תשע עצות מעשיות (ועוד אחת) למנמ"ר לקראת בניית תקציב ל-2012

כולנו מכירים את משמעות האימרה "נגמרו החגים". ובאמת אחרי חגי תשרי מתחילה אחת התקופות המאתגרות ביותר במחזור החיים השנתי של המנמ"ר: בנית התקציב השנתי. מנסיוני כמנמ"ר, זו גם תקופת הרומן השנתית בין המנכ"ל למנמ"ר – תקופה שבה המנכ"ל מקווה ומצפה שהתקציב של השנה הקרובה לא יפרוץ מסגרת בלתי מוכרת. לעומתו, למנמ"ר יש לעיתים חלומות על פרויקטים חדשים ושאפתניים.

זה הזמן להתעורר. כולנו יודעים שלפרויקטים שפתחנו בשנה הקודמת יש מחיר תקציבי בתוכניתני תחזוקה שנשארים עם המערכת כשובל לכל החיים. כולנו יודעים שכל תוכנה חדשה שרכשנו בשנה הקודמת גוררת אחריה עלויות תחזוקה של 15%-18%. כולנו יודעים שתוכנות ישנות לא יוצאות משימוש כל כך מהר. כולנו יודעים שהצטרפו לחברה בשנה האחרונה כמה עשרות עובדים והם צורכים מחשבים, תוכנות, רשיונות, תמיכה ולא רק מקום שולחן וכסא. כולנו יודעים שבשנה האחרונה הצטרפו כמה עשרות נציגי שרות כי השיווק דרש והם צורכים אחזקת רשיונות לתמיד. ומה עם התוכנות שגילינו השנה שהם בתת רישוי? והבלייד סנטר שרכשנו השנה כדי לשפר ביצועים כי התלוננו ממוקדי השירות? וההשקעה הנוספת באתר הגיבוי או בבקרות כי הרגולטור והדירקטוריון דרשו זאת? כל אלה אמורים להוביל אותנו לגידול תקציב טבעי של 7%-15%.

ברגע זה מתנפץ החיוך והקשר המיוחד שרק התחזק לאחרונה בינינו לבין המנכ"ל. המנכ"ל, שהתחיל את הרומן השנתי איתנו אחרי החגים מתוך תקוה שמומחה המחשבים שלו (המנמ"ר) יביא קיצוץ, מגלה פתאום שעולם המחשוב הוא בור ללא תחתית. ואז מתחילים הלחצים, והמנמ"ר באמת מרגיש שהחגים נגמרו וחייבים לחזור לעבודה מאומצת ומתישה.

להלן תשע עצות מעשיות ועוד אחת לקינוח, שיעזרו למנמ"ר בנושא:

1.    הקפא תקציבי 2011 ואשר אישית כל הוצאה. תגלה שיש לך רזרבות מ-2011 שיעזרו לך להקטין את ההוצאה של 2012.

2.    בדוק SLA של חוזים קיימים שצורכים הרבה כסף. תגלה שאפשר לחסוך בחוזים הגדולים שזולג מהם כסף שלא לצורך.

3.    הקפא קליטת כח אדם חדש עד סוף השנה. תחסוך כמה עובדים שאנשיך רצו "להחדיר" לאגף מתחת למסך הרדאר. עובדים אלה יעלו הרבה כסף בשנה הבאה.

4.    חפש תקציבים שלא נוצלו אצל חבריך להנהלה ובחן מדוע זה קרה. זו תקופה שחברי ההנהלה ירצו לעזור לך כי גם הם יודעים שאתה תשפיע על תוכנית העבודה שלהם ל-2012. פתאום תגלה מאות אלפי שקלים חבויים שיכולים לעזור לך להקדים הזמנות.

5.    בקש תקציבים ל-2012 ממקורות חוץ אגפיים שעד היום לא ביקשת, במיוחד בנושאי יעוץ ושירותי מומחה שעד כה תקצבת לבד. תמיד תמצא מקורות מחוץ לאגפך שלא חשבת עליהם עד היום. בפועל זה יקטין את התקציב שאתה מבקש.

6.    החלף תוכנה גדולה בארגון. פתאום תראה שספקים שלא החלפת להם תוכנה ירוצו אליך עם חוזים מקוצצים.

7.    רכוש מוצרים לשימוש רב שנתי בפריסה רב שנתית. זה יקטין את תקציב 2012.

8.    בדוק קליטת כמה עובדי מיקור חוץ ותיקים. בעבר חברות ההייטק לקחו אחוזי מרווח גבוה על עובדים. עוד מקור לחסכון.

9.    נהל בחוכמה את המו"מ השנתי עם המנכ"ל והמשתמשים בדיוני ת"ע. כך תצליח לבטל פרויקטים באמת לא נחוצים.

והעצה הכי חשובה: עליך לשלוט בספר התקציב ישר והפוך ולהכיר לעומק כל סעיף תקציבי, מה מקורו ומה משמעותו. הכרת ספר התקציב לפרטיו ע"י המנמ"ר היא תנאי הכרחי לניהול תקציב חסכוני.

אימוץ עצות אלו יביאו אותנו המנמ"רים להציג תקציב סביר וריאלי ל-2012, שישמור את תקינות היחסים בין המנמ"ר למנכ"ל בתקופה מאתגרת זו, יחזק את מעמדנו ואת האמון בנו, והכי חשוב: יאפשר לנו לנפק ללקוחות העסקיים שלנו את כל דרישותיהם בצורה טובה ומוצלחת.