תקציב המיחשוב ל-2019: האתגר הבלתי אפשרי של ה-CIO

אחד הנושאים הראשונים שארגונים רבים נדרשים לו, כעת אחרי החזרה לשיגרה מחופשות החגים, הוא דיוני התקציב. האתגר הכי קשה של המנמ"ר, הוא חוסר היכולת שלו להלהיב מחדש את ההנהלה ברעיונות חדשים. ארגז הכלים של, לא כל כך התחדש, ולא רק בגללו.

עמיתנו רונן זרצקי, תיאר את המציאות הזו במאמרו המצוין השבוע תקציב המיחשוב של 2019 בסכנה.  זרצקי מתייחס במאמר לבאאזים החמים שיש כיום בשוק, שעל פי כל התחזיות הם יובילו בשנה הבאה, אבל, לדבריו, למנמ"ר אין סיכוי לקבל עוד תקציבים אם יבוא להנהלה וידקלם טכנולוגיות כמו AI , DRP , רובוטים ועוד. כל אחד מהם מייצר סיפורים נלהבי, שמציתים את הדמיון, אבל למרבה הצער מנהלים, ובווודאי מנהלי כספים, לא משחררים כספים על סמך סרטי מתח בדיונים.

התשובה שלהם למנמ"ר המותש תהיה "את זה כבר שמענו בשנה שעברה, קיבלת כסף, מה עכשיו". נודה על האמת שלמנמ"ר אין תשובה ראויה. אז נשאלת השאלה מה עושים? איך בכל זאת שומרים על התקציב או אפילו מגדילים אותו?

התשובה לכך נעוצה במשהו קצת יותר רחב שקשור להגדרה מחדש של תפקיד המנמ"ר. נאמר כבר כי הוא צריך להיות חבר הנהלה ומי שמחובר לכל הקווים העסקיים והארגוניים של החברה. הוא למעשה חבר ההנהלה היחיד שיודע את כל הצרכים מכל התחומים.
בהיותו כזה, המנמ"ר צריך לזהות נכון מהם הצרכים המיידים של הארגון, מה "כואב" למנכ"ל ואיפה הוא יוכל לשים את הכסף, יחד עם ה-CFO.

כולנו יודעים שתקציב דומה לשמיכה. האורך שלה תלוי במי שתופר אותה או קונה אותה ובמקרה הזה השליטה היא בידי המנכ"ל. ברצונו השמיכה תתארך או תתקצר עבור אחרים שרוצים להתכסות בה. המנמ"ר צריך לייצר סיפור שיגרום למנכ"ל להגדיל את אורך השמיכה, או לקחת סיכונים ולקצר במקום אחר.

לדרבן את הספקים

לנושא הזה יש גם זווית אחרת. המנמ"ר אינו לבד בזירה הטכנולוגית. יש לו שותף מאוד חשוב: הספק או האינטגרטור. כאן על המנמ"ר לעשות עבודת הכנה במהלך כל השנה, שכוללת בין היתר דרישה מהספקים להיות יצירתיים יותר, חדשניים יותר.

גם במערכת היחסים בין ספק מנמ"ר קיימת סטגנציה. איש המכירות בא עם אותו ארגז כלים שקיבל לפני שנתיים שלוש, המנמ"ר בדרך כלל יודע מה יש לו ואחרי דין ודברים סביר סוגרים עסקאות.

מנהל הכספים חותם והפרויקטים יוצאים לדרך. אלא שכולנו יודעים שזו מדיניות לא נכונה כי בדיוני תקציב יש סיכוי שהנהלות עשויות להשתכנע להגדיל תקציבים על פרויקטים ואתגרים שהמנמ"ר יביא להם. אין סיכוי שהם יוסיפו תקציבים על מה שלא הוצג להם, כי אף ספק לא טרח לעדכן את המנמ"ר בדברים חדשים שיש בהם חזון ואתגר. כאן שוב חוזרת ההובלה של למנמ"ר, שצריך להתמודד מול הנהלה שלא רוצה להשקיע ומול ספק שלא מרגיש צורך להתאמץ יותר מדי.

איך לעבוד עם ה-CFO

אישור תקציב עובר תהליכים שונים, שחלקם נעשים אצל המנכ"ל ואחרים אצל מנהל הכספים. בארגונים רבים הוא דמות המפתח שיכולה לקבוע את לידתו את פרויקט או מותו בטרם עת. מגזין האון ליין, CIO פרסם השבוע מאמר ובו ריכז עצות למנמ"רים כיצד לעבוד בצורה יעילה עם ה-CFO הארגוני.

כותבי המאמר פותחים את הכתבה באמירה שנכונה לכולם: מנמ"רים לא תמיד מצליחים להוכיח את היתרונות האופטימליים של השקעות ב-IT בעיני מנהל הכספים. מנמ"ר צריך לדעת מה מעניין את מי שמחזיק את היד על הקופה ובהתאם לזה להציג לו את הצרכים.

בכלל, העצה החשובה יותר שעולה מהמאמר היא שהמנמ"ר צריך לייצר שותפות של אמת עם מנהל הכספים, לשתף אותו כמה שיותר, להתייעץ, לתת לו מדי פעם גם הרגשה שהוא יכול להחליט בין הצעה אחת לשניה. כך צריך לנהוג גם מול בעלי מניות וחברי דירקטוריון. הדבר האחרון שהם אוהבים זה לפגוש את המנמ"רש, מגיע עם מצגות יפות ודרישות כספיות ולא לראות אותו אח"כ שנה שלימה.

אותו מאמר מצטט סקר גדול שנערך בתחילת השנה ממנו עולה שלמרות הרצון לקצץ בהוצאות, להנהלות יש רצון להשקיע יותר בדברים חדשים. רק צריך מישהו שיגרום להם להתלהב.

שורה תחתונה: בהתמודדות על שמירה על תקציב ה-IT והגדלתו, על המנמ"ר לעשות כמה פעולות במקביל. ראשית לאתר את הצרכים הבאמת דחופים לארגון, להציע פתרון מעשי, כאשר הטכנולוגיה היא בגדר מוסיקת רקע ולא הסולן הראשי. דבר נוסף המנמ"ר צריך לדרבן, לאתגר ולדחוף את הספק כדי שיביא לו את המילה האחרונה בכל תחום ויוכיח לו איך זה עוזר לארגון עצמו.

הדבר האחרון כפי שהמגזין CIO מציע: תהיו חברים של ה-CFO זה אף פעם לא הזיק לאף אחד. בהצלחה