עיריית ירושלים ערכה פרויקט קונסולידציה בעולם הפלט הארגוני

עיריית ירושלים ערכה פרויקט מדפסות חכמות במשרדיה. את הפרויקט, שהחל לפני שנה וחצי והסתיים באחרונה, ערכו אנשי נס, בשיתוף אנשי ה-IT ואגף התקציבים של העירייה. היקפו הכספי לא נמסר לפרסום, אולם על פי ההערכות בשוק הוא נאמד במאות אלפי שקלים. בעקבות הצלחת הפרויקט, יחלו בחודש הבא לפנות מדפסות עודפות ממשרדי העירייה.

כמו רשויות מקומיות רבות אחרות, גם עיריית ירושלים, שהיא הבירה והעיר הגדולה ביותר בישראל, משקיעה רבות בשיפור השירות והנגשת השירותים לכל האוכלוסיות בה, מכל הדתות והלאומים. הדבר נעשה, במידה רבה, באמצעות אגף מערכות המידע והמחשוב, בראשות המנמ"ר הוותיק, איתמר קורנפלד. נס מנהלת ומובילה במיקור-חוץ את כל פרויקטי ה-IT בעירייה. מטה ה-IT של עיריית ירושלים מונה 16 עובדים, ולצדו 110 עובדי נס. אגף המחשוב העירוני משרת כ-6,000 משתמשים ומטפל ב-4,500 עמדות מחשב.

בראיון לאנשים ומחשבים אמר ציון סמולר, הממונה על טכנולוגיות המידע בעיריית הבירה, כי "אנחנו ממשיכים במהפכה הירוקה של איכות הסביבה. במסגרת זו ערכנו גם את הפרויקט הזה, של המדפסות החכמות וכל הנלווה לו מבחינת תשתיות, תוכנה ועוד".

האתגרים והביצוע הטכנולוגיים במסגרת הפרויקט

"בטרם התחלנו בפיילוט", אמר, "עמדו בפנינו כמה אתגרים: ניצול יעיל של מערך ההדפסה; שיפור אבטחת המידע של חומרים מסווגים – עסקית ואישית – שמודפסים; שיפור התנאים הסביבתיים הקשורים לציוד הפלט והשתלבות בעולם הירוק; ריבוי סוגי מדפסות – 1,350 מכונות, ממגוון יצרנים; ועלויות גבוהות של תחזוקת המדפסות, בשל חשש ממחסור בטונרים – מה שגרם לכך שעובדים אגרו אותן ויצרו מחסור לכאורה. כך, נוצר מצב שבו המדפסות היוו סוג של מפגע סביבתי".

ציון סמולר, הממונה על טכנולוגיות המידע בעיריית ירושלים. צילום: יח"צ

סמולר סיפר כי "לפני שהתחלנו בפרויקט בחנו כמה טכנולוגיות, ובחרנו בטכנולוגיה המתאימה לארגון – כרטיס בקרה להדפסה מאובטחת, מבוססת כרטיס עובד. שינינו את הקונספט הבסיסי, לפיו כל עובד ועובדת יכולים להדפיס בכל מדפסת בכל אתר עירוני. בחרנו ביזמקו, נציגת קיוסרה היפנית בישראל".

לדבריו, "כרטיס העובד, שפותח את הדלת, מאפשר לעובדים לבצע גם את ההדפסות שהם צריכים. מתן ההוראה להדפסה יכול להתבצע גם דרך מכשיר נייד, וכך אף קבלת דו"חות ניהול ובקרה".

הוא ציין ש-"הפרויקט הביא לכמה תועלות: גדלה יעילות העבודה של המשתמשים; הבאנו להפחתה משמעותית בהוצאות התפעול, של יותר מ-30% מהוצאות ההדפסה; קיבלנו שליטה ובקרה של הארגון בכלל מערך המדפסות, לצד הפקת דו"חות בחתכים שונים, וכן בקרות לפי מחלקות וקבוצות משתמשים; הבאנו להתאמה מדויקת של הפרויקט לצרכי העירייה והמשתמשים; וקיבלנו רמת אבטחת מידע גבוהה יותר, כי כיום ההדפסה מתאפשרת רק אחרי הזדהות".

"פועלים לדיגיטציה של כמה שיותר טפסים"

"בטרם הפרויקט, עובדי העירייה הדפיסו 23 מיליון דפים בשנה", הוסיף סמולר. "בעקבותיו נצמצם משמעותית את הכמות הזו. המגמה היא לא רק לצמצם את היקף ההדפסות – אנחנו פועלים לדיגיטציה של כמה שיותר טפסים מנייר והפיכתם לטפסים מקוונים, לצד שדרוג משמעותי של מערכות תומכות תהליכים, שימנעו את הצורך בהדפסה".

"הפרויקט", אמר, "יביא לחיסכון שנתי של 1.3 מיליון שקלים לקופה הציבורית. בנינו ממשקים לחיבור בין המערכות והעובדים וכיום, כלל פעילות ההדפסות נעשית בצורה שקופה. הבאנו להגדלת ההתייעלות – אנחנו מאפשרים גישה לכולם בכל זמן ומכל מקום. חסכנו בעלויות הציוד המתכלה ואגמנו משאבים. שינינו את אופן הפעולה של התמיכה הטכנית, כך שכיום היא נעשית באופן יזום ואקטיבי: הספק מגיע, כי הוא יודע לנטר לפני שהטונר נגמר ושולח את הרכיב החסר מראש. זה מייעל תקציבית וגם שירותית".

סמולר ציין ש-"אגף התקציבים ליווה את הפרויקט, בשיתוף חברת היועצים FrankIT בפן הכלכלי. מנהל האתר, ארז יעקובי, ואנשי נס היו שותפים חשובים במימוש הפרויקט, כמו גם בהעלאת רעיונות טכנולוגיים מתקדמים נוספים, אותם נממש בהמשך השנה. לצד זאת, יש פרויקטים משמעותיים שקורמים עור וגידים בימים אלה, דוגמת שדרוג טכנולוגי של מערך השרתים העירוני, שדרוג תשתיות מחשוב ותקשורת מיושנות ברחבי הארגון ומעבר לטלפוניה דיגיטלית".