האתגרים בהטמעת תהליכים חדשים בארגון באמצעות מערכות מידע חדשות

כמנמ"רים, אנחנו יודעים כיצד לנהל פרויקט מחשובי, אנחנו יודעים לנהל תהליך בניית מערכת, לבחור מוצר וספק, לנהל את הצוות, להשיג את המשאבים, לתכנן ולנהל את הפרויקט על כל מרכיביו.

האתגרים בהטמעת תהליכים ומערכות חדשות ידועים וברורים לכולם:
● הצורך לבנות מערכת ידידותית.
● לזהות את הצעד הטכנולוגי הבא ולהביא אותו לארגון.
● לנסות לצמצם פיתוחים.
● לרתום את בעלי העניין.
● להדריך את המשתמשים.

אך בזה  לא נגמר התפקיד ולא נגמרים האתגרים – מעבר לאתגרים הטכנולוגיים והאתגרים הניהוליים אנו ניצבים בפני אתגרים ארגוניים. איך לוודא שהמערכת שאנו בונים תביא לתוצאות אליהם שואף הארגון. איך נגרום למערכת להשתלב בתהליכים ולהוביל לשביעות רצון המשתמשים.

ההנהלה מצפה מהשקעה במערכות מידע לפעילות עסקית יעילה יותר ורווחית יותר. במקרים אחרים המערכת צריכה לשרת משימות חדשות, מטרות חדשות, יחידות חדשות. חשוב לזכור שהמערכת שאנו בונים לעיתים כרוכה בהטמעת תהליכים חדשים, מתודולוגיה חדשה, תפיסות חדשות.

במקרים כאלו אנו נדרשים להתמודד עם אתגרים בתחום הארגוני ולדאוג לא רק בהיבטים הניהוליים וטכנולוגיים, אלא גם לנהל את השינוי הקשור בהטמעת המערכת בתוך הארגון.

בתחום הארגוני יש לרוב שני אתגרים מרכזיים בהם אנו נתקלים:

חוסר מעורבות מספקת של ההנהלה
לעיתים קרובות ההנהלה "שוכחת" שמדובר במערכת שנועדה לקדם את מטרותיה ואת האסטרטגיה העסקית, ומתחילה לראות את המערכת עצמה כמטרה בפני עצמה.

עיקר המשקל ניתן להיבטים התקציביים והטכנולוגיים ולא מספיק תשומת לב ניתנת לטיפול בניהול השינוי המערכתי: הסברת המטרות, שיווק התועלות, שינוי בתפיסות, במתודולוגיות, בתהליכים שמלווים את שינוי במערכת המחשוב.

ההנהלה נדרשת להבין כי חלק בלתי נפרד מהפרויקט, וגורם משמעותי להצלחתו, הוא ליווי וביצוע השינוי.

אצלנו, בנשר, נקטנו בשני מהלכים כדי לגשר ולרתום את ההנהלה ובעלי העניין הרלוונטיים:
● ראשית, ישיבות הנהלה רחבות בראשות המנכ"ל, הכוללות את כלל הגורמים העסקיים. כך, כל יוזמה ורעיון מובאים לפניהם, ויחד מחליטים איך, מה ומתי לעשות. אין הפתעות ומתבצעת עבודת חשיבה וביצוע משותפים משלב היוזמה ועד לסיום ההטמעה בשטח.
● שנית, בכל פרויקט הגורם העסקי הוא המוביל. כמנמ"ר נוכחתי כי מעורבות כזו מובילה לרתימה נכונה והדוקה יותר של העובדים, ובפועל – להצלחה מיידית של הפרויקט והטמעתו.

רתיעתם של עובדים מהמערכת ועמדות שליליות כלפי השינוי
במרבית המקרים העובדים נרתעים משינויים, גם אם השינויים נועדו להיטיב עם הארגון ובסופו של דבר עימם.

חשוב להבין כי הרתיעה הינה בשל קושי בשינוי הרגלים, אך לעיתים קרובות הרתיעה נובעת מסיבות אמיתיות, תהליכים מורכבים יותר, ממשקים שונים, שינוי מאזן הכוחות בארגון, חוסר במומחיות וידע מקצועי ועוד.

הטמעה יעילה של מערכת מידע חדשה בארגון מבוססת אם כן לא רק על ציוד העובדים בידע ובמיומנות שיאפשרו להם לתפעל את המערכת ולשלוט בה, אלא גם ביצירת "תשתית מנטלית", מתאימה.

התמודדות עם האתגר השני הינה קריטית בהטמעת שינויים אולם היא לא יכולה להתבצע ללא התמודדות יעילה עם האתגר הראשון.

מנהלים רתומים המבינים את תפקידם בהובלת השינוי סביב הטמעת המערכת, יבינו גם את הצורך בניהול אחר של העובדים. ניהול שיאפשר לעובדים לאמץ את המטרות ולהשקיע משאבים בלמידה ולראות את השיפורים שיגיעו בשלב מאוחר יותר.

לעיתים נדרש שינוי סדרי העדיפויות, לא ניתן להשיג את הכל – כאשר רוצים להטמיע שינויים תהליכיים באופן של הטמעת מערכת מידע – על המנהלים להבין שחלק מההשקעה של העובדים תעבור ללמידה והטמעת השינוי על חשבון עבודה שוטפת ולעיתים על חשבון משימות נוספות.

המשאבים בהטמעת מערכת מידע המלווה בשינוי תהליכים לא מגיעים רק מהצד הטכנולוגי אלא גם מהצד הארגוני. גישה זו תאפשר לעובדים להתייחס לכל הרעיון באופן ידידותי ופחות מרתיע.

יש צורך בנכונות לענות על שאלותיהם של העובדים ולהתייחס ברצינות לפחדיהם והבעת אמפתיה כלפי החששות שלהם. כל אלה הם דוגמאות לאופן שבו ניתן ליצור בסיס חזק להטמעת המערכת בארגון באופן מושכל.

הכותב הוא ראש מחלקת מערכות מידע בנשר מפעלי מלט.