ניהול פרויקטים בעידן הקורונה

ככה, בפתאומיות, בחודש מרץ השנה, נדמה היה שהכל עמד מלכת. כמעט. כל מה ששמענו מכל עבר היה "קורונה", מבלי שידענו עדיין מהי, ואיך מעכלים את השינוי שהיא הביא לחיינו הפרטיים והעסקיים גם יחד.

כשהיא הגיעה, הייתה חטיבת הפרויקטים שאני מנהל, בשגרה ובשיא העשייה. היינו בעיצומו של ניהול מטריציוני במספר פרויקטים מקבילים, ממשלתיים, ציבוריים ופרטיים. בנוסף לעשיית מטה נרחבת של POC (ר"ת Proof of Concept) ופריסיילים.

ואז הגיעה ההנחתה: המשרדים סגורים וכל העבודה עוברת הביתה. לקחנו נשימה עמוקה כדי להבין מה עושים ואיך. נדרשנו לחשיבה מהירה, הפרויקטים הרי כבר "על האש". הבנו שהשגרה עוברת ל-hold וצריך לחשב מסלול מחדש.

בימים הראשונים, כשעוד לא באמת הבנו מה בדיוק קורה, דיסקסנו במחשבות איך להתנהל תוך כדי תנועה. תהינו, האם ומתי יגיע הטלפון מהלקוחות, שמבקש לעצור הכל. אבל מה שקרה זה ההפך הגמור, הפרויקטים החלו להרים ראש יותר מתמיד ונפל האסימון שהקורונה הביאה לנו עבודה נוספת – דה פקטו!

לפני הקורונה הקמנו בבית חולים מוביל חדר שליטה של מסכי אונליין למכלול מערך בית חולים, ובו השתקפו עשרות מדדים. פלטפורמה זו, שעבדה היטב בשוטף, הצמיחה בקשה לחמ"ל קורונה של מסכי אונליין למדדי קורונה, כדי לדעת בכל רגע נתון כל מדד על כל חולי ומאושפזי קורונה.

דבר דומה קרה לנו במשרד ממשלתי; שם בנינו דשבורד קורונה קמעונאי – כלומר דשבורד שמטרתו למדוד את עלות הצריכה וסל המחירים בתקופת הקורונה, זיהוי של הרשתות המנצלות תקופה זו ומעלות מחירים, או לחילופין: מי נשאר לויאלי ללקוחות, היכן מסתמן צפי למחסור באחד ממוצרי הבסיס של סל המזון, וכדומה.

אלו דוגמאות לשני פרויקטים שצריכים, בשל הנסיבות והדחיפות, לעלות בזמן 0. ללא אפיון/גאנט/סביבות פיתוח מסורתיים.

התוצאה – עלייה במהירות האור במונחים של מערכות מידע חוצות ארגון. 

קיבלנו גושפנקה (שאני אישית כבר אומר שנים) בזמן המשבר כי עולמות ה-data/BI/analytics הם מהחשובים ביותר(!), שכן מדובר בתחומים ליבתיים בארגון ולא "תומכי לחימה". וזה נכון לכל ארגון.

הארגונים גילו מה שידענו כבר שנים, וכל מי שבא מוכן עם דטה מדיד, שמספק תובנות, יקל עליו להבין ולקבל החלטות טובות יותר. לארגון שהשכיל להקים דטה שכזה יש שליטה, הוא מוביל ולא מובל וקבלת ההחלטות שלו תהיה מבוססת ולא אקראית, ללא משברים פנים-ארגוניים של חוסר סדר, כאשר יעילות ופרודוקטיביות מככבים.

הכל היה כבשגרה – ואז באה הקורונה. צילום אילוסטרציה: BigStock

בימי קורונה הבנתי שני דברים חשובים: הראשון – שארגונים חייבים בשגרה, כמו בזמן משבר להתנהל על בסיס דטה איכותי ואמין, שייתן למשתמש 'שולחן העבודה' לקבל החלטות. זוהי פלטפורמה הכרחית ברגיל בכלל, ובמשבר בפרט. השני – אפשרי להיות פרודוקטיביים מאוד בעבודה מרחוק, רק צריך לדעת לנהל זאת נכון.

ראשית, עלינו לסמוך על עובדינו, ולשחרר את ה"אח הגדול", כמו – לדעת מתי העובד מגיע ומתי עזב. זה לא מה שבאמת חשוב! עלינו לנהל את העבודה לפי תוצרים ותפוקות.

שנית, באופן אישי, הכנתי מדי בוקר רשימה של דברים שאני הייתי רוצה לקדם ולהספיק היום מול כל הפרויקטים שלי. ניצלתי את היכולת להעביר ולהאציל סמכויות לעובדים, תוך שאני מוודא מדי יום שאנחנו מסונכרנים על המשימות, תיעדוף משימות ולו"ז.

בכלל זה משהו שהקורונה לימדה אותנו (אותי לפחות) שיום עבודה הוא לא 9:00 עד 18:00, וברגע שאתה יותר גמיש – אתה מאפשר לעצמך לסגור פינות גם בשעות לא "שגרתיות".

נקודות חשובות נוספות הן: דליברי, שיחות תיאום (פנים ארגוניות ומול הלקוחות), דיון בפרטים והשימוש במיילים ובווטסאפים ככלי עבודה יעיל.

היה לנו חשוב, כמו בזמן שגרה, להגיב מהר, לפעמים להסיט משאבים מפרויקט אחד לאחר. כל זה הצריך עבודה משותפת, אמפתיה וחשיפה מחוץ לקופסה.

מניסיוני וכפי שאני רואה זאת, הקורונה שינתה סדר עולם מאוד משמעותי שיינו מורגלים בו, כי מעתה ניתן לעבוד בתפוקות גבוהות גם מרחוק. וכל ההרגל של לקום בשבע, להיות בשמונה וללכת בשש, הולך לפוג מהעולם. 

הכותב הינו סמנכ"ל חטיבת פרויקטים, אופיסופט