הפורטל הארגוני מסתער קדימה (1/4)

הפורטל הארגוני המסורתי משמש כרשת חברתית פנים ארגונית וכפלטפורמה ליצירת קשר ולשיתוף מידע בין עובדי החברה. הוא נועד לספק ממשק אחיד לכל האפליקציות בארגון, מהווה את שולחן העבודה של העובד ומאפשר לו גישה לכל המשאבים הארגוניים, מבלי להזדקק לשימוש בתוכנות כלשהן מלבד הפורטל. הפורטל משמש גם לשיתוף מידע פנימי בארגון: מסמכים, מסרים, קבוצות דיון ופורומים, צ'אטים, הודעות, חדשות, טפסים, אירועים ועוד – מועברים ומופצים לחברי הארגון דרך הפורטל.

היישומים הקלאסיים של הפורטל הארגוני
–    שיתוף וניהול ידע: לשתף מידע וידע בין כלל העובדים בארגון. פורטל ארגוני נגיש לכלל העובדים, לעיתים הוא האתר היחיד שנגיש ודרכו מפיץ הארגון מידע חשוב ורלוונטי
–    תיאום: מאפשר תיאום פעולות בין אנשי הארגון, הקמת קבוצות עבודה דרך הפורטל והפצת מידע בין עובדים
–    יישומי עבודה: מאפשר הפעלת יישומים שונים כמו מערכות: ליבה, BI, CRM וכו'
–    ניהול מסמכים: ניתן למקם בפורטל מסמכים משותפים, לשתף את המסמכים בין חברי קבוצה מוגדרת (למשל בלשכות ובסביבות פרוייקטליות מתקדמות), להגדיר הרשאות שונות
–    התראות: מאפשר לשלוח התראות SMS לקבוצות מוגדרות או הודעות מתפרצות לכלל עובדי הארגון

עם הזמן התפתח הפורטל והחל לשמש לא רק כאפליקציה פנים ארגונית, אלא גם כערוץ תקשורת עם גורמי חוץ: לקוחות וספקים. כלי זה עובר שדרוג בעקבות השפעתן של מספר מגמות: תוכנות חדשות שפותחו לניהול הפורטל, השפעת הרשתות החברתיות, הגישה עם התקנים ניידים למידע, גישה מרחוק שנעשית שכיחה יותר, שילוב מרכיבי וידיאו, בלוגים ויישומי שיתופיות בידע (כלי וויקי). כל אלה פותחים הזדמנויות חדשות ומעניינות לשדרוג הפורטל הארגוני ולמיצוי התועלת העסקית הגלומה בו. עלפי התחזיות של מכוני המחקר השונים, תוך שלוש שנים כ-95% מתחנות הקצה של עובדים בארגונים יריצו כממשק ראשי את שער הכניסה לפורטל הארגוני שלהם. דוגמה מצוינת לכך נראה בהמשך הסקירה לגבי בנק הפועלים, שם הפך הפורטל הארגוני לכלי עבודה מרכזי ויעיל.

הפורטל הארגוני החדש מודל 2011 הוא לא רק מקור מידע לעובדי הארגון, אלא מערכת רב-ערוצית העוסקת בנושאי הליבה של הארגון. כך הופך הפורטל ממערכת "נחמדה" – למערכת נצרכת, נדרשת ומחייבת בכל ארגון שרוצה בידול וערך תחרותי. בעזרת הפורטל מתאפשר ניהול יעיל מהיר ומקצועי של המשאבים החשובים ביותר בארגון.

העובדים
–    יצירת שולחן עבודה ארגוני, המרכז את הגישה של העובד למערכות המידע הארגוניות להן הוא זקוק במסגרת עבודתו. בשולחן זה מוצף מידע רלוונטי וחשוב מהמערכות הארגוניות, החוסך לעובד כניסה לאפליקציות השונות. לדוגמה, למנהל המכירות יוצפו ממערכת ה-CRM ארועי המכירה "החמים" ביותר להם צריך לתת תשומת לב.
–    ניהול הידע הארגוני – לשיפור ביצועי העובד.
היחידות הארגוניות: באמצעות הפורטל ניתן להקים אוסף של אפליקציות ארגוניות המאפשרות ניהול יעיל וחכם המשתף מידע עם גורמים רלוונטיים בארגון. למשל:
*    מערכת ניהול חוזים
*    מערכת לאיסוף וניהול מידע עסקי ותחרותי
*    אפליקציה סלולרית מבוססת יכולות הפורטל לטובת קבלת החלטות בשטח
*    אפליקציה לאיסוף וניהול ביצועי העובדים

מערך ההדרכה
העלאת תוכן בפורמט של טקסט או וידיאו ולשייכו לחתכים ארגוניים שונים, דבר המשפר את יכולות ההדרכה האישיות של העובד ומשמר עבורו את הידע המודרך בפורטל.

מנהלי הביניים
תמונה ארגונית מלאה למנהלים על סטטוס התהליכים הרצים במקביל בארגון, כולל ניתוח ואחזור המידע בצורה גרפית, טבלאית וקבלת נתונים ברמה המסכמת וברמה הפרטנית.

ההנהלה
קבלת נתונים מעובדים ממערכות שונות בפורמט של גרפים ושעונים, המצביעים על עמידה ביעדי החברה השונים, כולל אפשרות ל-Drill Down לכל מערך הנתונים על מנת לאבחן ולטפל בבעיה.

מושג הרשתות החברתיות לא פוסח גם על הפורטל הארגוני – כל עובד יכול להקים אתר אישי המכיל את המידע הרלוונטי עבורו. מאחר והרשת החברתית בפורטל מכילה מידע אישי רב אנו זוכים ליכולות רחבות של איתור ואחזור מידע לפי פרופילים ומאפיינים. ניהול נכון של הרשת החברתית בפורטל מאפשר ניהול מידע פורמלי וא-פורמלי המחזק את הארגון, את הקשר בין המנהלים לעובדים ובין העובדים עצמם. מעבר לחשיבות בשיתוף הידע המקצועי של העובד ברשת החברתית, קיימת חשיבות לא פחותה בשיתוף המידע הקשור לעיסוקים, התחביבים והעוצמות של העובד מעבר לפעילותו במקום עבודתו. הרשת החברתית הפנים ארגונית מאופיינת בכלים ויכולות המוכרות: וויקי, פורומים, בלוגים.

לסיכום: הפורטל הארגוני החדש, אחסון המידע, איתורו וניהול המסמכים עברו שינוי משמעותי – לא עוד דפדוף אינסופי בתיקיות בכדי לשמור מסמכים, אלא תיוק מוכוון MetaData ותגיות, תיוק בשיטת Drag & Drop, ותיוק מידע לא פורמלי (בלוגים, וויקי), שמירת גרסאות וכד' – כל אלה ואחרים מייעלים את זמן אחסון המידע ואיתורו, ובכך חוסכים זמן יקר. כיום פורטלים משמשים גם לניהול תהליכי עבודה בארגון (workflows).

בחלק השני נתוודע לפורטל הארגוני של בנק הפועלים.