לנהל פרויקטים בצורה מוצלחת (3/3)

אם בכדי להצליח בפרויקט גדול, חובה לעבוד על פי מתודולוגיה סדורה, קל וחומר הדבר לגבי מגה-פרויקט – ששונה מפרויקט רגיל לא רק בצד הכספי, אלא בעיקר במורכבות שלו. מומחה בתחום ניהול פרויקטים טוען ש-9 מתוך 10 מגה-פרויקטים מסתיימים בחריגה כספית משמעותית ו/או בחריגה של לוחות זמנים. חמור מכך: "כ-65% מהפרויקטים לא מתקרבים למה שהבטיחו מבחינת התוצאות". לדבריו, אם רוצים שהפרויקט יתכנס, יש להשקיע את המקסימום בשלב הראשון, לייצב את מה שסוכם עליו ולא להתפתות להכניס כל הזמן שינויים. כן מומלץ לחלק את המשימות הרבות במגה-פרויקט למספר קבוצות שינוהלו על ידי אנשים שונים, שיואצלו להם סמכויות מהמנהל הראשי של הפרויקט.

בחברת האשראי ישראכרט אין רגע דל ולא נהוג לשבת שם על זרי הדפנה. אי לכך, בכל רגע נתון מתבצעים בחברה עשרות פרויקטים ומשימות, שמטרתם פיתוח מוצרים ושירותים חדשים למחזיקי כרטיס האשראי ובתי העסק. חלק מהפרויקטים הם פרויקטים גדולים ומשולבי טכנולוגיה, שמעורבות בהם רבות מהיחידות העסקיות בחברה. מובן שהיקף וקצב כזה של פרויקטים דורש ניהול, תיאום ובקרה ברמה גבוהה מאוד. ואכן, מרבית הפרויקטים מנוהלים בחברה על ידי מנהלי פרויקטים המשתייכים למחלקת תיאום ופיתוח (תו"פ). העובדה שמחלקה זו היא חלק אינטגרלי מאגף מערכות המידע והתיפעול, תורמת לשיתוף פעולה מירבי עם יחידות הפיתוח ואבטחת האיכות ומשפרת את איכות התוצרים.

על מחלקה חשובה זו בישראכרט מופקד גלעד מיניקס. לדבריו, "ניהול הפרויקטים בישראכרט נעשה באופן מטריציוני, כאשר יש הקפדה על 'משולש הזהב': מנהל מטעם הגורם העסקי, מנהל מטעם התוכנה ומנהל הפרויקט (איש תעשיה וניהול), אשר מרכז ומתכלל את כלל המשימות לביצוע לצורך פיתוח המוצר/שירות והטמעתו בחברה. לכל אחד מאגפי החברה העסקיים יש מנהל תחום בתו"פ אשר מהווה POC. הוא מרכז, עוקב ומתעדף למול מנהל האגף את מכלול המשימות והפרויקטים, למול אנשי מערכות המידע, ולמול שאר אגפי החברה".

בישראכרט מאמינים בעבודה מתוכננת ומסודרת ומשאירים רק אחוז קטן לאלתור. בשנתיים האחרונות מוטמעת בחברה מתודולוגיית ניהול הפרויקטים PLC (ר"ת Project Life Cycle), שמושתתת בבסיסה על שלושה היבטים:

1.    מידע ניהולי – המספק תצוגה חוצת פרויקטים של המידע הקריטי הנדרש לניהול הארגון/מחלקה

2.    מתודולוגיית הארגון – המרכזת את נהלי הארגון, המסמכים ושיטות העבודה הנהוגות

3.    תיקיית הפרויקט – המרכזת ברמה הפרויקטאלית את מסמכי מחזור החיים ועץ המערכת

לכל שלב בפרויקט מוגדרות הפעילויות הנדרשות (מסמכים, ישיבות, אישורים וכד') והתוצרים מכל שלב ושלב. מיניקס מציין לדוגמה מספר פרויקטים מוכרים שהושקו לאחרונה:

