לעוף על ענן גם בניהול משאבי אנוש

מערכות לניהול המשאב האנושי בארגון עוברות שינוי עצום בשנתיים האחרונות. מחלקות ה-HR נמצאות בלחץ לספק את הטכנולוגיות החדשות שלהן מצפים העובדים כיום, אבל, האתגר הגדול הוא דווקא בצד של ה-IT: לאפשר את השינוי במהירות.

כולם מטמיעים את טכנולוגיית הענן – היא מחברת מידע ממערכות ה-HR, ה-Back office ואפליקציות מובייל, בכדי לקצר תהליכים ולהסיר מחסומים בדרך לחדשנות הארגונית. בדבר אחד אין ספק, אנשי מש"א ומנמ"רים יכולים לחבור כדי לבצע אוטומציה של תהליכים, להכניס יישומים חדשים להתמודדות עם אתגרים עסקיים ולתת מענה לצרכי העובדים.

ספקי התוכנה השקיעו רבות במו"פ של מערכות בענן בשנים האחרונות. ככל שטכנולוגיות הדיגיטל ממשיכות להתקדם, המנמר"ים בשיתוף עם הנהלת הארגון מחליטים מתי לבצע את הקפיצה לדור הבא של היישומים – ונראה שהרגע הגיע.

מחקר של דליוט (Deloitte) מ-2017 מעלה שמחצית מהחברות מגבירות דיגיטציה ושימוש במובייל לצרכי ניהול המשאב האנושי, ועוברות למערכות בענן.

עם מערכות HR בענן, ניתן להכניס לשימוש יישומים שונים בקצב מהיר ובאופן גמיש, על בסיס הצרכים העסקיים ובהתאמה לצרכים השונים של מגוון דורות העובדים בארגון – פתרונות המשפרים חווית עובד, עם יכולות אנליטיקס ומובייל. וככל שמתקדמים, צפויות מערכות אלה לשלב גם יכולות רובוטיקה, בינה מלאכותית כגון צא'ט-בוט (תוכנה המתמחה בניהול שיחות טקסטואליות, המדמה התנהגות אנושית), למידת מכונה ועיבוד שפה טבעית (הגורם למחשבים "להבין" דברים שנכתבים או נאמרים בשפות אנושיות), סנסורים, חיזוי אנליטי ועוד.

להוריד את הענן לקרקע

זו הזדמנות לנפץ מיתוסים הכרוכים במעבר לענן.

התאמה לצרכים – יתכן שאנשי ה-HR סבורים כי מעבר לענן יגביל את יכולתם לביצוע התאמות לצורכיהם המיוחדים, אך זה אינו בהכרח נכון. למרות שפלטפורמות ענן בדרך כלל לא תומכות בקסטומיזציה, בהחלט ניתן לבצע בהן קונפיגורציה. לרוב הן תומכות בדרישות מורכבות יותר ביחס למערכות בעבר. ככאלה, גם קל יותר ליישם אותן בארגון ולתמוך בהן אחר כך.

עלות – אנשי HR מעריכים כי מערכת בענן תמיד חסכונית יותר, בראש ובראשונה בזכות חיסכון בתשתיות, כמו גם בשל התשלום החודשי השווה לכל נפש. בפועל, דווקא חברות שהזניחו בעבר את השקעה במערכות HR, ייהנו יותר מיתרונות כספיים במעבר לענן, ביחס לחברות שהשקיעו בשיפור המערכות באופן שוטף.

תמיכה מ-IT – בניגוד למה שניתן לחשוב, יש עדיין צורך בתמיכה מאנשי ה-IT עם המעבר לענן. למרות שיש היום פתרונות להסבה מהירה, במיוחד כשנשארים עם אותו ספק תוכנה, למנהלי ה-IT תפקיד מרכזי בניהול האינטגרציה, עדכונים ואבטחה.

מגמות במעבר לענן

מערכות משולבות לניהול ההון האנושי בארגון – חברות רבות משנות את הגישה שלהן בנושא ניהול הטאלנטים ואסטרטגיית ההון האנושי, כמו גם את ניהול הנתונים הרלוונטיים. כתוצאה מכך, מערכות אינטגרטיביות הפכו לנקודת המוצא לתהליך ולזרז של השינוי הצפוי במחלקות ה-HR.

שירותי HR שונים – בחברות רבות מכירים בצרכים שונים של אוכלוסיות עובדים מגוונות בארגון. מה שמתאים לעובדי משרד לא בהכרח מתאים לעובדי רצפת ייצור, או לאנשי המכירות בשטח. צריך לאפשר לעובדים את הגישה למערכות ה-HR באמצעים המתאימים לאופי עבודתם.

העדפה לפתרונות HR מבוססי ענן

מערכות בהתקנה מקומית משתנות בקצב איטי יותר. כל שדרוג מורכב יותר, ולרוב מערב את ה-IT של הארגון. לעומת זאת, פתרונות הענן משודרגים אוטומטית, הארגון נהנה מהם מידית, וניתן להתאימם לגידול בפעילות החברה ולדרישותיה. כך, אנשי ה-HR נהנים מגמישות ואג'ליות, ואנשי ה-IT פנויים למשימות אחרות.

בנוסף, ברור לכולם שעובדים מחוברים יותר לארגון כאשר יש להם יכולת לגשת למידע במערכות ה-HR ולמצוא שם תשובות לשאלות רבות, ללא צורך בפנייה ל-HR. ישנם מגוון ערוצים, כולל שירות עצמי, רשתות חברתיות וכמובן מובייל, המאפשרים גישה למידע. השימוש בטכנולוגיות מוכיח את עצמו במונחי עלות-תועלת וחוסך את הצורך במענה אנושי.

חברות רבות כיום עוברות כיום למודל "היברידי", המשלב פתרונות 'טובים מסוגם' (Best-of-Breed), שנותנים את המענה המיטבי לארגון, מספקים חוויית עובד טובה יותר ותמורה מיטבית להשקעה.

יכולות HR בענן מהוות אבולוציה בטכנולוגיה. בהקשר של הטרנספורמציה הדיגיטלית של ה-HR, אנו ניצבים מול מהלכים מהפכניים של ממש, ואותם כבר אי-אפשר לעצור.

בשנים הקרובות יעברו כמעט כל הארגונים למערכות HR בענן, מתוך הבנה של החיסכון בתשתיות, בהתקנות ובשדרוגים, ההכרה בגמישות ובזריזות שלהן – תכונות המאפשרות לארגון לספק לעובדיו מערכות ידידותיות וניידות יותר, נגישות מכל מקום, בכל זמן, ותורמות לחוויית העובד ולמחוברות שלו לארגון.

הכותב הוא מנכ"ל EMEA בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה בענן לניהול ההון האנושי בארגון