מערכת לניהול מערך העובדים – מנוף לשינוי ארגוני

"המחיר של עשיית אותם הדברים שוב ושוב, גבוה בהרבה ממחיר השינוי", אמר ביל קלינטון. אלא שבני אדם לא אוהבים שינויים. הם אמנם חלק מהקידמה, ועדיין, שינוי גורם לנו אי-נוחות. אבל האם מישהו מסוגל היום לחשוב שאפשר להסתדר, בעבודה או בחיים הפרטיים, ללא אינטרנט? ללא סמארטפון?

השינויים הטכנולוגים הניעו אותנו קדימה, יצרו הזדמנויות חדשות ומסעירות, אפשרו לפתח מוצרים ושירותים חדשים, הביאו אוטומציה, קלות שימוש וחיסכון בזמן ובעלויות. כמו כל שינוי של מערכת ארגונית, שכל העובדים חשופים אליה, גם שינוי של פתרון לניהול מערך העובדים (נוכחות, היעדרות, סידור עבודה ועוד…) מעורר חששות. צריך להתרגל לטכנולוגיה חדשה, אבל יותר מכל, יש חשש משינוי סדרי העבודה. אנשי שטח מרגישים שמפקחים עליהם, משום שאפליקציות דיווח הנוכחות נותנות אינדיקציה האם הדיווח שהעבירו בוצע מאתר מורשה או לא. מאחרים כרוניים עלולים לגלות שהאיחורים פגעו בשכרם. מנהלים לא מאשרים אוטומטית היעדרויות, מבלי לבדוק את יתרות הזכאות של העובד, ועוד… "פתאום", כולם צריכים לקחת יותר אחריות על זמן העבודה.

דווקא משום כך, הטמעה של פתרון כזה, שלכאורה נחשב כמערכת אופרטיבית בלבד, היא הזדמנות לחולל שינוי משמעותי בארגון. זה בדיוק הזמן לנתח ולחשוב מחדש על הצרכים הארגוניים ועל מגוון תהליכים תפעוליים לרוחב הארגון, מבעד למשקפיים חדשים, ולנסות להבין איך מתייעלים, לא רק במונחי "עלויות", אלא גם ב"תהליכים".

זו הסיבה שמרבית השאלות שעולות עם ההחלטה על הטמעת מערכת חדשה לניהול מערך עובדים (Workforce Management) אינן סביב הטכנולוגיה עצמה, אלא "למה דברים קורים, כפי שהם קורים ומה אנחנו רוצים לשנות?", למשל, האם כולם חייבים להתחיל לעבוד ב-8:00? האם אנחנו מאפשרים עבודה מהבית? האם אנחנו רוצים להגביל את כמות השעות הנוספות? אמנם, קל יותר לומר "כך נהגנו תמיד", אבל כדאי לעצור לתכנן מסלול מחדש, ולקיים דיונים מהותיים יותר: אילו מטרות הארגון רוצה להשיג; האם השינוי יוכיח את עצמו בטווח הארוך; מה המשאבים שנדרשים בכדי לחולל שינוי; איפה הקשיים?

כמה דוגמאות מהחיים

אולי לא נעים לדבר על זה, כי מנהלים רוצים לבטוח בעובדים שלהם, אבל סקר שפרסם הבוסטון גלוב (The Boston Globe) מצא כי 74% מהמעסיקים סובלים מתופעת ה"תחתים לי", בה עובד מעביר את הכרטיס שלו למישהו שמסיים לעבוד מאוחר יותר או מגיע מוקדם יותר, ו-19% מהעובדים מודים שהם אכן עושים זאת. העלות למעסיק – כ-2.2% מהשכר. באותה מידה, ארגונים רבים מתקשים לעקוב אחר שעות העבודה של אנשי שטח.

אלא שאם דיווחי תחילת וסיום עבודה יתבצעו באמצעות אפליקציה בסמארטפון של העובד, אפשר לבדוק שהדיווח בוצע ממיקום מורשה, ולוודא את זהות המדווח, שכן בניגוד לכרטיס שעובד יכול להעביר לחבר שיחתים עבורו, את הסמארטפון שלו הוא לא ייתן לאיש.

הארגון סובל מתופעה של איחורים כרוניים? – קבעו מדיניות ברורה במטרה למגר את התופעה. לדוגמה: עובד שאיחר ללא אישור, למעלה מחצי שעה ביחס למוגדר כמועד תחילת יום העבודה שלו, לא יוכל להשלים שעות, או לבצע שעות נוספות באותו יום. מעדות לקוחות: "ניסוח ויישום כללים ברורים לגבי איחורים ללא אישור, ויישומם בהסכמים במערכת, הביא מיידית להפחתה ניכרת בתופעה".

כאשר שודרגה המערכת בכפר המכביה – מלון ומרכז כנסים ואירועים ומועדון ספורט – ראה בכך שרון הוד, מנהל משאבי האנוש, הזדמנות לחשיבה מחדש בכל הקשור לניהול מערך העובדים: מהחלטות אסטרטגיות בנוגע לתוספת עובדים, שעות נוספות וכדומה, דרך בחינה מחדש של נהלי עבודה ושעות עבודה, בניית תקציב מדויק ועוד.

לדבריו: "הפתרונות החדשים שינו את דפוסי החשיבה שלנו – מקבלת החלטות בדיעבד, להחלטות פרואקטיביות וריאקטיביות בזמן אמת. מנהלי המחלקות הפכו לשותפים משמעותיים בקבלת ההחלטות – לא רק ניהול עובדים, אלא אחריות על עלויות העבודה ושורת הרווח הסופי".

תקשורת ושקיפות להקטנת התנגדויות

מניסיון, כדאי לערב עובדים ממגוון מחלקות בארגון בתהליך הטמעה של מערכת על-מנת לצמצם התנגדויות: לתת להם לשאול שאלות ולאפשר להם לשמש כ"סוכני השינוי" מול חבריהם לעבודה, בכדי לתקשר את הפוטנציאל הגדול הטמון בהטמעה נכונה, ולפוגג את החשדנות והחשש.

כך ניתן להפריך שמועות שהשכר ייפגע, שייתכן ויהיה צורך בפיטורים וכדומה. להפך. כאן צריך להדגיש את יתרונות המערכת מנקודת המבט של העובד: בנייה של תרבות ארגונית המבוססת על הוגנות ושקיפות, בה כל עובד יודע שהוא מקבל את כל מה שהוא זכאי לו – תרבות בה העובדים עצמם הופכים לשותפים ובעלי אחריות בהצלחת הארגון.

שינוי הוא חלק מהחיים, בלעדיו אנחנו, במקרה הטוב, רק דורכים במקום. כשיודעים למנף את השינוי התפישתי שבכוחם של כלי הניהול החדשים לחולל, העובדים יירתמו לתהליך ויבינו כי מהשינוי הנדרש מהם, גם הם וגם הארגון ירוויחו אנרגיה חדשה ורעננה בדרך להצלחה עסקית.

הכותב הוא מנכ"ל EMEA בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון