שחר ברכה, משרד המשפטים: "נהיה המשרד הראשון ללא ארכיונים מנייר – תוך שנה"

"ביצענו תהליך מסיבי של סריקה, אחזור ובנית תשתיות ארכוב וניהול מסמכים דיגיטלי. משרד המשפטים, על כל יחידותיו, יהיה הראשון שהארכיונים שלו יהיו כולם בלי נייר, כבר בשנת העבודה הבאה", כך אמר שחר ברכה, מנהל צוותי פיתוח רוחביים באגף ה-IT של המשרד.

ברכה דיבר בכנס ECM@DM – ניהול תוכן ארגוני ומסמכים – שנערך היום (ה') במרכז הכנסים אבניו שבקריית שדה התעופה, בהפקת אנשים ומחשבים. לכנס הגיעו מאות אנשי ניהול מסמכים ותוכן, והנחה אותו אבנר פרנק, מומחה ניהול תוכן, ששימש כיושב ראש ועדת התכנים של הכנס.

הוא הציג את פתרונות ניהול המסמכים והתוכן במשרד המשפטים, המבוססים על דוקומנטום (Documentum) מבית EMC. במשרד, אמר, יש 38 יחידות עסקיות שונות, עם פריסה גיאוגרפית של יותר מ-40 אתרים בארץ. הוא ציין, כי יש שונות רבה בין היחידות השונות במשרד – בגודל, במהות העסקית ובתקציב.

לדברי ברכה, הפתרון הגנרי במשרד המשפטים לניהול מסמכים בוסס על הממשק של דוקומנטום, ושמו דוקסנטר. זה, ציין, מיושם בשתי תצורות: דוקסנטר לשכה, לניהול מסמכים בלשכה, ודוקסנטר תיקים, לניהול תיקים מקצועיים, עם מסמכיהם. הוא אמר שהדוקסנטר מוטמע ב-122 גופים שונים במשרד, וביניהם: יחידות פרקליטות שונות, הטאבו, היחידות המקצועיות, יחידות ברשות התאגידים, לשכות, בהן לשכת מנכ"ל המשרד, ועוד.

צילום ועריכת וידיאו: עדי רמלר

"זהו פתרון מהיר ואחיד להקמה, לניהול מסמכים ולצפייה בארכיונים סרוקים של היחידות השונות", אמר ברכה. "הוא משתלב היטב בפרויקט הסריקה ונותן פתרון לאיחסון דיגיטלי של מסמכים, עד שהמערכות התפעוליות ייתמכו בעבודה עם מסמכים אלקטרוניים".

פרויקט נוסף שברכה הציג הוא בניית פלטפורמה ארגונית לניהול המסמכים של כל המשרד, אף היא מבוססת דוקומנטום. "על מנת שהמערכות התפעוליות יוכלו לאחסן ולשלוף מסמכים מהדוקומנטים, פיתחנו חבילת שירותים שמאפשרת למערכות להתממשק לדוקומנטים", אמר. "חבילה זו מספקת למערכות השונות במשרד מגוון של שירותים בנושא ניהול תוכן, כגון: חיפוש טקסטואלי של מסמכים, עריכת מסמך או מאפיינים, ניהול גרסאות ועוד". הוא ציין, כי "כך יצרנו פלטפורמה אחידה לניהול תוכן וחבילת שירותים אחת. זו מאפשרת אחידות, פישוט התחזוקה ומיחזור השקעה בהקמת התשתית לכל המערכות במשרד".

הוא ציין, כי כיום, יש למערכות 1,200 משתמשים פעילים, והנתון צפוי לעמוד על 3,500 בעוד שנה. "טיפלנו ב-19 מיליון מסמכים, בעלי מאות מיליוני פרטים, בנפח כולל של חמישה טרה-בייט", אמר ברכה. "סרקנו 78 מיליון דפים בארכיונים, ועד סוף 2012 נסרוק את כל ארכיוני המשרד ונתחיל לבער החומרים מנייר, בהתאם למותר לפי חוק".

ברכה סיכם בציינו, כי בעתיד יטפלו אנשי ה-IT במשרד במיחשוב וניהול חוזי וקול, ויבחנו את הצפנתם של מסמכים רגישים.

"יש בישראל יותר מ-30 אלף משתמשי דוקומנטום"

אייל פלדמן, מנהל חטיבת הפתרונות העסקיים של NessPRO, פתח את האירוע בדברי ברכה, ואמר, כי "הפעילות שלנו ב-2010 חוותה צמיחה, וכך יהיה גם השנה".

"גולת הכותרת בין המוצרים שבחטיבה היא דוקומנטים", אמר. "בשש השנים האחרונות בנינו בסיס לקוחות עצום והפכנו לסטנדרט בשוק בתחום ניהול התוכן. יש לנו 40 לקוחות ארגוניים, ביניהם משרד המשפטים ובנק הפועלים. בשנה האחרונה נוספו לנו חמישה לקוחות חדשים". הוא ציין, כי "בישראל יש יותר מ-100 מומחי דוקומנטום, ולפלטפורמה יש יותר מ-30 אלף משתמשים, אלפים מהם במגזר הממשלתי".

"נמשיך לצמוח השנה", סיכם פלדמן. "בשל כך, אנחנו נערכים לגידול מסיבי שלנו בסביבה זו". לדבריו, "מדובר בעולם מתפתח, ואנחנו הבאנו את מיטב המומחים לתחום וגייסנו עובדים חדשים. אנחנו רואים הרבה פעילות והתעניינות בו, והדבר ישתקף במכירות של דוקומנטים, שיתפסו תאוצה ב-2011. על הפרק יש כמה מכרזים מרכזיים שבהם אנחנו נוטלים חלק ומאמינים שבסיס הלקוחות הגדול שלנו יעבור קפיצת מדרגה נוספת".

"ניתן לממש את דוקומנטום במגוון סביבות"

רונן ברונר, מנהל תחום מגזר ציבורי דוקומנטום לאזור EMEA ב-EMC, דיבר על הדור הבא של ניהול התוכן. הוא אמר, כי דוקומנטים הינה "פלטפורמת ניהול התוכן המובילה בעולם. היא מאפשרת עבודה מבוזרת בסביבה פתוחה ויש לה יכולת גידול והתאמה לצרכי הלקוח. דוקומנטום מספקת פתרון מקיף לניהול כלל סוגי התכנים בארגון: מסמכים, תיקים, אובייקטי מידע ייחודיים, בהם שרטוטים, תמונות וסרטי מולטימדיה".

הוא ציין, כי "דוקומנטום מאפשרת אינטגרציה לסביבות האפליקטיביות הארגוניות וקישור של תכנים המופקים ממערכות אלה והמקושרים אליהן, כגון: מערכות ERP ,CRM והפורטל הארגוני. היא מתמחה בניהול כמויות מידע גדולות ובתמיכה במספר רב מאוד של משתמשים. בנוסף, ארכיטקטורת המוצר אינה תלוית פלטפורמה ובנויה למעשה כך שניתן לממש את הפתרון במגוון סביבות".

הוא הציג את xCP – כלי לפיתוח מהיר של יישומים, מבוסס דוקומנטום, וציין שניתן לקצר באמצעותו משמעותית את תהליכי הפיתוח. "השינוי הארגוני מתחיל להתחולל היום", סיכם ברונר. "הכול נדרש להיות מנוהל, תוך מתן ערך עסקי לארגונים. בארץ מתחילים להבין את חשיבות נושא ה-ECM. ישראל מפגרת לעומת מערב אירופה בשנתיים, אבל מתקדמת בכיוון הנכון".