"אם מחלקת ההדרכה לא תמציא את עצמה מחדש היא אבודה"

"אם מחלקת ההדרכה בארגונים גדולים לא תמציא את עצמה מחדש היא אבודה", כך אמרה ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware במסגרת מפגש פורום KMI של אנשים ומחשבים שעסק בקשר בין הדרכה לניהול ידע.

"הכיוון הוא לעיסוק בניהול ידע: שימור, ידע שיתוף ידע, הנגשת הידע, פיתוח ידע, כדי שהעובדים יוכלו למצוא ידע ולהתמצא ולהבין בו. האחריות לפלטפורמות ולפתרונות הללו היא בידי גופי ניהול הידע ולא גופי ההדרכה", אמרה לוי.

לדבריה, כיום רוב העובדים הם עובדי ידע, ו-70% מהלמידה וההתפתחות שלהם נעשים תוך כדי עבודה, כך שיש פחות צורך בהכשרות תקופתיות. "הכיוונים שאליהם מחלקות ההדרכה צריכות לקחת את עצמן צריכים להיות חלק ממה שמכונה היום ייעוץ ארגוני, או ניהול ידע. אם לא תמציא את עצמה מחדש, מקומה ילך וידעך והיא תשתלב בתוך גופים אחרים שעוסקים בדיגיטל ובניהול ידע. הפיתוח העיקרי הוא בעיקר של יחידות קטנות, בעיקר לצורכי הסמכות, רגולציה והכשרות ראשוניות".

השינוי זה הקבוע החדש

ליאת פרג, מנהלת למידה בחטיבה לניהול סיכונים שבתוך החטיבה הדיגיטלית, ועוסק בתחומי אוריינות דיגיטלית וטרנספורמציה דיגיטלית בבנק לאומי, השתתפה בפורום וסיפרה למשתתפים כי בבנק לאומי מחלקת ניהול הידע הייתה תמיד תחת מחלקת ההדרכה. לפני שלושה ארבעה חודשים חל שינוי מאוד רציני בניהול הידע של לאומי, שתמיד היה שייך להדרכה.

פרג קבעה כי כאזרחים אנו מקבלים סל כלים מטורף, משתפים, נמצאים בהמון פלטפורמות, הופכים להיות צרכנים אחרים, הורים אחרים. ובעיקר – לא מעמיקים בתוכן כמו פעם. היא אמרה כי למחלקת ניהול הידע כיום שלושה אזורי השפעה עיקריים: האם המשתמש הוא עובד או לקוח, או שמא היום זה כבר אותו הדבר; התחום השני – מערכות היחסים – איך הן נראות בעקבות הטרנספורמציה הדיגיטלית; והארגון – איך הוא ממשיך הלאה.

פרג הדגישה כי אם עד כה הקצב היה מהיר, עכשיו אנחנו צריכים לחשוב על הדברים הבאים, תבונה מלאכותית, בוטים, צ'אט-בוטים ומה המקום של ניהול ידע בעידן זה.

היא אמרה כי כעובדים בכדי להיות חלק מהמשחק הארגוני אנו חייבים ללמוד כל הזמן. אם בעבר היינו יותר במאקרו הכשרה – למידה עם מטרה, למידת עומק, בזמן כניסה לתפקיד או שינוי תפקיד –  היום אנו בעידן של מיקרו הכשרה – אנו לומדים כל הזמן. שינינו את המבנה של הצוותים הארגוניים שלנו בכדי שנהיה מוכווני לקוח, ושיהיו לכולם ערכים ותרבות משותפים, שקיפות יעדים ופרויקטים, זרימה חופשית של מידע ומשובים, הערכה על כישורים ויכולות ולא על תפקידים. הצוותים חייבים לבוא מהמון עולמות ידע.

