"הקורונה נתנה דחיפה משמעותית להטמעת כלי שיתופיות בארגונים"

"הקורונה זימנה לנו הזדמנות טכנולוגית נדירה. עבודה מרחוק הייתה דפוס פעולה רק בחלק מהארגונים טרם המשבר. נגיף הקורונה נתן לתחומי השיתופיות והעבודה מרחוק בעיטה, דחיפה חזקה קדימה, כי ארגונים נדרשו לתת מענה מהיר לנושאים הללו", כך אמרה רינת אהרוני, מנהלת תחום פיתוח ארגוני וטכנולוגיות למידה בחברת נס (Ness).

לדברי אהרוני, "במובן המענה לאתגר החדש שצץ מרגע לרגע במרץ השנה, הרי שכלי טימז (Teams) של מיקרוסופט התאים לארגונים כמו כפפה ליד. הכלי נותן מענה כפול: מחד, הוא יוצר סביבה עבודה שיתופית-ארגונית, ובנוסף, הוא בונה סביבת עבודה צוותית. כל צוות יוצר לעצמו סביבת עבודה משלו, עם מגוון רחב של יכולות המערכת, החל מקיום שיחות וידיאו משותפות, עבור בישיבות צוות משותפות, וכלה בשיתוף קבצים מכל הסוגים ולינקים. כך, כל קובץ הופך לשיתופי ואנשי הצוות יכולים לעבוד יחד. הוא מאפשר לבנות מעין צ'אט – הנשמר ולא נעלם – כמו גם מאפשר ליצור ערוץ שיחה בדומה לפוסטים בפייסבוק, בו החברים בצוות מגיבים לכל נושא", אמרה אהרוני. "כך, ניתן לבנות סביבת עבודה צוותית אמיתית – בטלפון, וידיאו וטקסט, ולהימנע מחיפוש סיזיפי של מיילים, כשהכל מרוכז במקום אחד. בארגונים רבים ראינו שהטמעת הכלי הקפיצה בכמה רמות את יכולת העבודה של הצוותים, במישור הפורמלי והלא פורמלי".

עבודה מרחוק בימי קורונה. צילום אילוסטרציה: BigStock צילום: BigStock

"הכל, בסופו של דבר, מתחיל ונגמר בהון האנושי"

"במהלך שנת 2020, וביתר שאת מאז חודש מרץ", ציינה אהרוני, "הרחבנו את הניסיון שלנו בהטמעות של כלי השיתופיות של מיקרוסופט בארגונים רבים. ישנם כמה עקרונות מפתח להטמעה מוצלחת: האחד, בדיקת היתכנות טכנולוגית. צריך לבדוק שלארגון יש רוחב פס מספיק, שיש לו גישה לענן, שיש לעובדים אפשרות לצפות בווידיאו, שבמחשבי העובדים יש מיקרופון, מצלמה ורמקולים. עקרון שני קשור לכך שהכל, בסופו של דבר – מתחיל ונגמר בהון האנושי. על מנת שהעובדים ימצו את מירב היכולות מטימז, נדרשת הטמעה נכונה שלו, שיווק נכון בקרב העובדים, להבנה מה מתוך מגוון היכולות הרחב שבו רלוונטי לארגון. יש לבדוק האם נדרש להתאים את תהליכי העבודה לכלי, ולהטמיע את הרכיבים הרלוונטיים לארגון – עם אופציה להרחבה. אין דין הרכיבים אותם הטמענו בחברת החשמל, כדין הרכיבים שהטמענו בשירותי בריאות כללית".

"התועלות מההטמעה והשימוש בטימז הן רבות", ציינה אהרוני. "הכלי כולל מגוון רחב של רכיבים, מניהול פרויקטים וניהול זמן, דרך ניהול משימות ופגישות, ועד להתממשקות לרכיבי צד שלישי. ההטמעה של הכלי מאד מהירה ומאפשרת בניית שיטות עבודה המותאמות לעידן החדש. כך, ניתן לנהל פעילות ארגונית בצורה נגישה ושקופה, ולעשות זאת על גבי פלטפורמה מאובטחת יותר מהמתחרות שלה. הוא מאפשר הדרכות, למידה, פגישות וניהול בכמה ממדים – מכל מקום. יתרון נוסף נוגע לתחושות העובדים: הכלי מאפשר את הגדלת התחושה של שייכות ומחוברות של העובדים שעובדים מהבית, תוך התממשקות לכלים חיצוניים ופנימיים, והגדרת המכנה המשותף של העובדים".

"הקורונה", סיכמה אהרוני, "האיצה את השימוש בכלי טימז, הן בהיבט של קצב פיתוח של כלים חדשים על ידי מיקרוסופט והן בהבנה הארגונית של התועלות הטמונות בו, והפיכתו לחלק מסל הכלים הטכנולוגי בארגון – עבור עובדים הנמצאים בבית, במשרד וכאלה העובדים בצורה היברידית. פיתחנו בנס מתודולוגיית הטמעה מדויקת, רזה ומהירה, הנותנת מבט מקצה לקצה – החל מהחלק הטכנולוגי, דרך הטמעה וניהול השינוי וטיפול במוכנות הארגונית של העובדים – וכלה בהדרכת העובדים. והכל בזמן שיא ובדיוק מירבי לצרכים ספציפיים".