מערכת ה-BI שסייעה לעיריית אשדוד לנהל את המשבר

משבר הקורונה באשדוד נוהל במשך כל ימי הסגר באמצעות מערכת BI ייעודית, שפותחה באגף המחשוב של העירייה בראשותו של המנמ"ר יוסי בן סימון.

מדובר בלוח מחוונים ייעודי, שפותח על בסיס פלטפורמת ה-Tableau BI, ושימש את ראש העיר, ד"ר יחיאל לסרי, ואת דרגי הניהול הבכירים הרלוונטיים. באמצעות מערכת זו קיבלו המנהלים עדכונים שוטפים במשך כל ימי המשבר, הכוללים – מלבד נתונים שסופקו על ידי משרד הבריאות – ניתוח אנליטי של נתונים על פי חתכים שונים רלוונטיים לעיר. בין היתר, ראש העיר ואנשיו יכולים היו לראות בכל רגע נתון את מצב התחלואה באשדוד, המונה 250 אלף תושבים. המידע כלל חלוקה על פי רובעים ואזורים מסוימים, הסטטוס של החולים והנדבקים ואם יש מאושפזים תושבי העיר בבתי החולים השונים. כמו כן, נתוני המערכת אפשרו למקבלי ההחלטות לראות השוואות לעומת ימים קודמים, לאתר מקומות שיש בהם צורך בסיוע לאוכלוסייה, בעיקר מבוגרת, וכל אירוע הקשור למשבר.

"כאשר החל מצב החירום זיהינו שיש בעיה של ריבוי נתונים ממקורות שונים, וכדי שמקבלי ההחלטות יוכלו לעבוד היה צורך לאחד נתונים. מעבר לנתונים שרוכזו ממקורות שונים והועלו לבסיס נתונים אחד, שממנו הצגנו אותם לראשי העירייה, היה בלוח המחוונים גם מימד גיאוגרפי, שאפשר לרדת לרזולוציות של אזורי מגורים", אומר בן סימון, ומוסיף, כי "נתונים אלו פולחו כתוצאה מפעולות אנליטיקה שנעשו על ידי אנשי האגף, שאפשרו לתת מידע על שינוים קיצוניים במצב התחלואה, אזורים אדומים ומספר חולים ביחס לאלף נדבקים".

בן סימון מספר פרט מעניין, שלפיו, פיתוח המערכת נעשה בעידודו של ראש העיר, שהוא רופא בהשכלתו, ובעבר היה מנהל מחלקת HIV בבית החולים קפלן ברחובות. "באופן טבעי, ההתייחסות לנתונים הייתה הרבה יותר מקצועית", מספר בן סימון. "הוא לא הסתפק בחקירות האפידמיולוגיות הרגילות של משרד הבריאות, אלא ביקש להגיע עד לרמת החולה הבודד בכל מקום בעיר", ומציין, כי המידע המפולח שהוצג לראש העיר ולמנהלים היה חשוב במיוחד לאנשי אגף הרווחה, שיכלו לתת מענה לתושבים שנמצאים בטיפולם.

יוסי בן סימון, מנמ"ר עיריית אשדוד. צילום: יהודה קונפורטס צילום: יהודה קונפורטס

כיצד נערכה העירייה עצמה לקורונה?

"מיד כאשר החל המשבר ביצענו כמה פעולות במוקד העירוני שלנו, כדי ליישם את הנחיות משרד הבריאות על ריחוק חברתי, ומצד שני לא רצינו לפגוע ברציפות התפקודית שלהם", אומר בן סימון. "הפתרון שיושם הוא מצד אחד פיצול העובדים ופיזורם במקומות שונים בעירייה, והשלב הנוסף הוא התארגנות מהירה של אגף המחשוב כדי לאפשר לעובדי המוקד לעבוד מהבית ולהמשיך לשרת את התושבים. כל העובדים שנשלחו לעבוד מהבית חוברו למערכות הקול סנטר של העירייה, ולתשתיות סיסקו".

פעילות נוספת שקשורה למוקד נתנה מענה לגילאי 65 פלוס בעיר. "הקמנו מוקד ייעודי לגילאים אלו, שהוגדרו כאוכלוסיות בסיכון, שהופנה לצוות מיוחד שטיפל בשאלות ובבקשות שלהם", מספר בן סימון. "הפעילות הזאת השתלבה עם יתר הפעולות שהעירייה עשתה למען הקשישים, בשיתוף פעולה עם המשרד לשוויון חברתי".

כעת כאשר יש רגיעה בתחלואה, בן סימון מספר, כי במקביל להיערכות לחזרה לשגרה, האגף שלו, יחד עם צוותים של העירייה, נערכים לגל שני של התפרצות הקורונה, שעלול להגיע בסתיו, על פי הערכות של משרד הביטחון. " נקודת המוצא שלנו היא לא האם יהיה גל, אלא מתי, ואנו רוצים לוודא שכאשר ניכנס שוב למצב חירום נהיה הרבה יותר מוכנים, על סמך הלקחים שהפקנו מהמשבר הנוכחי", אומר בן סימון. ההיערכות הכוללת של כל העיר תופיע גם בחוברת שיוציא מנכ"ל העירייה, שבו תהיה התייחסות לכל אגף, כולל לאגף המחשוב. בנוסף, בן סימון אומר, כי האגף שבראשותו, המונה 16 עובדים, ממשיך לקדם תוכניות עבודה שהחלו בהן לפני הקורונה, ובהן האצת תהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית. כמו כן, נערכים לבחירת CRM ארגוני, נושא שעלה קודם לקורונה, אולם בתקופת המשבר גברה הדחיפות, ובקרוב העירייה תצא למכרז בנושא.