משטר(ת) הנוכחות

אף מנהל אינו רוצה להיתפס כ״שוטר״ בעיני העובדים. אבל התעלמות מחוקי עבודה וממדיניות ארגונית, גם אם זה לכאורה נראה לא משמעותי, עלולה לעלות לארגון ביוקר.

דוגמאות? העובדים לא מחתימים באופן סדיר כרטיס בכניסה והיציאה. זה לא נראה ממש חשוב, כי פחות או יותר יודעים כמה זמן הם עובדים. יותר נוח "להחליק" את העניין, כי מי רוצה להיות זה שמזכיר לעובדים שיש כללים, במיוחד אם יש להם גמישות מסוימת במקום העבודה, או שהם בכלל חושבים שכללים כמו נוכחות לא ממש חלים עליהם?
אולי נשמע זניח, אלא שזה לא. מנהלים מתלוננים על כך, שהם לא יודעים מי נמצא בזמן נתון ועל מי אפשר להטיל משימה, ועובדים מתלוננים שלא שומרים על זכויותיהם ושחישובי השכר שלהם לא נכונים. ואולי בכלל העובדים מחתימים כרטיס, אבל למנהלים לא אכפת כמה שעות נוספות עבדו, כי ממילא הם עובדים "גלובליים"…

ברוב המקרים ה"תיק" נופל על מנהלי משאבי האנוש, אבל לעתים הבעיה מגיעה אף מדרגים גבוהים יותר בהנהלה הבכירה, שיתכן שאינה חשה שמדובר בבעיה שלה, ואינה דורשת מהמנהלים לתת דין וחשבון ולקחת אחריות בנושא.

המציאות בשטח מוכיחה אחרת. בעצם ההתעלמות, המנהלים אינם מבינים את ההשלכות החוקיות והמשפטיות שיכולות לצוץ בהמשך – החל מתביעות להשלמת הכנסה, דרך תשלומי שעות נוספות, ועד לאי עמידה בהסכמים קיבוציים. יתרה מזו, היא עלולה אף להביא לקנסות שמוטלים על ארגונים, כמו גם על מנהלים באופן אישי בגין הפרה של חוקי עבודה, כגון חריגה מכמות השעות הנוספות המותרת בחוק, מינימום זמן מנוחה בין משמרות ועוד.
בישראל, ארגונים מחויבים לעקוב אחר שעות העבודה של עובדיהם. נקודה. הסיבה בראש ובראשונה היא לצורך שמירה על זכויות העובדים.
אבל במקרה של מחלוקת שתגיע לבית המשפט, אם המנהלים יגיעו ללא נתונים שיגבו את טענותיהם, הסיכוי שלהם לזכות במשפט מול עובד, או מול הרשויות, הם קטנים ביותר. וגם אם הדברים אינם מגיעים לידי משפט, הרי שאי דיוקים בתשלומי השכר הם צעד שמוביל למתח מיותר במערכת בין עובדים למעסיקים, כי כשזה נוגע לכסף של העובד, תמיד ייווצר אצלו חוסר אמון ותחושה ש"דפקו אותו".

ככל שמנהלי משאבי אנוש רוצים להתרחק מתווית ה״שוטר״, עליהם לקחת אחריות על הנושא כחלק מתפקידם, שכן הם אלה שאמונים הן על האינטרסים של הארגון, אבל גם על הקשבה ומציאת פתרונות לבעיות של עובדים. וגם אם מנהלים או עובדים אינם מבינים מדוע חשוב לאכוף מדיניות נוכחות, על ה-HR להסביר ולוודא שהיא מיושמת.

שלב א' – הערכת עומק הבעיה

די ברור, שכאשר גם המנהלים וגם העובדים אינם מקפידים על נהלים ומדיניות הארגון, משהו לא עובד כראוי, ואחריות ה-HR היא לזהות מה לא עובד.

ייתכן שהעובדים והמנהלים אינם מבינים את המטרה של הכללים, את היתרונות עבורם, ובוודאי לא את ההשלכות והנזקים האפשריים. ייתכן שמנהלים רואים בניהול נוכחות משימה משנית, שנדחקת לשוליים בלחץ היומיום, ואולי הם חושבים שאין זה חלק מתפקידם לאכוף מדיניות כזו. ואולי הבעיה בכלל טמונה בקושי בתפעול מערכות הדיווח, שאינן בהכרח אינטואיטיביות, ועובדים ומנהלים לא תמיד קיבלו די הדרכה כיצד להפיק מהן את המקסימום.

מרגע שמבינים את שורשי הבעיה, לא צריכה להיות בעיה למצוא את הפתרון. יש להסביר לעובדים ולמנהלים את החשיבות של דיווחי הנוכחות ואת ההיצמדות למדיניות הנוכחות של הארגון, שתכליתה בסופו של דבר להגן על האינטרסים הן של העובדים והן של הארגון. יש צורך לוודא שכולם מכירים את המדיניות ויש לשקול אפילו להחתים אותם עליה, ולא פחות חשוב – צריך לתת לעובדים ולמנהלים פתרונות טכנולוגיים אינטואיטיביים, במחשב או בסמארטפון, לדיווח נוכחות, לבקשת היעדרות וכד'.

שלב ב' – לרתום את ההנהלה הבכירה

המנהלים הבכירים הם שצריכים, בשיתוף עם ה-HR, לקבוע מדיניות נוכחות, ולהעביר כלפי מטה את המסר, שעל העובדים והמנהלים ליישם אותה ברמה היומיומית.

למרות שההנהלה הבכירה היא זו שקובעת את הציפיות מכולם, בפועל מי שבאמת אחראי על האכיפה הם מנהלי דרג הביניים והמנהלים הישירים בארגונים.

שלב ג' – יישום
כמי שאמון על הביצוע, המנהלים בדרג הביניים והמנהלים הישירים הם אלה שצריכים להבין את המשמעויות הכלכליות של ניהול לא נכון של שעות נוספות, מה ההשלכות המשפטיות הצפויות מאי ציות לחוקת העבודה, ובכלל – ששמירה על שעות עבודה ותיעודן היא חלק חשוב ובלתי נפרד מהתפקיד הניהולי.

זה נכון כפליים כאשר מתוכנן מהלך פיטורים. אם אחת הסיבות היא איחורים קבועים, לדוגמה, הרי שלמנהל צריך להיות תיעוד מסודר על כך.

ולא פחות חשוב – ארגון צריך להתנהל בכפוף לחוקת העבודה ולא יכול להרשות לעצמו להפר כללי שעות עבודה ומנוחה, ניהול משמרות שלא בהתאם לדיני עבודה וכד'.
לכן חשוב לתת למנהלים מערכות טכנולוגיות לניהול הנוכחות, המשולבות עם מערכת התראות על חריגה מדיני עבודה, כך שיעזרו להם לעמוד בדרישות החוק ויתריעו על כל הפרה.

חשוב לזכור – מנהלים רבים פשוט אינם מודעים לסיכון שהם עלולים ליצור עבור החברה ולפגיעה האפשרית במהלך התקין של העבודה כתוצאה מאי אכיפת מדיניות נוכחות. בסופו של דבר, רוב המנהלים רוצים למלא נאמנה את תפקידם, צריך רק להסביר להם עד כמה הדבר חשוב, להנחות אותם כיצד לעשות זאת נכון ולתת להם את הכלים הטכנולוגיים המתאימים ליישום המדיניות בפועל.

הכותב הוא מנכ"ל EMEA בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון.