מבקר המדינה: פרויקט מערכות הליבה של השב"ס כשל, אף שתקציבו חרג פי שלושה

פרויקט "קידמה", להסבת מערכות הליבה של שירות בתי הסוהר למערכת ERP פרי פיתוח פנימי, כשל בכל היבט, ובנוסף תקציבו חרג פי יותר משלושה – כך קובע מבקר המדינה, השופט בדימוס יוסף שפירא, בדו"ח 63-ב' השנתי, שפורסם אתמול (ד').

על פי המבקר, "אופן ניהול הפרויקט הביא לפגיעה קשה בתכולתו, בלוח הזמנים שלו ובתקציבו. תקציב הפרויקט הלך וגדל, ולוח הזמנים הבלתי ריאלי פגע באיכות המערכת. בדיקות הקבלה החלקיות וההחלטה להפסיק את השימוש במערכת משאבי אנוש הישנה ולהחליפה בתת-המערכת החדשה ללא כל יכולת חזרה – אילצו את שב"ס לעבור לעבודה ידנית בתחומים שהמערכת החדשה לא נתנה להם מענה".

מבקר המדינה בדק בשב"ס ובמשרד לביטחון הפנים את ההיבטים הנוגעים להקמת מערכת מידע בשב"ס – פרויקט "קידמה", ובכללם: ההחלטה על ביצועו של הפרויקט, תקציבו, לוח הזמנים לביצועו, תכולתו, ניהולו וניהול הסיכונים הכרוכים בו. כמו כן נבדקו פיקוח של שב"ס על קיום התחייבויותיהן של שתי ספקיות IT ונושאים הנוגעים לפיתוח תת-מערכות בפרויקט.

התקציב זינק מ-43 ל-144 מיליון שקלים
על פי ממצאי המבקר, תקציב הפרויקט בין השנים 2004 ל-2012 גדל מ-43 מיליון שקלים ל-144 מיליון – יותר מפי שלושה. באחד המקרים, צוין, שב"ס הזמין תת-מערכת חדשה, שיפורים ושינויים תוך שהוא ויתר על הנחה של כ-15% ובכך השית על עצמו תשלום של 1.7 מיליון שקלים שלא היה עליו לשלם.

במהלך הפרויקט, נכתב בדו"ח, שב"ס ויתר על פיתוח כמחצית מהתכולה של תת-מערכת משאבי אנוש, אך לא אמד את עלות התכולה שוויתר עליה ולא קיזז מהתשלומים לספקית ה-IT את העלויות שנחסכו ממנה עקב כך. כמו כן, על אף צמצום התכולה ולמרות העלויות הנוספות שיישא בהן שב"ס בשל התארכות הפרויקט, עלויות שהסתכמו ב-2.4 מיליון שקלים, הוא התחייב לשלם לאחת הספקיות עוד 2.23 מיליון שקלים.

עוד קובע המבקר, כי בשני נספחים שחתם עליהם שב"ס, ויתר הארגון על קנסות שהיה על החברה לשלם לו בשל אי-עמידתה בלוח הזמנים.

הפרויקט עדיין לא הסתיים אחרי חמש שנים
מערכת "קידמה" אמורה הייתה לעלות לאוויר בשלבים, כאשר כל אחת מתת-המערכות – אסירים, מודיעין ובתי סוהר – תוכננה לעלות בנפרד. אף שהמערכות היו אמורות לעלות בפברואר 2011, הרי שבספטמבר 2012 טרם עלו לאוויר תת-מערכות אלה. אף שמשך ביצוע הפרויקט נקבע ל-23 חודשים והוארך ל-40 חודשים, במועד סיום הביקורת – כחמש שנים מתחילת הפרויקט – הוא טרם הסתיים.

שב"ס, כותב המבקר, "הניח תשתית לתהליך ניהול השינוי – הוקם ענף קליטה והטמעה, שובצו קצינים וניתן תקציב – אך תהליך זה היה חלקי, מטרותיו לא הוגדרו כראוי, ולא היה פיקוח עליו. פעילותו העיקרית של הענף התמקדה בסיוע לעובדי אחת מספקיות ה-IT בפיתוח המערכת ולא בניהול השינוי אצל המשתמשים".

על ביצוע השלב הפיילוט של תת-מערכת משאבי אנוש, כותב המבקר, כי "הוחלט עליו בלי שבוצעו בדיקות קבלה, החייבות להיעשות לפני ביצוע הפיילוט. כמו כן, שב"ס החליט לקיים את הפיילוט אף שספקית ה-IT לא השלימה את הסבת הנתונים, טבלאות המערכת, הדוחות, השאילתות והמכתבים למערכת החדשה… הפיילוט של תת-מערכת מש"א בוצע באיחור משום שתת-המערכת לא התייצבה והיו בה תקלות רבות. גם לאחר שהוחל בביצוע הפיילוט היה ביצועו מצומצם בהרבה מהמתוכנן. כמו כן, שב"ס לא ניתח את תוצאות הפיילוט".

