויקטים ברמה אוניברסיטאית, לרבות קורס הכנה לבחינות PMP היוקרתיות. בימים אלה נפתח מסלול נוסף לתואר ראשון במנהל עסקים במסלול ניהול פרויקטים. תוכנית הלימודים נבנתה במטרה להעמיק את הידע במכלול היבטי תפקידו של מנהל הפרויקט המקצועי.  זאת, מתוך כוונה להקנות למנהל מיומנויות רב תחומיות מתקדמות.