תחום נוסף שפיתחנו, אמרה פרג, הוא תחום הקהילות. עובדים במחלקות שונות יכולים לשתף פעולה במסגרת הקהילות ולא דרך המנהלים שלהם. ההיררכיות אינן רלוונטיות עוד. כך נוצרים שייכות, שיתוף ותיקוף הניסיון המקצועי, יצירת ידע לארגון, חשיפה לניסיון של אחרים, הזדמנות ליצירה משותפת של רעיונות חדשים, למידה, הבנה ארגונית של פערי ידע, הלך רוח ועוד. לדבריה, "אם יש לי קהילה מקצועית שמסמנת בשיחה שלה פערי ידע – משם אדע לייצר את הפעילות הבאה".

לסיכום, אומרת פרג: "היינו צריכים יותר ידע במהלך העבודה, צריכים להיות אדפטיביים וגמישים מהשינויים, כך שנוכל לצמוח ולא להתרסק, להיות טובים בתנאי אי וודאות. השינוי זה הקבוע החדש, וצריכים להיות יותר קרובים ללקוחות והארגון. צריך להיות מוביל ויוזם ולא מגיב. הארגון צריך להקים תרבות ערכים ומבנים שיאפשרו זאת. במיוחד במקום כמו בנק, שהרגולציה נושפת בעורפנו ולא מפסיקה לאתגר והפינטק מציע חלופה לכל מוצר שהבנק מספק כיום".

תחרות למידה מול אויבים

רס"ן ליאור שפיגלר, רמ"ד ניהול ידע בחיל האוויר, אמר במפגש כי "בחיל האוויר עוסקים 19 שנה בניהול ידע. עברנו מהובלה טכנולוגית לתוכן ותהליכים. מפקד חיל האוויר אמר בשנה שעברה שאנחנו בתחרות למידה מול אויבים."

"נקודת הבסיס היא ניהול מידע וידע אל מול פיתוח והדרכה – להביא את המידע הנכון לאדם הנכון בזמן הנכון אל מול בניית המתודולוגיה והתכנים להכשרה. מאיתנו, אנשי הלמידה, מצופה, וצריך ללמוד מכמה שיותר פלחים. כך אנחנו לומדים מה רוצים מאיתנו בעולם דינמי. אנשים רוצים ללמוד בצורה שמותאמת למוח שלהם, לקבל אפשרות לטעות ולהתפתח מזה, להבין מה קרה. העולם מתקדם בהבנה ולמידה".

"מחלקת הלמידה שבאחריותי", סיפר שפיגלר, בונה תבניות, מאפשרת הנגשה למידע ונותנת אפשרות לקבל את המידע בלמידה. נדרשות מיומניות למידה חדשניות, למידה משותפת דרך הפלטפורמות החדשניות ביותר. ניהול הידע היום עובר דרך אנשים עם כשירויות שנוכל להגיע אליהם וללמוד דרכם. תכנון הלמידה מתבסס סביב הרשת. חיל האוויר עובד בצורות למידה שונות – מבחני ידע, זמני הדרכה, סימולטורים, תרגולים מעשיים, הדרכות מצולמות וסרטים, בהתאם לתפישת ההדרכה הצה"לית.

חיל האוויר עובר טרנספורמציה דיגיטלית. כרגע יש עדיין מקומות שעובדים בהם באופן מיושן, לדוגמה טופס טיולים. המטרה היא להגיע לקדמה הדיגיטלית והדבר דורש הכשרת אנשי פיתוח הדרכה והעברת ידע בין כל היחידות.

אנו לומדים מצבאות אחרים ומארגונים אחרים. יש המון חומרים ברשת. התחקיר מאוד חשוב בחיל האוויר. הטייס מסיים ועושה תחקיר. יצרנו מודל שמאפשר לנו להנגיש בעתיד את התחקורים הללו. מנהל הלמידה הארגונית עצמו חייב ללמוד כל הזמן".

לסיכום אמר רס"ן שפיגלר: "ניהול הידע הקלאסי ופיתוח הדרכה מתחברים לתחום של למידה ארגונית הכולל תחומים נוספים".