"עבודת מינהל משאבי אנוש נפגעה פגיעה ניכרת"
לאחר התקנתה של תת-מערכת מש"א החדשה, קובע המבקר, "הוחלט שלא להפעיל את מערכת מש"א הישנה ואת תת-המערכת החדשה בעת ובעונה אחת, אך גם לא נקבעו דרכים כלשהן לחזרה לעבודה במערכת הישנה אם יתרחשו תקלות חמורות במערכת החדשה, כפי שנקבע במכרז. מאחר שהמערכת החדשה לא הייתה תקינה, ולשב"ס לא הייתה כל דרך חזרה למערכת הישנה, נפגעה עבודת מינהל משאבי אנוש פגיעה ניכרת".

בד בבד עם פיתוחה של תת-מערכת מודיעין בידי אחת מספקיות ה-IT, מציין המבקר, "החל מינהל הטכנולוגיות בשב"ס לפתח בעצמו מערכת מודיעין, על חשבון תקציב שיועד לתחזוקת תת-מערכת מש"א. פיתוח שתי מערכות מודיעין בעת ובעונה אחת משקף דרך פעולה בלתי יעילה אשר יש בה משום בזבוז של כספי ציבור".

עד מרץ 2009, קובע המבקר, "ניהלה אחת מספקיות ה-IT את הסיכונים כנדרש בחוזה, ושב"ס עקב אחרי פעילותה זו. במרץ 2009 חדלה החברה מלנהל את הסיכונים, ושב"ס לא דרש ממנה להמשיך בכך. מנובמבר 2007 קיים מינהל טכנולוגיות בשב"ס תהליך רציף של ניהול סיכונים, אך בספטמבר 2010 הוא הפסיק לעשות זאת".

"מערכת קידמה אמורה לשמש בשב"ס כלי עיקרי לניהול האסירים, בתי הסוהר, המודיעין ומשאבי האנוש ולהחליף את מערכות המידע המשמשות את שב"ס למטרה זו, זאת בשל התיישנותן של אלה והסכנה לקריסתן – דבר שיפגע ביכולת שב"ס למלא את משימותיו", כותב המבקר בדברי הסיכום. "אף שמערכת קידמה הייתה אמורה להיות מסופקת בתוך כשנתיים ממועד חתימת החוזה עם הספק, עד מועד סיום הביקורת, חמש שנים לאחר החתימה, סופקה רק אחת מארבע תת-המערכות, וגם זו לא בשלמותה".

ממצאי דו"ח הביקורת, נכתב, "מלמדים על משבר של ממש שאליו נקלע הפרויקט: התגלה פער גדול בין לוח הזמנים שנקבע לביצוע הפרויקט ובין התקדמותו בפועל; יש חריגה ניכרת מהתקציב שתוכנן ואושר לפרויקט מלכתחילה; ואין בתכולותיו של הפרויקט כדי לתת את המענה הדרוש לניהול המערכים התפקודיים של שב"ס".

"מציאות זו התהוותה על רקע מחלוקות יסודיות שהתגלעו בין החברה המבצעת את הפרויקט ובין שב"ס", קובע המבקר, "שב"ס נדרש לבחון את הליקויים והממצאים העולים בדו"ח זה בנוגע לשלושה תחומי תפקוד שלו – פעולתו בשלב הליך האפיון של המערכת; הפיקוח שקיים על ביצוע הפרויקט, ובכלל זה על התוצרים שהתגבשו במסגרתו; וניהול הסיכונים הכרוכים ביישומו".

"מכיוון ששב"ס והחברה החליטו באוגוסט 2012 לסיים את ההתקשרות ביניהם, ומכיוון שיש צורך של ממש בפיתוח מערכת מידע חדשה בשב"ס לניהול האסירים ובתי הסוהר, מן הראוי ששב"ס, המשרד לביטחון הפנים והממונה על התיקשוב הממשלתי יעשו עבודת מטה יסודית לשם בחירת החלופה המיטבית להשלמת פיתוח תת-המערכות אסירים ובתי הסוהר", מסיים המבקר, "כמו כן יש לקבוע לוח זמנים מחייב לסיום הפרויקט, וכן למנות גורם בכיר בשב"ס שינהל את הפרויקט ויפקח פיקוח אפקטיבי על ביצועו ועל העמידה ביעדים שנקבעו לו".