מה המנמ"רים צריכים לעשות כדי לעבור את משבר הקורונה?

מגפת הקורונה היא אירוע משבש – הן ברמת הבריאות והן ברמה העסקית. לא תהיה זו הפרזה לומר שמרבית הארגונים לא חשבו על תסריטי שיבוש המשכיות עסקית ותפקודית שיבוא על רקע בריאותי, ולא מגורמי האיום הרגילים: נוזקות מחשב, האקרים ופשעי סייבר. אלא שהמציאות החליטה אחרת. גרטנר נחלצה לטובת המנמ"רים אובדי העצות בימים משבריים אלה ופרסמה מספר תובנות.

המשותף לתובנות האלה הוא העובדה שבמרבית הארגונים, העדיפות הראשונה להשקעה היא בתשתיות הפיזיות, כאשר הערוצים הדיגיטליים נמצאים בעדיפות שנייה. אבל בתקופות משבר, כאשר פעילות הארגון הסדירה משתבשת, ולעתים אף אינה מתאפשרת, הקריטיות של הערוצים הדיגיטליים עולה. אלא שארגונים לא תמיד ערוכים לכך ולכן, גרטנר פונה למנמ"רים בקריאת השכמה לתת דגש חזק יותר לערוצים הדיגיטליים, כדי שביום הפקודה הבא, אחרי המשבר הנוכחי, הם יהיו ערוכים. כחלק מזה, עליהם למנף את הערוצים הדיגיטליים כדי להגביר מכירות ושירותים, להגיע ליותר זירות מסחר אונליין ולהרחיב את הנוכחות של ארגוניהם במדיה החברתית, כדי להדק את הקשר עם הלקוחות.

מה עם העובדים?

נושא אחר שעולה בימים אלה בכלל, ובתובנות של גרטנר בפרט, הוא עבודה מרחוק. התפשטות הקורונה גרמה בכמה מדינות לעוצר כללי של מיליוני תושבים שנדרשו להישאר בבתים. כך היה בסין, כך באיטליה, כך בספרד ולא מן הנמנע שכך יהיה במדינות נוספות. המציאות הזו, שנפלה על המדינות הללו בתוך יום או יומיים, גרמה לחוסר ודאות וכאוס בלא מעט ארגונים בהן. כדי להתגבר על כך, חברת המחקר ממליצה לארגונים שאין להם תשתיות מתאימות לבדוק פתרונות ביניים, כמו מערכות מסרים להעברת הודעות מידיות ומאובטחת, פתרונות שיתוף קבצים, פגישות אונליין וגישה מרחוק לאפליקציות ארגוניות, כגון מערכות ERP ו- CRM. סביב כל זה יש לבדוק את הסדרי האבטחה, כדי להבטיח גישה מאובטחת ליישומים ולנתונים.

אתגר כוח אדם משמעותי נוסף במשבר הנוכחי, או יותר נכון כשל, הוא העדר תכנון גיבוי של הון אנושי למקרי קיצון כמו הקורונה. זה משותף כמעט לכל המנמ"רים. לארגונים יש הסכמי המשכיות עסקית רבים, אבל ברובם אין סעיף שנוגע למקרה של משבר שגורם למחסור ענק בכוח אדם.

תקופת משבר מייצרת באופן טבעי חרדה אצל העובדים. אחת הסיבות המרכזיות לכך היא העדר מקור מידע אחיד, מה שמביא למסקנות לא נכונות ומייתר היסטריה שהיא תוצאה של חרדה. לכן, ההמלצה היא ליצור מקור מידע אחד אמין, שעל בסיסו יישענו כולם בארגון ועל בסיסו תקבל הנהלת הארגון את כל ההחלטות. זאת, תוך שיתוף מידע, שהוא שם המשחק. מנמ"רים בהחלט רלוונטיים כמקור מידע כזה – הם יכולים להכניס לתוך אתרי הארגון מידע רלוונטי לעובדים, שמקורו ברשויות וגורמים מוסמכים, ולפעמים, המידע הזה הוא התרופה הכי טובה להרגעה.

מעבר לכך, מומלץ בתקופות חירום למנות אנשי מקצוע בתחום ההסברה והתקשורת, אנשים בעלי סמכות שמכירים את הארגון, משכנעים, ויודעים להסביר ולהעביר מסרים פנימה והחוצה. בתקופת משבר, כל אחד מנסה להיאחז בגורם אחד או יותר שנראה.ים לו אמין.נים. אלא שלא תמיד אפשר לדעת מראש את רמת האמינות של הגורם, מה שמביא להרבה פייק ניוז ובעיקר הדהוד של ידיעות הכזב הללו, מה ששופך שמן למדורת הענק של הפחדים, שמצדם גורמים להתנהגות לא רציונלית, שבסופו של דבר פוגעת בארגון. מקור מידע אמין אחד יכול למנוע את המצב הזה.

השורה התחתונה: ניהול משבר כגון הקורונה מחייב את המנמ"רים, כמו את כל הנהלת הארגון, לנהוג בתבונה וליצור פתרונות מידיים למצבים שנוצרים. הכי חשוב: על המנמ"רים לסמן לעצמם תחומים שעליהם להפיק בהם לקחים ליישום אחרי שוך המשבר. טיפ לאחד, החשוב ביותר מביניהם: להכין תסריטי המשכיות עסקית בכל הנוגע להון האנושי – הן למצבים שבהם חלק ניכר מעובדי הארגון לא יהיו במשרד והן למצבים שבהם חלק ניכר מהם יצטרכו לעבוד מהבית.