שלוש בעיות מהותיות בניהול הידע וה-IT בצבא ובממשלה
לא משנה אם בעיית הידע היא פנימית או חיצונית, התוצאה היא היעדרה של כל בקרה או פיקוח על התקציבים וההוצאות של פרויקטים טכנולוגיים ● מה ניתן לעשות?
במהלך השנה האחרונה נחשפתי לעבודה ולממשקים של ספקי התוכנה והטכנולוגיה עם הצבא, וזה הזכיר לי את התקופה שבה שעבדתי בממשלה. העבודה עם אותן ספקיות תוכנה וטכנולוגיה היא כורח המציאות, אבל ההתנהלות, הפיקוח והבקרה על אותה עבודה – בהחלט לא. המדינה והצבא מוציאים מיליארדים מידי שנה על IT, ללא כל פיקוח או בקרה.
ישנן שלוש בעיות עיקריות כשסיבת השורש של כולן היא ידע, ורק אחת משותפת לצבא ולממשלה.
ידע, וההגדרה שלו, הם דברים חמקמקים, בטח בעידן הפייק ניוז והצורך ההולך ופוחת בעובדות ובמידע כדי לקבוע עמדה. הידע בתחום ה-IT הוא עמוק, רחב ודורש מומחיות וניסיון, ולכן אנחנו רואים לרוב כי האנשים העובדים בארגוני IT נמצאים בהם שנים רבות מאוד. תחום ה-IT רחב מאוד, וכולל מאות רבות, ואף אלפים, של טכנולוגיות שונות שצריכות לעבוד יחד בצורות מגוונות, כולל אינטגרציה של טכנולוגיות ותחומים מגוונים עם שפה וז'רגון ייחודיים, הכוללים מונחים ומינוחים שיהיו בעבור האוזן "הרגילה" בלתי מובנים לחלוטין, ואף מרתיעים.
מיקור החוץ של ידע בצבא – סיכון
הבעיה הראשונה היא בצבא, בו קשה עד כמעט בלתי אפשרי להגיע לרמת ידע מספקת ב-IT, מכיוון שקיימים אלמנטים מבניים המונעים זאת. החיילים מתגייסים בגיל 18, ללא כל ידע או ניסיון אמיתיים, והרוב המוחלט ישתחרר בתוך שלוש שנים. קציני הקבע נעים ועוברים תפקידים כל כשנתיים עד שלוש שנים. אופן ניהול הקריירה בצבא כמעט שאינו מאפשר המשכיות וניהול רציף של תהליכים טכנולוגיים ללא ארגונים חיצוניים, ולא מאפשר התמחות מקצועית אמיתית, הדרושה כיום בתפקידים עמוסי ידע.
במקרה של הצבא, מוצאים כי החברות הפרטיות והמסחריות מנהלות את הידע הצבאי, ואף את הזיכרון הצבאי. מיקור החוץ של ידע הוא סיכון בטחוני, אבל בעיקר סיכון התנהלותי ועסקי. מכיוון שחברות מסחריות העוסקות במכירת שירותים לצבא מנהלות ידע טוב יותר מאשר בצבא, אנשי המכירות יודעים למנף את אותו ידע ואת הזיכרון לטובתם, וליצור הטיות בלתי מודעות אצל קציני הצבא העובדים מולם.
בממשלה – בעיית ידע פנימית
אך, אם בצבא בעיית הידע היא חיצונית, אז בממשלה בעיית הידע היא פנימית.
הבעיה השנייה היא באגפי ה-IT בממשלה, שהינם מקצועיים אבל מאוד סגורים כלפי האגפים האחרים באותם המשרדים. אותה סגירות נובעת מהידע הטכנולוגי והמונחים הטכנולוגיים שצריך בכדי לנהל שיחה עם אנשי IT. ידע שלא קיים לעובדים סוציאליים במשרד הרווחה, לעורכי דין במשרד המשפטים, לאנשי כספים וכלכלה במשרד האוצר וכדומה.