–    "הלוואה לכולם" – מתן הלוואה גם למי שאינו מחזיק כרטיס מקבוצת ישראכרט

–    Life Style Plus – אחד ממועדוני הלקוחות המובילים בישראל

–    "תוכנית המסלולים החדשה" – פרויקט המשלב פיתוח מערך הטבות חדש במערכות הליבה, אתר אינטרנט חדש, אפליקציה סלולרית חדשה, חיבור והתממשקות לאתרים נוספים לשיתופי פעולה, ופריסת מאות יחידות קצה באתרים ואטרקציות

העובדות מדברות בעד עצמן: פרויקטים בישראכרט מסתיימים בצורה מוצלחת, בהתאם ללו"ז (שמראש מתוכנן כלחוץ מאוד), ובתקציב. לדעתו של מיניקס, תורמת לכך במידה מרובה ההקפדה שלהם על שלושה רכיבים מרכזיים בניהול כל פרויקט:

א.    הגדרה ברורה נכונה ומלאה של הדרישות והצרכים
"הרבה מתודולוגיות מדברות על שלבים שונים שבהם הגורם העסקי מגדיר את הדרישות ומשם מערכות המידע לוקחות את הפרויקט מיישמות ומביאות לתוצאות. זה סוג של אוטופיה שבמציאות לא ממש מתקיימת. הגורם העסקי לא יהיה לעולם פנוי להגדרה ותיאור מלא של חלומו. בישראכרט, מקפידים לבצע חלק חשוב וקריטי בניהול הפרויקט שהוא השלב בו מנהל הפרויקט יושב עם הגורם העסקי (פעמים רבות מדובר במספר גורמים), שואל ומתחקר את הגורם העסקי לדרישותיו, לחלומו. רק עבודה נכונה ויסודית בשלב זה תביא לתוצאות טובות ונכונות".

ב.    שיתוף הפעולה והפרגון של הגורמים השונים השותפים לפרויקט
מיניקס מציין, שאחד הדברים המדהימים בישראכרט, זה שיתוף הפעולה וההירתמות הכללית שקיימת בביצוע פרויקטים בחברה: "עקב כך פרויקטים לא מעטים מסתיימים בהצלחה ובלוחות זמנים קצרים ממה שמקובל. מספר פרויקטים אף בוצעו בארבעה או חמישה חודשים, כאשר פרויקטים דומים בחברות אחרות לקחו שנה עד שנה וחצי".

ג.    אישיותו של מנהל הפרויקט
"לאישיותו של מנהל הפרויקט תפקיד קריטי להצלחת הפרויקט. הוא זה שאחראי על הבאה והבנת הדרישות, הוא זה שסוחף אחריו את הגורמים השונים במערכות המידע ובארגון להירתמות, לאחריות ולביצוע משימותיהם לצורך קידום והשלמת המשימות בפרויקט".

לסיום, אומר מיניקס, כי "מנהל הפרויקט בישראכרט הינו ציר מרכזי – מנצח על תזמורת, שצריך לשמור על ההרמוניה, על המקצב ולדאוג לכך שהנגנים יהיו קשובים כל הזמן. קבוצת ישראכרט מצליחה להשיק פרויקטים רבים ומוצלחים הרבה בזכות מנהלי הפרויקטים האיכותיים הפועלים במחלקת תיאום ופיתוח, שמובילים ומנהלים עשרות פרויקטים בכל רגע נתון ולוקחים אחריות על הפרויקטים מ-א' ועד ת".

מיניקס, בעידודו של רונן זרצקי – סמנכ"ל מערכות המידע והתפעול בישראכרט, מנחה את עובדיו להיות ראש גדול, ליזום ולהציע לגורמים המקצועיים שיפור תהליכי עבודה. למנהלי החברה הוא קורא בלב חפץ: "אתם רוצים פרויקטים? רק תגידו".