השיטה של מאמני הכושר
איך נכון לנהל את העומס על כוח האדם?
למאמני כושר יש שיטה: בכל פעם שאתה אומר שהתרגיל קשה לך, הם מחייכים ברשעות ואומרים "מצויין". בכל פעם שאתה מתלונן על כאב, הם מסתכלים עליך "בהבנה" ואומרים "יופי, תמשיך" (אלא אם כן הם מזהים, כמובן, שהכאב המסויים לא אמור להופיע כתוצאה מהמאמץ). מאמן הכושר שלי "מצטיין" בזה. חשבתי שלמדתי את השיטה והחלטתי לא לתת לו את התענוג, אז אני מתלונן פחות. אבל הוא, בתגובה, מעלה את דרגת הקושי. מאמן כושר טוב צריך להיות קשוב למשוב אבל להתחשב בו במידה. המתאמן לומד לדעת עם הזמן שקשה וכואב זו הדרך הנכונה, וההתקדמות וההישגים מעניקים לו תחושה טובה. סטאלון ושוורצנגר, מאחוריכם…
אנחנו נוהגים לומר לא פעם על עצמינו שאנחנו עובדים קשה. זה קצת לא הוגן כלפי מי שבאמת עובד קשה בשמש הצורבת וברוח הזועפת. כמי שמשתזפים מאור הפלורוסנטים ומתפנקים ברוח הנושבת מהמזגן, אל לנו להתלונן על עבודה קשה. אנחנו עובדים הרבה ויש עומס – אבל לא קשה.
כמנהלים, איך נכון לנהוג עם העובדים? איך נכון לנהל את העומסים? מאז ימי בראשית, ובהקשר זה "בראשית" מסמלת את תחילת הקריירה שלי כמנהל, אי שם בתחילת שנות השמונים, אני דוגל בהפעלת עומס של 120% על האנשים. כל מי שעבד איתי מכיר את מטבע הלשון הזו. אנשים שהיום עובר להם ב-"זולה", ללא תוצאות והישגים, מגיעים הביתה עייפים ומתוסכלים, ללא טיפת אנרגיה לבן/בת הזוג ולילדים. אנשים שעבר עליהם יום אינטנסיבי, יגיעו הביתה מוצפים באדרנלין, מלאי אנרגיה ורק יחפשו איך לבטא את זה גם עם המשפחה. אנשים שיש להם הרבה רווחים בלוח הזמנים, מנצלים את הזמן הפנוי לקיטורים על התנאים. עובדים "עמוסים" מתעלים את הכישורים לקידום נושאים, גאים בתוצאות ומרוצים מההישגים. זה טוב לעובדים, זה טוב למנהלים, זה טוב לבני הזוג והילדים. אנשים כאלה תמיד מוצאים את הזמן בין העומסים גם לסידורים.
כמו שלא צריך להשאיר שום דבר רק בידי האל, גם את משאב הזמן צריך לנהל. כשאני אומר "120%", אני מתכוון לזה באופן מילולי. צריך לנהל בקפדנות את הזמן של האנשים והמשימות. לנהל, לא להתנהל. כשמתכננים את הפעילות לרבעון הקרוב למשל (וצריך לתכנן…), חשוב לדעת את העלות המתוכננת (בימי/שעות עבודה) של המשימות, ולהציב בהתאם לכך את היעדים למחלקות. וחשוב לדעת גם את העלות בפועל של הביצוע, ולכן נכון להפעיל מערכת של דיווח שעות לפי משימות. היזון חוזר כזה ייתן תמונה אמיתית יותר על עומסים, ויסייע כמובן על ידי בקרת הביצוע, לשפר את התכנונים. לאנשי המיחשוב בינינו: כמו שמפעילים Load Balancer על שרתים, כך צריך להפעיל מנגנון כזה גם על עובדים.
ובהקבלה לסיפור מאמן הכושר, יש שחוששים שבגישה כזו, עובדים יציגו עומסים לא אמיתיים כדי לא לקבל עוד משימות מהמנהלים. ואני אומר שמניסיוני, לא כך הם פני הדברים. עובדים לומדים לדעת שעומסים מנוהלים ומבוקרים במספרים, עם תשומת לב וקשב של מנהלים שגם מתחשבים במשובים על עומסים חריגים, עושים להם טוב בעבודה וכאמור גם עם המשפחה והילדים. אסור שהעומסים יהפכו ללחצים בלתי מתונים, עם אפקטים שליליים, כי אז האנרגיה עפה לה לצדדים.
הטור הקודם עסק ב-Tactical Gating, בחלוקת המשימות ל-"מנות קטנות" ובמניעת Bad Multi Tasking. שילוב של זה עם מערכת תכנון, דווח ובקרה של המשימות והעומסים, יבטיח יעילות והעלאת תפוקה, והכול בכיף ובאווירה טובה.
שלום אלי. אני אשתדל להתבטא בצורה לא חמורה כפי שאני מרגיש וחושב על דעותיך. ורק לנסות להעביר את המסר. ואני אסביר - הדרישה ל 120 אחוז היא דרישה יפה למנהלים אולי בצבא ... למאמני כושר... אבל כשזה מגיע לעובדים זה כבר תלוי במוטיבציה - אם אתה מנהל מנהלים עם מוטיבציה אז דרוש מהם גם 150 אחוז הם ישמחו לתת אותם במיוחד אם הם חושבים שזה מקדם אותם לאנשהו. מצד שני נסה לתת לעובד שאין לו מוטיבציה והעבודה שבוא נמצא בה לא מתגמלת (כפי שרשמת עובד שיש לו זמן להתלונן על התנאים חס ושלום ) הוא רק יהיה ממורמר יותר ויחפש את דרכו החוצה מהר יותר. אם אתה תציף ב 120 אחוז את העובדים שלך בעבודה מיוחד אם העבודה משעממת, רוטינית, מיצתה עצמה אז אתה תקבור את עובדיך ביאוש ... עובדים טובים עם מוסר עבודה אף יקחו את העבודה הביתה (עובדים כאלה גם לא צריכים שתתן להם 120 אחוז עבודה ) ויפגעו בתא המשפחתי שלהם כדי לרצות את המנהל . לדעתי אם כבר 120 אחוז זה אם אתה ממלא את הזמן של העובדים לא בעבודה אלא בפנאי מסוים כך שהם יצטרכו להספיק את המאה אחוז למרות למשל ה"חמישי שמח,שלישי פעמיים כי טוב" ושלל מיני מפגשי חברה. וגם זה במינון. אם כבר אתה רוצה להשוות לאימונים , בצבא יש סרגל מאמץ , הסרגל אומנם עולה אבל יש בו ירידות ועליות בירידות מצופה לתת פחות מהמאה אחוז כדי לתת לשרירים להבנות . ועוד הצעה אם אתה יודע למדוד 100 אחוז , או יודע מהן המשימות של אותו שבוע מהעובד תן לו את המשימות ותן לו חופשיות לעשות לביתו כשהוא מסיים אותן. בחברות הייטק עם אנשים איכותיים זה מסוג התנאים שמושכים את אותם אנשים לרצות לעבוד באותו מקום כי יש גמישות ואפשר לנהל גם חיים אישים כתלות בעובד עצמו. לסיכום אני מבין את הגישה ל 120 אחוז אבל היא מתאימה לסוגי פעילות ספציפיות בלבד . מי שמשתמש בה על כל דבר הוא מנהל עצלן שלא רוצה להתאמץ בשביל עובדיו ורק רוצה תוצאות בלי חשיבות לדרך .