הבעיה קיימת בכל משרדי הממשלה, ואף ברמת הממשלה והפיקוח עליה. מבקרי הפנים במשרדים, וכן מבקר המדינה, לא יודעים או מסוגלים לבצע כל ביקורת על התהליכים המקצועיים והטכנולוגים באגפי ה-IT. בישיבות אישור התקציבים לפרויקטים, באותה ועדת ענ"א המפורסמת, פקידי המשרדים אינם מסוגלים או יודעים לשאול את השאלות הנכונות ולאתגר את הנחות היסוד. מכיוון שבטבע האנושי, ובעיקר הישראלי, לא ייתכן שוועדה תעבור ללא כל ביקורת (או תחושה שלה לפחות), אנשי אגף ה-IT מוסיפים סעיפים עבור אותם אנשים חיצוניים, כדי שיוכלו להרגיש בנוח לדבר עליהם, וכך יוסט הדיון מהאלמנטים הטכנולוגיים והמהותיים שלו לזוטות.
וזה מביא אותי לבעיה השלישית, והיא חוסר יכולת ניהול משא ומתן או דיון אמיתי על עלויות ומרכיבי פרויקטי IT בצבא ובממשלה.
חוסר כבוד לכסף הציבורי
לא משנה אם בעיית הידע היא פנימית או חיצונית, התוצאה היא היעדרה של כל בקרה או פיקוח על התקציבים וההוצאות של פרויקטים טכנולוגיים. נתקלתי לא אחת בעלויות פיתוח או עדכון בסכומים אסטרונומיים, וללא כל פרופורציה למשימה הנדרשת. הצעות המחיר שהספקים של צה"ל נותנים הן גבוהות להחריד, וגובלות בגזל הקופה הציבורית. פרויקטים למערכת הביטחון הם, כביכול בהגדרה, צריכים להיות יקרים יותר. אבל זו שגיאה מוחלטת ותפישה שאותן חברות הצליחו לייצר ולקבע בזיכרון הארגוני, ולמעשה לייצר את ה"ידע" הזה מבחוץ. אלא שגם בממשלה ניתן לראות את אותן עלויות גבוהות מאוד לפיתוחן של מערכות מידע, או הטמעתן של טכנולוגיות כאלה ואחרות. עלויות של מאות אלפי שקלים לביצועם של שינויים מינוריים עד לפיתוחה של מערכת. אלה מחירים שאף חברה מסחרית לא הייתה מקבלת או מאשרת, ומתאפשרים בממשלה כי אין יכולת (ידע) לערער או לאתגר אותם.
ניתן למצוא דוגמאות לכך במערכת ה-ERP הצה"לי, או פרויקט מרכב"ה הממשלתי, ובמערכת ב"נט המשפט" של בתי המשפט.
שני הארגונים החליטו על ביצוע מיקור חוץ של חלקים נרחבים של ה-IT שלהם מסיבות לגיטימיות, אך התוצאה הבלתי מכוונת הייתה גם מיקור החוץ של הידע, הקוד ושיטות העבודה, ולמעשה הם הפכו לבני ערובה של אותן ספקיות.
אבל ביסוד הבעייתיות, הן בצבא והן בממשלה, להערכתי נמצא גורם אחר – הגורם המשותף הוא חוסר כבוד לכסף הציבורי, שהוא הוא הרעה החולה. את כל בעיות צבירת ושימור הידע ניתן להערכתי לפתור ארגונית בתכנון טוב יותר ותוך הפקת לקחים מערכתית. בעיית הערך והכבוד לכסף קשה יותר לפתרון, ודורשת את שינוי המדידה וההערכה של תפקוד היחידות ומנהליהן, או מפקדיהן. וזה כבר דורש חשיבה אחרת לחלוטין.
הכותב, ד"ר תומר סיימון, הוא עתידן IT, ודירקטור לשיתוף פעולה אקדמי וחדשנות.
בצבא זה ניתן לפתרון קל מאוד - אזרחים עובדי צה"ל. הם ישמרו את הידע ויעלו פחות מספקים חיצוניים (וגם היו יותר תחת פיקוח).
הטיפול באחריות על התקציב היא אכן המפתח לכל החוליים שהוצגו כאן. התקציב צריך להיות מנוהל על ידי האגפים העסקיים שימדדו למול התקציב שיקבלו. כשזה יקרה הם יהיו חייבים לדעת לשאול את השאלות הנכונות מארגוני המחשוב שלהם ואלו יהיו חייבים להתייעל ולהתכוונן ליעדים של המשרד שלהם. כיום אגף תקציבים באוצר שם עצמו כשוטר תקציבי ובתגובת נגד הארגונים הממשלתיים משתמשים בתקציבים בחוסר אחריות, כי אחריות היא התפקיד של השוטר.